GAS連携で対応漏れゼロを実現
月30時間の日程調整を完全自動化

紙ベースから完全自動化へ
月30時間の削減に成功

―TimeRexはどのような場面で使われていますか？

直井さま：

大きく2つの場面で使っています。

1つは、セミナー参加者との個別相談の日程調整です。私たちは、Web集客でセミナーを開催し、そこで「志師塾」の価値をお伝えしています。ここで興味を持っていただいた方には個別相談を実施し、入塾を検討していただく流れです。

もう1つは、入塾後の受講生と専門コンサルタントとの日程調整ですね。受講生がコンサルタントに相談する場合、TimeRexで空き日程を確認して予約できるようにしています。

―導入前はどのような課題がありましたか？

直井さま：

コロナ前はリアルセミナーが主体で、参加者にアンケート用紙を配って、希望の日程を書いてもらっていたんです。それを回収して、1人ひとりの希望を見ながら手作業で調整していました。

1回のセミナーあたり2〜3時間の調整作業が発生し、毎月8〜9回のセミナーを開催しているので、単純計算で月に30時間前後を日程調整に費やしていたことになります。

セミナー後の個別相談も月に約50件ほど実施しているので、さらに時間がかかっていましたね。TimeRexを導入したことで、これらがほぼゼロになりました。現在は社内で10名ほどがTimeRexのチームに入って使っていますが、全員の日程調整が自動化されています。

 

GASの連携で未予約者に予約を促す
対応漏れを完全にゼロ化

―数あるサービスの中、TimeRexを選んだ理由は何でしたか？

直井さま：

決め手となったのは、Googleカレンダーやスプレッドシートと連携できる点です。単に日程調整ができるというだけでなく、そのデータを活用できるという点が大きかったですね。

具体的には、TimeRexからスプレッドシートに出力されるデータを、別のスプレッドシートにインポートして、申込者の氏名やメールアドレス、面談日程などの情報を管理しやすい形に加工しているんです。

その加工したシートを使い、Google Apps Script（GAS）で、その個別面談希望者のリストと、TimeRexで予約が入った人のリストを自動で照合しています。希望者の中で、まだTimeRexで予約していない人がいるかどうかを探すんです。

もしいれば、その人にTimeRexでの予約を促すようにカスタマーサポートチームにメールが届きます。この仕組みを作ってから、対応漏れがゼロになりました。

―画期的な仕組みですね。プログラミングの経験はお持ちだったんですか？

直井さま：

いえ、全くありません。私はもともと営業畑で、プログラミングは未経験でした。ただ、ChatGPTやGeminiに「こういうことをしたい」と相談しながらGASのコードを書いてもらったんです。

特別なスキルがなくても、明確なやりたいことと材料となる情報・ツールをもってAIに聞けば実現できる時代になったのだと実感しています。

 

質問項目を減らして予約完了を最優先
セミナー中の日程調整もスムーズに

―予約率を上げるために、どのような工夫をされていますか？

直井さま：

最も大事にしているのは、とにかく「予約のハードルを下げる」ということ。TimeRexの「ゲストへの質問設定」は最小限にして、とにかく予約を完了してもらうことを最優先にしています。

―詳細なヒアリングはどのタイミングでされるんですか？

直井さま：

日程調整完了後に表示されるメッセージで、GoogleフォームのURLをご案内して、そちらで回答していただく形にしています。

予約を優先する理由は、オンラインセミナー中に、Zoomのチャット機能を使って日程調整のURLを送るからなんです。

セミナーの終盤に送ると、すぐにその場で予約される方もいらっしゃるので、予約が完了した方には、質疑応答に入ったタイミングで「Aさん、ご予約を確認できています。ご安心ください」と呼びかけるようにしています。

セミナー中にこうしたコミュニケーションがとれるのは、スムーズなUIでスピーディに予約してもらえるからこそ、ですね。

―最後に、TimeRexの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

直井さま：

TimeRexは単なる日程調整ツールではなく、スプレッドシート連携などでデータを活用できるのが大きな魅力です。そして、プログラミングの知識がなくても、ChatGPTなどのAIを使えば、自社に合った仕組みを作れる時代になりました。私たちの事例が、皆さんの業務効率化のヒントになればうれしいです。