昨今、『TimeRex』や『調整さんビジネス』のようなビジネスの日程調整を効率化するツールは多くの方に利用されるようになっています。
日程調整ツールの利用が増える一方で、受け手として日程調整ツールのURLを受け取った場合の違和感やマナーについての議論も見受けられるようになりました。
そこで、ビジネスの日程調整を効率化する「TimeRex」「調整さんビジネス」を提供するミクステンド株式会社は、日程調整ツールを使った日程調整を依頼されたことがある約300人を対象に、日程調整ツールのURLを受け取った際の印象など、日程調整ツールの利用についての意識調査を実施しました。
全国の20〜69歳の就業者のうち日程調整ツールのURL（リンク）をメールで受け取ったことがある方を対象に、日程調整ツールを使った日程調整を依頼された際の体験を調査。
調査名：ビジネスの日程調整における日程調整ツール利用の意識調査
調査委託先：マクロミル
調査方法：インターネットリサーチ
調査対象者：日程調整ツールを使った日程調整を依頼されたことがある全国の20歳〜69歳の就業者
回答者数：309人
*当データ使用の際は「TimeRexチーム調査」とクレジットの記載をお願いいたします。
「ビジネスの日程調整で、日程調整ツールのURLが送られてくることは失礼だと思いますか？」という質問に対して、92.6%の人が「失礼ではない」と回答しました。
このことから、ビジネスの日程調整で日程調整ツールを利用することは、ほとんどのケースで問題がないと考えられます。
年代別にみても、40代以上ではやや「失礼」の割合が増えるものの、どの年代でもほとんどの人が日程調整ツールを使った日程調整に対して失礼とは思わないという結果となりました。
また、「失礼ではない」と回答した人に「ビジネスの日程調整で、日程調整ツールのURLが送られてくることを失礼だと思わない理由は何ですか？」と質問したところ、「効率的に日程調整ができるから」や「日程調整ツールを使った日程調整は一般的だと思うから」といった理由が挙げられました。
日程調整ツールのURLが送られてくることは失礼に感じると回答した人に、その理由を調査しました。
すると、回答者のうち56.5%は「承諾前なのに、会うことを前提とした姿勢であるから」が理由と回答しました。
「承諾前なのに、会うことを前提とした姿勢であると感じるから」や「雑なコミュニケーションであると感じるから」といったコミュニケーションの問題であるとする回答が多く、メールの文面全体や日程調整を依頼するメッセージを相手にとってより良いものにすることで一定程度解消される可能性があります。
また、「URLを開き、日程候補を選ぶ負担を押し付けられているように感じるから」や「URLを開き、日程調整することに上下関係を感じるから」、「日程調整ツールの使い方がわかりにくいから」といった日程調整ツールを利用すること自体に対する回答も一定数あり、「TimeRex」をはじめとした日程調整ツールがより多くの人にとって使いやすいものに成長していく必要性が垣間見えました。
日程調整ツールのURLが送られてくることは失礼だと思うと回答した人に「日程調整ツールを使用した日程調整において、どういった改善があれば失礼にならないと思いますか？」 と質問しました。
さまざまな回答があった中で、特に多かったのは次のようなより良いコミュニケーションを期待するものでした。
会うことを承諾していない状況であるにも関わらず、会うことを前提とした姿勢で日程調整ツールのURLが送られてくると失礼だと受け取られるケースがあります。
打ち合わせ打診等の際は「お打ち合わせのお時間をいただける場合は」などの前置きを入れたうえで、日程調整をお願いするとより良いコミュニケーションにすることができます。
多くの人が日程調整ツールのURLが送られてくることに対して失礼ではないと思うと回答しており、ビジネスの日程調整を効率化するために日程調整ツールを利用することはほとんどの場合で問題がないと考えられます。
また、その中の多くの人が日程調整ツールの有用性を認識していることが明らかになりました。
しかし一方で、少数ではあるもののコミュニケーションの問題や日程調整ツールのイメージ等を理由に失礼だと思うと回答する人がいることもわかりました。
面倒な日程調整を多くの人が気持ちよく効率化するために、相手を思いやるより丁寧なコミュニケーションの中で日程調整ツールを活用していくことが重要です。
『TimeRex』はGoogleカレンダーやOutlook予定表と連携して日程調整を効率化・自動化できる日程調整ツールです。
ZoomやMicrosoft Teams等のWeb会議ツールと連携してWeb会議のURLを自動で発行したり、チャットツールやCRM/SFA、マーケティングツール等と連携して、日程調整を起点とした業務効率化を実現できます。
また、日程調整用のURLを受け取った人にとっての効率化機能やシンプルで直感的な操作性は多くの方に支持いただいており、30万人以上の方にご利用いただいています。
日程調整を依頼される方にとっても便利な日程調整ツール『TimeRex』で、日程調整を依頼する方と依頼される方の双方にとって、便利で快適な日程調整を実現しましょう。