Salesforce連携で工数3分の1に
リード登録を自動化した活用術
株式会社フューチャーショップ
SaaS型のECプラットフォーム「futureshop」を提供する株式会社フューチャーショップ。
ECサイト構築・運営を支援するサービスで多くの企業から支持を集めています。
もとは海外の日程調整ツールを利用していたものの、効率化しきれず、調整業務に多くの時間を費やしていたのだそう。
そこで、TimeRexに乗り換えたところ、日程調整にかかる工数の削減に成功。
さらにSalesforce連携によるリード登録の自動化を実現したことで、リード登録の工数を3分の1に削減できました。
現在は約20個の日程調整カレンダーを活用し、流入経路ごとの効果測定を行いながら、さらなる業務効率を推進しているのだとか。具体的な活用法について、ECビジネスグロース部の高田さまに詳しくお伺いしました。
課題と効果
課題- Salesforceへのリード登録を手作業で行なっていた
- 日程調整ツールとGoogleカレンダーで予定の二重管理が発生
- カレンダーを追加するごとに料金がかかる
- リード登録の自動化により工数を3分の1に削減
- Googleカレンダーとの連携で空き状況を自動反映
- 無制限に日程調整カレンダーを作成でき、データ分析も可能
海外製ツールの限界に直面
手動入力と二重管理から脱却へ
– TimeRexを導入される前は、どんな課題がありましたか？
高田さま：
実は、4年ほど海外の日程調整ツールを使っていました。でも、大きく3つの課題があって、「もう早く変えたい」と思うほど困っていたんです。
課題の1つ目は、Salesforceと連携できなかったこと。
日程調整が完了すると、Slackに会社名や名前などの情報が通知されるのですが、それを見て、私がSalesforceのリード情報欄にコピー＆ペーストしていました。
もしも私が入れ忘れたら案件管理に支障をきたし、フィールドセールス部門もマーケティング部門も作業ができなくなります。常に気を配る必要があり、地味にストレスでした。
2つ目は、Googleカレンダーとの連携が双方向じゃなかったこと。
その日程調整ツール経由で予約が入るとGoogleカレンダー側に反映されるのですが、手動でGoogleカレンダーに予定を入れると日程調整ツール側には反映されないのです。
予定が入るたびに日程調整カレンダーとGoogleカレンダーをチェックしなければならず、いつもミスがないかヒヤヒヤしながら運用していました。
3つ目は、料金の問題です。
カレンダーを追加すればするほど料金がかかる仕組みで、各メンバーの個別カレンダーを作ろうとすると料金が跳ね上がるのです。
「本当は作りたいけど、コストを考えると我慢しないと…」という状況で、結局、メールでの日程調整に頼らざるを得ませんでした。
– そのような状況の中で、TimeRexを知ったきっかけは何だったのでしょうか？
高田さま：
きっかけは、他社との打ち合わせでした。その会社の担当者から日程調整の際にTimeRexのURLをいただいたんです。
「これ、どんな感じですか？」と聞いてみたら「すごく便利ですよ！」とすすめられて。詳しく調べてみると、私たちが欲しい機能がすべてそろっており、費用も海外のツールとほぼ同じでした。
そこで、まずは1ヶ月ほどフリープランで試し、その後にプレミアムプランを契約したんです。
リード登録の自動化により
工数を3分の1に削減
– それでは、実際にTimeRexを導入された効果について教えてください。
高田さま：
最も大きな効果は、やっぱりSalesforce連携ができたことでした。
以前は手動でコピー＆ペーストしていた作業が完全に自動化され、「ゲストへの質問設定」という機能でお客さまに回答していただいた内容もそのままSalesforceに反映されます。
しかも、メールアドレスが一致していれば、2回目以降の予約時には既存のリード情報を自動更新してくれるので、Salesforceはいつでも最新の状態です。
おかげでリード登録にかかる工数が3分の1ほどに減り、時間を他の業務に充てられるようになりました。情報を入れ忘れる心配もなくなったので、精神的にもずいぶん楽になりましたね。
Googleカレンダー連携で手間削減
メンバー別カレンダーで効率化
