月80件の打ち合わせを抱えるベンチャー企業経営者が日程調整から解放された理由

月に80件、日程調整に追われる日々から解放されたかった

-井上さんは月にどのくらい日程調整をされていますか。

井上さん

パートナー企業との打ち合わせや採用面接などで月に80件ほど日程調整をしています。
全部の事業を私がゼロから立ち上げているので、商品開発や工場のプロデュース、システム開発など、とにかく打ち合わせが多いです。

常に複数の日程調整を同時並行でしている状況だったので、相手に候補を連絡して日程が確定するまでに他の人からの日程調整が入ってきて候補が埋まってしまうということもありました。
特に内部の人たちとの予定はお客さんとの予定を優先するため、日程が確定したあとに動かすことも多く、再調整も非常に手間でした。

-月に80件も日程調整があると、相当な時間がかかっていたのではないでしょうか。

井上さん

自分の予定を確認して仮押さえを行い、相手に連絡して日程が確定するまで、もろもろの作業を合計すると1件あたり10分ぐらいかかっていたと思います。
1件あたりは10分でもそれが80件あれば合計800分、13時間ですからね。

日程調整のメールに追われる状況で、それを何とかしたいと思っていました。

私は元エンジニアなので、自分で日程調整のサービスを作ろうかと考えたこともありましたね。
それぐらい、日程調整はずっと何とか効率化したいと思っていました。

TimeRexの魅力はこちらの対応が1回で済むこと

-従来の日程調整方法と比べて特に効率化を実感するポイントはどこですか。

井上さん

自分のカレンダーを確認して、仮押さえをして、メールに書いて、確定した予定以外を自分のカレンダーから消して…と、従来の方法では日程が確定するまでに多くの対応すべきことがあります。

TimeRexを使うと、こちらの対応はTimeRexのURLを送る1回で済むというのがいいですね。

また、キャンセルも自分のカレンダーと連動しているという点も気に入っています。
日程が確定したあとに、相手の都合で別の日に変えたいということはあり得ることです。

今までならまた日程を選んでメールのやり取りをして…という対応が必要でした。
TimeRexを使えば、相手自身がキャンセルして新しい日程を選んでもらうだけで、キャンセルされた通知もメールで来ますし、自分のカレンダーの日程も変更してくれます。

こちらは何もしなくていいんですよね。
再調整がとても楽になりました。

人の思考を止めないシンプルな操作性が導入の決め手

-どの様な点がTimeRex導入の決め手になりましたか。

井上さん

導入の決め手は操作性でしたね。
アカウントの登録や日程調整ページ作成のときの入力項目に不要なものがなく、シンプルで良いなと言う感覚でした。

私はシステムを設計する側として、「人の思考を止めない」ことが「良いサービス」の基準だと考えています。
「こうしたいな」「こういう流れだろうな」と思ったときにその通りに行って欲しいんです。

その点、TimeRexは何か設定を終わらそうとしたときに思考を遮るようなものがなく、スムーズに最後まで行けたというのがポイントでした。

-ゲスト（日程調整相手）の操作性という点ではどうでしょうか。

井上さん

日程調整ツールは自分だけでなく相手も使うものなので、相手がどう見えるかというのはテストして確かめました。

テストしたときに、日程確定するまでの入力項目数も少なかったし、疑問に思う点も少なかったので、これだったらお客さんも問題なく使えるんじゃないかと思って使い始めましたね。

実際、TimeRexのURLを送った相手も「できませんでした」っていう人はいなかったので、問題なく使ってもらえてます。

自分だけでなく相手の時間も効率化する

-どのような職種の方がTimeRexをより活用いただけると思いますか。

井上さん

Webサービスを提供している企業の営業さんとかは100%使うべきだと思いますね。
使いたいWebサービスに問い合わせをしたときに、メールで返事があって「日程調整お願いできませんか」という流れはよくあると思うんですけど、そういう時に従来のベタ打ちの日程調整が来るともったいないなと感じます。

Webサービスを提供しているなら従来のベタ打ちでの日程調整ではなく、こういったツールを活用してほしいなと思います。

それから「時間がコスト」だという認識を持っている経営者は、TimeRexはすぐに導入しそうですよね。
TimeRexを使うと、自社の社員だけでなく相手側の時間もすごく効率化されると思うんです。
もらった日程候補で都合がつかないときや、確定したあとにキャンセルしたいという時のやり取りがなくなるので。

今まで自分が10分・相手が10分、1案件で20分かかっていた日程調整が、片方5分ずつ短縮できれば双方で10分の短縮になりますよね。
1案件で自分と相手の10分が短縮できる。
そこにどれだけの価値があるかを理解している経営者は、すぐにTimeRexを導入すると思います。