300時間の事務作業がゼロに！
語学研修カウンセリングの日程調整を効率化

ビジネスパーソン向け新規事業のスタート時に導入
決め手は使いやすさと無制限のURL作成

– まずは、TimeRexを導入されたきっかけについて教えてください。

岩名さま

私たちは長くBtoB向けに語学研修や講師派遣を行ってきた会社ですが、時代とともに学び方が多様化し、学習方法でも個別最適化が求められるようになりました。

そこで2020年、私たちがこれまで培ってきたメソッドを活用し、「どの学び方が自分に向いているかを知りたい」「どのように学習を進めればいいかわからない」という方に向けて、「語学サポートデスク」というカウンセリング・サービスを開始しました。

それまではクライアント企業の人事部門の方と話すのがメインでしたが、「語学サポートデスク」では、社員の皆さんと個別に話すBtoCの機会が一気に増えました。そこで、カウンセリングや学習相談の予約をとっていただくためのツールとしてTimeRexを導入したのです。

現在、1週間に60〜100件ほどカウンセリング予約がある中、そのほとんどがTimeRex経由になっています。

– 当時、導入の決め手になったものは何でしたか？

大久保さま

実は導入前に類似の国内外サービスをネットで検索し、トライアルなどで色々と試しました。それらを比較し、最も使いやすいと思ったのがTimeRexです。

当時、導入の決め手になったのは、「誰でも簡単にカレンダーを作成できる使いやすさ」と「カレンダーを無制限に作成できる」点でした。私たちの場合、お取引先や抱えている語学講師の数が多いので、案件ごとにカレンダーもたくさん作成したいのです。

他のサービスはカレンダーの作成数に比例して料金が加算されるところがほとんどでしたが、TimeRexの場合は月額無料のフリープランでも無制限にカレンダーを作成できます。導入当時はそうした料金形態に魅力を感じていました。

導入後、日程調整に費やした時間がゼロへ

– 導入の前後では、どんな変化がありましたか？

岩名さま

最もインパクトがあったのは、日程調整にかかる時間と工数を大きく削減できたことです。

導入前は、カスタマーヘルプデスクのチームが、社内のgoogleカレンダー見て、カウンセラーチームの予定の3枠をブロックして、お客さまのAさんにメールで提案します。そして、3枠のうち1枠が決まると、次はBさんの日程調整として2枠と新規1枠をメールで提案する…という流れで調整していました。今となっては、信じられない方法ですよね。

大久保さま

こうしたメールのやり取りが煩雑だったので、カスタマーヘルプデスクとして2〜3人のスタッフを雇っていました。でも、TimeRexを導入し、カレンダーをサイトに貼るようになってからは予約管理が完全に自動化されたので、作業量がゼロになりました。時間にして、約200〜300時間が削減できた計算になります。

岩名さま

予約調整にかかる時間が減らせた分、カスタマーデスクのチームは受講生とのやりとりに時間をかけられるようになりました。結果的に、受講生の満足度向上にもつながっていると思いますね！

Webhook、CRM、Slack…外部ツールとの連携を重宝

– 現在、よく活用されている機能はありますか？

大久保さま

今、とくに重宝しているのは「外部ツールとの連携」です。

たとえば、TimeRexで日程調整を行うと、「Webhook（ウェブフック）」を経由して、私たちのCRM（顧客管理ツール）に商談として登録されます。そして、予約がキャンセルされると自動で商談が削除されるように設定しています。

あるいは、「Slack（スラック）」と連携させて、日程調整の完了通知を受け取ったりしています。

岩名さま

ほかにも、日程候補を3者以上で調整する機能や、ランダムで参加者を自動決定したりする機能などもよく活用していますよ。

大久保さま

そう、実装といえば、とくに「ランダムに自動決定する」機能がリリースされたときはうれしかったですね。選択できるメンバー数も最大7人から12人に拡充されて助かっています。

岩名さま

使っているうちに、欲しい機能がぞくぞくとリリースされる印象がありますね。こちらから「こんな機能が欲しいのですが…」と希望を出すと「こうすれば実現できます！」だったり「今すぐの実装は難しいかもしれませんが、開発部に共有します」だったり、いつでも真摯にご回答くださいます。

「誰にとってもカンタン」TimeRexが社内DX化の第一歩に

– すばらしい変化がおありだったんですね！　私たちもとてもうれしいです。もし、ほかにも貢献できていることがあれば教えてください。

岩名さま

振り返れば、コロナ禍でこれまでの拠点を閉鎖し、フルリモートの働き方に移行したのが2020年の後半のことでした。リモートに移行するにあたり、さまざまなクラウド系SaaSを導入しました。

でも、もともと我が社は対面のレッスンをベースとしていて、語学の教材も数多く扱っていたこともあって、紙の文化に深くなじみがあり、突然のデジタル化に抵抗を感じるスタッフも多かったのです。そこで、社内でデジタルツールの勉強会を定期的に開くことにして、その第1回で取り上げたのが、まさにこのTimeRexでした。

というのも、初心者でも直感的に触れて、誰でも使いやすいツールだったから。スタッフたちの心理的なハードルも下がり、デジタルツールに慣れるために一役買ってくれました。私たちはTimeRexとともにDX化の第一歩を踏み出したと言えます。

アフター・コロナに入った現在も、もうかつての状態には戻らない、今後もフルリモートで進もうと決めています。今後は、TimeRexを活用してより効率的に日程調整ができるようにしていきたいですね。