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週に4時間の日程調整時間を廃止し、効率化でアポイント数2倍を実現

ガッコウプラス株式会社
営業(BtoC)

BtoCの教育サービスを運営するガッコウプラス。同社の足立さんは見込み顧客への営業及び、セールスメンバーの教育を担当しています。以前より日程調整に関して「何往復もやりとりが必要で、日程確定まで時間がかかる」ことや「日程調整に対する返信が来ない」ことに課題を感じていました。
TimeRex導入後は今まで日程調整用に週に4時間ほど確保していた時間を廃止し、すきま時間で日程調整を完了。日程調整の効率化とオンライン会議ツールの活用でアポイントの数が2倍になり、売上増を実現しました。

課題と効果

課題
  • 週に4時間、日程調整用の時間を確保する必要がある
  • 従来の日程調整方法では月に50アポイントが限界
  • 日程調整連絡への返信が遅く日程確定まで3日かかるケースも
効果
  • 日程調整用の時間を0にし、その時間もアポイントに活用
  • 月のアポイント数は2倍の100件に、1日8アポが可能になった
  • 1日以内に日程が確定

日程調整用の時間を廃止し、その時間もアポイントに使いたい

– TimeRex導入以前はどのように日程調整をされていたのでしょうか。

足立さん

自分のスケジュールから日程候補を複数ピックアップし、相手に文面で連絡するという従来の方法で日程調整をしていました。

– 日程調整の件数や日程調整のための時間は月にどのくらいですか。

足立さん

アポイントは月に50件ほどで、その50件分の日程調整を行うために「週に4時間」、日程調整用の時間を確保していました。
また、日程調整用の時間以外にも調整相手からの返答次第ではすきま時間を使って日程候補を選び直すこともあるので、とにかく大変でした。

「日程調整を何とか効率化できないか」と思っていましたね。

– 日程調整にかかる時間が大きな課題だったのですね。TimeRex導入後、日程調整にかかる時間に変化はありましたか。

足立さん

TimeRexは調整相手にURLを送るだけで日程調整が完了するので、週に4時間確保していた日程調整用の時間を完全になくしました。

きちんと時間を取って腰を据えてやらなくても、すきま時間だけですべての日程調整ができるようになったことは大きいですね。

日程調整用の時間をなくすことで空いた4時間は、そのままアポイントの時間に回すことで、アポイント数の増加・売上増加につながっています。

TimeRex+オンライン会議で1日8アポが可能に

– ほとんどのアポイントをオンラインで行っているとのことですが、TimeRexとオンライン会議の相性はいかがでしょうか。

足立さん

ちょうどTimeRexを導入した頃から、世間のリモートワークの風潮に乗って全社的にアポイントが対面からオンラインに完全移行しています。

オンラインになったことでアポイントのための移動時間も省略され、ますますアポイントの数は増加し、ついに今までの2倍の100件になりました。

月50件の日程調整でいっぱいいっぱいだったことを考えると、月に100件の日程調整は従来の日程調整方法のままでは考えられませんね。
TimeRexでの日程調整自動化なしに、この数の日程調整は厳しいです。

月100件や1日8件のスケジュールは、TimeRexの導入とオンライン会議ツールの活用によって実現可能なものだと思います。

– Zoom連携機能もリリースしましたので、今後ますますオンライン会議ツールやリモートワークの日程調整に貢献していきたいです。

足立さん

最高ですね。
ますますTimeRexから離れられなくなりました。

今まではTimeRexで日程調整が完了した後に、手動でZoomルームを発行して連絡していたので、これからは連携機能を使いたいと思います。

導入や移行もスムーズにできました

-導入や日程調整方法の移行にハードルはありましたか。

足立さん

もともと日程調整に課題を感じていたので、TimeRexを知ってから実務での導入は早かったです。

まずはフリープランを試してみようと登録しました。
テストとして同僚に1度TimeRexを送ってみて、そこで日程調整カレンダーや調整画面の見え方を確認したら「使いやすいな」と思ったので、すぐに実務に取り入れることを決めました。

設定も簡単で、使い方もわかりやすいので、すぐに導入できましたね。

-日程調整を受ける側の反応についてはどうだったのでしょう。

足立さん

今まで業務のカレンダーからピックアップした日程候補を送っていた相手にTimeRexのURLを送るようになりましたが、問題なく対応してもらっています。

また、予想していなかった効果として、日程候補を文面で送るよりTimeRexのURLを送った方が日程確定までが早いですね。

従来の日程調整方法であれば「後で手帳を確認してから返信しよう」とそのまま返信忘れられることがありました。

でもTimeRexを活用することで、日程調整依頼がURLで送られてきますよね。
URLは中身を確認するためにすぐに開く人が多いですし、開いた流れでそのまま日程調整完了まで対応してもらえて、日程確定までが早くなっているのかなと考えています。

ベーシックプランで目的ごとに最適な日程調整カレンダーを送る

– 現在ベーシックプランでご利用いただいていますが、ベーシックプランにしようと思ったきっかけや背景を教えてください。

足立さん

TimeRexをフリープランで使い始めて1週間ほど経つと、日程調整カレンダーを増やしたくなってベーシックプランに契約しました。

はじめは『60分面談』の日程調整カレンダーを作り、アポイント相手全員にそのURLを送っていました。
でも、内容によっては60分必要ないこともあります。
内容に合わせた最適な時間の日程調整カレンダーを作って、時間を有効活用するために使い分けたくなったんですよね。

今では内容によって「30分」「45分」といった時間別の日程調整カレンダーを作成したり、相手によって受付時間を変えるなどをして使い分けています。

TimeRexの導入によって日程調整用の時間を廃止しただけでなく、日程調整カレンダーの使い分けでアポイントの内容ごとに時間を細かく設定することによって、業務全体の効率化が実現しました。

– TimeRexは特にどのような方に向いていると思いますか。

足立さん

日程調整に課題を感じている人は全員使った方がいいと思うんですけど…
特に、営業関係のお仕事をされている人、顧客を何人も抱える個人事業主、コンサルティングやコーチングサービスをしている人に向いているのではないでしょうか。

お客様と日程調整をして会話をする、その会話自体がサービスになる人にはとても向いていると思うし、TimeRexとオンラインの組み合わせでアポイントの数を大幅に増やすことができるはずです。

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ガッコウプラス株式会社

世界一おもしろい学びのテーマパーク 「教育革命で世界を面白く」がコンセプトのオフライン&オンライン動画学習、 教育サービス事業。 https://service.gakko-plus.com/
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