– Googleカレンダーとの連携について、使い心地はいかがですか？
高田さま：
非常によくて、営業メンバー全員が予定の二重管理から解放されました。Googleカレンダーに予定を入れれば、それが自動的に日程調整カレンダーに反映されます。
しかも、TimeRexでは日程調整カレンダーを無限に作れるので、フィールドセールスの各メンバーが個別のカレンダーを持てるようになりました。用途に応じていくらでも日程調整カレンダーを作成できるのがとても便利です。
– 現在、使われている日程調整カレンダーの数はいくつですか？
高田さま：
20個近く作成しています。基本的に、フィールドセールスのメンバーは全員、それぞれ個別のカレンダーを持っています。
インサイドセールスである私が1回目の商談を担当した後、2〜3回目の商談からは、フィールドセールスの担当者が、自分の日程調整カレンダーのURLを送って日程調整を行なっています。
以前は、メールで「この日はいかがでしょうか」というやり取りをしていたので、これだけでも大きな効率化。お客さまも好きな時間を選べるので、満足度も上がっていると思います。
流入経路ごとに効果を可視化
各日程調整カレンダーの予約数を把握
– 日程調整カレンダーはどこに設置されているんでしょう？
高田さま：
具体的には、Webサイトに埋め込んでいたり、資料請求後の自動送信メールやメールマガジンにURLをつけたり、LPのボタンで遷移させたり。さまざまなタッチポイントがありますが、日程調整カレンダーの内容はすべて同じです。
同じ日程調整カレンダーをコピーして、それぞれ別のURLとして各タッチポイントに設置して効果を測定しているんです。TimeRexには日程調整カレンダーの複製機能があるので、簡単にできます。
– どのタッチポイント経由の予約が多いかがわかるわけですね。
高田さま：
その通りです。TimeRexの管理画面から、各日程調整カレンダーの予約件数がわかるので、「資料請求後のメールから何件」「Webサイトの埋め込みから何件」「メールマガジンから何件」というのが一目で見られます。
これによって、「このタッチポイントからの予約が多いから、ここに力を入れよう」といった判断ができるようになり、マーケティング部門が成果を測定しやすくなりました。
通常、このような効果測定をしようとすると、マーケティングオートメーションツールと連携する必要がありますよね。でも、TimeRexなら日程調整カレンダーを複製するだけで、同じような測定ができます。
新しいタッチポイントができたときも、日程調整カレンダーをコピーして、そのURLを設置するだけ。非常にシンプルでスピーディーです。
– 日程調整カレンダーが20個もあると、管理が大変ではありませんか？
高田さま：
いえ、意外とそうでもないんです。TimeRexは、お客さまに見えるカレンダー名とは別に、運用側だけが見える名前もつけられるので、そこに流入経路の名称を入れているんです。だから、管理画面を見れば「これはどのタッチポイントのカレンダーか」がすぐにわかります。
– なるほど、大切なコツですね。他にも活用されている機能はありますか？
高田さま：
Slack連携もよく使っています。
各メンバーに予約が入ると、Slackにリアルタイムで通知が来るように設定しています。本人はもちろん、私も通知を受け取れるので、全体の状況を把握できます。
通知を受けたら、すぐにSalesforceの管理画面に行ってステータスを進めたり、必要な情報を追加したりします。この一連の流れが非常にスムーズになりました。
– 最後に、TimeRexの導入を検討する企業へメッセージをお願いします。
高田さま：
TimeRexは、Salesforce連携、Googleカレンダーとの双方向連携、Slack連携など、ビジネスに必要な機能がそろっていて、なおかつ直感的に使えます。
日程調整カレンダーは無制限に作成できるので、メンバーごと、用途ごと、流入経路ごとなど柔軟な運用ができます。私たちのように20個も作成できるというのは、まさにTimeRexならではの強みではないでしょうか。
とくにSalesforceを利用している場合は、そのリード登録を自動化するだけでも業務効率は大きく向上するはず。DX化を推進したい企業におすすめです。