商談化された50%がTimeRex経由
反響500件から商談へつなぐ仕組み

反響急増で日程調整に高負荷
商談化の50%がTimeRex経由に

－2023年にTimeRexを導入いただきましたね。どんな課題があったのでしょうか？

植松さま：

これまでは、企業に電話や訪問をする “アウトバウンド”型の営業を行なっていましたが、ちょうどこの時、自社のWebサイトを充実させるなどの“インバウンド”型の営業にシフトしたんです。

企業さまから自然に「求人広告を出したい」「採用について相談したい」というお問い合わせ（反響）が自然に入ってくる仕組みを整えたところ、大幅に相談件数が増えました。そこで処理が追いつかなくなり、TimeRexを導入しました。

－反響は毎月どのくらいあるんですか？

矢谷さま：

月400〜500件です。そこに電話やメールでアプローチをかけています。

TimeRexがなかった当時は、一人ひとりのカレンダーを見ながら日程候補を挙げて、連絡する作業が大変でした。さらに、返信を待つ間にその候補日が埋まってしまい、再度候補日をお送りするといった作業もよくありました。

とくに、代表取締役の予定はどんどん埋まっていくので、代表の出席が必須の会議は日程をおさえるのが大変でした。重要な案件ほど日程調整が難しく、工数がかかっていましたね。

－TimeRexの導入後の変化はいかがでしたか？

矢谷さま：

かつて感じていた日程調整の悩みはすっかりなくなりました。

現在、月400〜500件、そのうち、約50％がTimeRex経由で流入しています。

問い合わせをいただいたお客さまにはこちらから電話をして、出られない時はメールで資料とTimeRexのURLをお送りしています。そこからTimeRexで日程調整いただき、営業担当者が商談に進むという流れです。

URLを送っておけば、日程が埋まると日程候補の枠が自動で非表示になり、日程が空くと再び表示されるので、とてもラクですね。業務効率が相当向上したと思います。

700個以上のカレンダーを柔軟に使い分ける

－普段はどのように運用されているんですか？

矢谷さま：

反響対応用のURLは基本的に使い回していますが、営業担当が新規のお客さまに合わせて、出席メンバーごとに個別のカレンダーを作成することが多いんです。社内のカレンダーは全部あわせると、700個くらいになっていますね。

－かなりの数ですね！管理で困ることはありませんか？

矢谷さま：

定例会であれば一つのカレンダーをずっと使いまわすのですが、新しく出席メンバーが増えたり、メンバーが異なる場合は、その都度カレンダーを作成しています。

といいつつ、新規作成がカンタンなので、同じ参加メンバー＆同じ条件で複数作っちゃっているケースもありそう（笑）。でも、各営業担当者が上手に使いこなしているので、特に問題はでていません。

「通知先メールアドレス」を活用してTalknoteと連携し、社内の情報共有を自動化

－運用面で工夫されていることはありますか？たとえば、外部ツールとの連携など。

矢谷さま：

TimeRexの「通知先メールアドレス（※）」の機能を活用して、情報共有プラットフォーム「Talknote（トークノート）」と連携しています（※参加メンバー以外にも日程調整の完了をメールで通知する機能のこと）。

Talknoteでは部屋ごとに転送用のメールアドレスが発行されるので、そのアドレスをTimeRexの通知先に設定し、日程調整の完了を自動的にTalknote内で共有できる仕組みを作りました。

この連携により、開発工数をかけることなく、日程調整の完了をグループ内の全員が把握できるようになりました。

－開発工数をかけずに、グループ内の全員が日程調整の完了を把握できるようになっているんですね！もし、その他にも連携されているツールがあれば教えてください。

矢谷さま：

チャットワークとも連携しています。反響媒体の方とのやりとりがメインで、メール通知だけだと見落としてしまう場合があるので、チャットワークでも通知を受け取れるようにしています。

－最後に、改めてTimeRexの評価をお聞かせください

植松さま：

見やすくて使いやすいUIで、新しいメンバーが入ってもすぐに覚えられます。研修の一環で初期設定をして、軽く説明すれば、あとは実際に使いながら覚えていけるので、教育コストもかからないですね。

矢谷さま：

反響の件数が多い企業には特におすすめしたいです。我々のように月400〜500件の対応をしている企業であれば、工数削減効果を実感できると思います。柔軟に使わせていただいて、フル活用できているツールです。