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日程確定までのやりとりが3往復から1往復に、リードタイムを大幅に短縮

ACALL株式会社
インサイドセールス

新しいワークスタイルを実践し、その経験をテクノロジーに還元して社会に発信していくことをMISSIONに、どこでも安心・安全・快適なはたらき方をサポートするWorkstyleOSの開発および販売を行っているACALL株式会社。
ACALLでインサイドセールスを担当する片濱さんは、問い合わせがあったお客様へのWeb商談の日程調整にTimeRexをフリープランで利用しています。

ACALLでは以前からオンライン中心のセールスを行っており、片濱さんは問い合わせの一次対応から受注、そしてオンボーディングまで一人で対応することもあるそう。
TimeRexでは特にZoom連携をご活用いただいているとのことで、インサイドセールス業務とTimeRexの相性などについて伺いました。

課題と効果

課題
  • 日程確定+Zoom URL送付にメールのやりとりが3往復
  • 週10件の商談の日程調整で仮押さえが多く、空き予定が管理しきれない
  • 同一Zoom URL使用によるリスクを回避しつつ、URL送付の効率性を上げたい
効果
  • 1往復のやりとりで日程確定とZoomURL送付まで完了
  • 自分のカレンダーとのリアルタイムな連携で、仮押さえ・管理不要
  • Zoom連携活用で日程調整完了時に個別のZoom URLを自動発行&送付

次々と発生する日程調整に時間を取られて商談準備の時間が足りない

-片濱さんの業務における日程調整の課題はどのようなものだったのでしょうか?

片濱さん

弊社のインサイドセールスチームでは、問い合わせの一次対応の大半を担当し、案件によっては受注やオンボーディングまで担当することもあります。

しかし人的リソースが足りず、提案やオンボーディングのために十分な時間を確保することができていませんでした。
私個人では週に約10件のWeb商談を担当しますが、次々に来る問い合わせとそれに伴う日程調整に時間が取られてしまっていたので、何とか効率化したいという思いでしたね。

従来の日程調整方法では自分のスケジュールに仮押さえが多くなってしまい、どうしても空き予定の管理が雑になってしまっていました。
提案した日程で都合が合わず再調整になることも少なくなかったので、毎回被らないように日程候補を出すのは負担が大きかったです。

そのため日程調整を効率化して、商談の準備やオンボーディングに使う時間を増やしたいと言うのが大きな課題でした。

効率性だけでなく安心性も高めたZoom連携機能

-Web商談の日程調整でTimeRexをご利用いただいているということですが、Zoom連携機能は活用していただいていますか。

片濱さん

もちろん活用しています。神がかって助かっていますね。

以前は効率を優先して、Web商談で使うZoom URLは固定のものを使っていました。
URLを知っている人は誰でもアクセスできるので、商談中に別のお客様が入ってこないかヒヤヒヤしていたんです。

しかし、TimeRexがZoom連携してからは日程調整完了と同時に個別のZoom URLが自動で発行されるので、その心配はなくなりました。
効率性だけでなく、安心して商談ができるので助かっています。

1往復で日程確定、再調整不要な日程調整が可能に

-以前の日程調整では日程確定までにお客様とのやりとりはどのくらいありましたか?

片濱さん

従来は「こちらから日程候補を提示してお客様から返答をいただき、ZoomのURLを送付する」という一連の流れで、メールのやりとりは3往復程度ありました。
提示した候補で都合がつかず、再調整の依頼を受けたときはもっとかかっていましたね。

TimeRexはリアルタイムで自分のカレンダーと連携して、お客様に調整可能な日程候補をすべて見せることができるので、再調整がいらなくなりました。
加えて、以前は日程が決まってからZoom URLを送付していましたが、Zoom連携機能でその分のやりとりも不要なのがいいですね。

日程の確定とZoom URLの送付に3往復程度かかっていたのが、TimeRexのURL送付の1往復だけですべてが完了するようになりました。

また、TimeRexはURLにアクセスすればすぐに調整できるという仕組みなので、お客様の日程選択もすごく早いですね。
「(TimeRexのURLを)さっき送ったところなのに!」という、こちらがびっくりするぐらいのスピード感で日程が確定するので、日程確定までの時間がすごく短くなりました。

-効率化以外に、TimeRexをご利用いただくことによる効果はありましたか。

片濱さん

TimeRexを活用することで、弊社が先進的なワークスタイルを実践しているという良いイメージをお客様に持っていただけたのは嬉しいですね。
新しいワークスタイルを発信していきたいという弊社の思いやサービスとTimeRexが非常に相性が良いというのもあります。

TimeRexのURLを送ったお客様が「こんな日程調整の方法があるんだ」と感心して、最近では弊社サービスを紹介する前にTimeRexの紹介をすることもあるぐらいです(笑)

TimeRexはインサイドセールス必須のツール

-TimeRexはどんな職種・業種の方に向いていると思いますか。

片濱さん

職種や業種に関わらず、日程調整を行う人全員に向いているとは思いますが、特にインサイドセールスには必須なんじゃないでしょうか。
インサイドセールスは効率の良さが要ですから、その効率性を下げないためにも日程調整の効率化というのは変わらずニーズがあると思います。

私は現在フリープランでTimeRexを利用していますが、「フリープランでこれだけの機能が使えるのか!」と思うぐらい業務が効率化されました。
世界が変わるぐらい助かったと思っています。

ベーシックプラン以上で使える「同席者の空き予定を考慮した日程調整機能」が気になっているので、社内のTimeRexユーザーを増やしてベーシックプランの利用を上長に掛け合いたいと思います。

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ACALL株式会社

どこでも安心・安全・快適なワークスタイルを実現するデータ連携基盤「WorkstyleOS」を開発・提供。テクノロジーを使って「くらし」と「はたらく」を自由にデザインできる世界を実現してまいります。 https://www.acall.jp/
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