サイトに馴染む日程調整ウィジェットで自動予約を実現
電話案内の時間を創出し、受注2倍に

細かいカスタマイズが決め手
4年間使い続ける理由

― 2021年からTimeRexをご利用いただいていますね。導入のきっかけは？

山口さま：

もともと別の日程調整ツールを使っていたのですが、使える機能が少なかったうえ、やや割高でした。TimeRexは比較的安価でUIが良く、埋め込み機能があり、調整時にゲストの詳細情報を取れる点が決め手でした。

― 4年間にわたって有料のプレミアムプランを使い続けてくださる理由を教えてください。

山口さま：

ウィジェットをWebサイトにあわせたデザインに変更できる点、また、ゲストへの質問項目を自由に設定できるなど、細やかにカスタマイズできる点がいいですね。
実は、他社からも営業をいただいたこともありましたが、TimeRexのカスタマイズ性が良い点が使いやすく自社に合っていると感じました。

マーケティングとしてはより関心度の高いお客様をたくさん見つけたく、営業としては効率良くできるだけ多くの契約につなげたいもの。TimeRexがあることで、どちらの願いも十分に叶っています。

 

ブランドカラーで統一感を演出
ホットなタイミングで予約を獲得

― 具体的な活用方法について教えてください。

山口さま：

基本的に、資料請求後のサンクスページにTimeRexを埋め込んでいます。実際のページはこちらです。

― TimeRexウィジェットの色を変更されていますね（※）。どんな点に気を配られましたか？

山口さま：

サンクスページとして統一感を出し、お客さまに違和感を与えずスムーズに予約していただけるように、Eight Teamのブランドカラーであるブルーに変更し、TimeRexさんのロゴも非表示にさせていただきました。

― 御社風にカスタマイズされているんですね。カレンダーの枠を「15分」刻みで提示されている理由は？

山口さま：

15分ほどサービスについて案内するためです。このカレンダーはインサイドセールスの担当者の空き時間を表示していて、お客さまが最速で話したい場合は、資料請求の2時間後からご予約いただけます。

本当は、30分後や1時間後から選べるといいのですが、急すぎてインサイドセールス担当者が対応できないケースもあるので、2時間としました。それでも、1〜2週間先に比べれば相当スピーディで、お客さまの関心度が高いうちにお話できています。

実際、資料をダウンロードされた日の午後、もしくは翌日すぐを予約されるお客さまが多いですね。

※TimeRexウィジェットの色変更や、TimeRexロゴの非表示はプレミアムプランにてご利用いただけます。

 

事前準備で電話対応の質が向上
ゲストへの質問設定を活用

― よく使われる機能はありますか？

山口さま：

「ゲストへの質問設定」を重宝しています。

日程調整を行うタイミングで「何に興味がありますか？」「担当者へのご要望は？」といった質問を表示し、あらかじめご回答いただいています。

お客さまからのお問い合わせ内容は様々で、基本的な機能の質問もあれば、セキュリティ関連や他社サービスとの連携など、専門的な知識が必要な内容もあります。

経験の浅いメンバーがアサインされた場合でも、お客さまの知りたいことを事前に把握できるので、あらかじめ内容を調べてから電話をしたり、適切な担当者に変えたりすることが可能です。

電話は瞬発力が求められますが、事前準備をしておけるととても楽ですね。

― お客さまの興味のあることを先にヒアリングするといえば、御社ではチャットBOTも活用されているそうですね。

山口さま：

はい。チャットBOTでは、お客さまにこんな選択肢を表示しています。

山口さま：

例えば、「デモ画面が見たい」「無料トライアルを利用したい」を選ばれたお客さまには、じっくりと腰を据えて商談ができるように、いつもの15分枠ではなく45分枠の日程調整カレンダーを提示します。

このように、お客さまの選ばれた項目ごとに、TimeRexのカレンダーを出しわけています。

 

アポ獲得から案内業務へシフト
工数削減と受注2倍を同時実現

― TimeRex導入によって、どのような成果が出ましたか？

山口さま：

月々のリード獲得数のうちの30％にあたる件数がTimeRex経由です。資料請求後、お客さまがご自身で予約を取ってくださるので、こちらの工数は全くかかりません。

そして何より大きいのは、受注数が導入前に比べて2倍になったことです。

― 2倍はすばらしい成果ですね。どのような変化があったのでしょうか？

山口さま：

以前は、日程調整やアポ獲得を担当する専門の役割があったんです。でも、TimeRexを導入したことで日程調整が自動化でき、その業務が不要になりました。

現在は、インサイドセールス担当者が電話予約のあったお客さまに電話をかけ、15分ほどサービスについてご案内して、問題なければそのままご契約いただいています。

つまり、TimeRexの導入によって、組織全体でお客さまへのご案内からご契約までの本来向き合うべきコアな業務に集中できる環境が整いました。こうした業務の効率化が、結果的に受注数が2倍に跳ね上がったことにもつながっています。

 

展示会その場で次回商談を確保
今後はSlack連携をしてメンバーの活躍を社内に共有

― 展示会でもTimeRexを活用されているそうですね？

山口さま：

はい。TimeRexがなかった時は、展示会でたくさんの方にお会いできても、商談につながりにくいのが課題でした。次のお約束を取れないまま去られてしまうので、その後に営業アプローチをしても次のステップにつながりづらく…。

TimeRex導入後は、出会ったお客さまとその場で次回アポの日程調整ができるようになったので、展示会後にオンラインでデモ画面を見せながら、じっくりと特長を説明する形に変えました。

その結果、今までよりもずっと成約率が上がったんです。

― 会場ではどんな風にTimeRexを使われているんですか？

山口さま：

メンバー全員が自分のスマートフォンでTimeRexの日程調整カレンダーを開いています。そして、サービスに興味を持ってくださったお客さまには「この日程からご都合のいい日時をお選びください」と、その場でスマホからご予約いただきます。

このときは、15分枠ではなく、45分枠のカレンダーを表示しています。そして、展示会経由で獲得したことがわかるように、カレンダーに展示会名を記載しています。

日程が予約されれば、Zoomリンクも自動で送られるので非常にスムーズ。わざわざPCを開かなくても、スマホで問題なく使えるので、展示会のようなシーンにもぴったりです。

― 今後はSlack連携を検討されているとか。

山口さま：

そうなんです。実は、展示会でたくさんのアポを獲得しても、その活躍をオフィスにいるメンバーに共有しづらいのが悩みでした。

Slack連携をすると、TimeRexの予約完了通知がSlackでリアルタイムに見られるようになるので早速試したいと思います。

オフィスのメンバーからも「おめでとう！」と反応してもらえるかもしれません。そうすれば、きっと展示会メンバーのモチベーションも上がるはず。

キャンセルが何件あったか、あるいはアポの獲得数なども把握しやすくなりそうなので、前向きに連携を検討しています。

TimeRexは細かいところまでカスタマイズでき、外部ツールとの連携もスムーズ。本当に使いやすいサービスだと思います。これからも、色々な使い方を試していきたいと思っています。