相談会の予約を自動化
Google Sheetsを活用して分析・施策改善を実現

Slack連携・Google Sheets連携など
外部サービスとの連携が導入の決め手

― TimeRexを導入された経緯を教えてください。

鈴木さま：

当社では「マネーフォワード クラウド」を利用されている一般事業者の方と、会計事務所の方をつなぐ「相談会」を運営しています。相談会では決算や確定申告について、ソフトの使い方などに課題をもった法人・個人の事業者が会計事務所にオンラインで相談し、解消してもらうことを目的にしています。

以前はGoogleカレンダーの予定調整機能を使って予約を受け付けていましたが、日程調整ツールとしての使いやすさや外部サービスとの連携面を考えると、日程調整に特化しているTimeRexの方が使いやすいと感じました。

2年ほど前から社内外でもTimeRexを利用している方を多く見かけており、私自身もフリープランを使っていました。

そのときから「日程調整がここまで簡単にできるのか」と実感していて、正式な運用体制を整えるタイミングで導入を決めました。

― 外部ツールとの連携面について、TimeRexを選ばれた決め手を教えてください。

鈴木さま：

Googleカレンダーの予約調整機能をつかっていたときは、日程調整完了時にメール通知を送ることはできましたが、Slack通知やGoogle Sheets連携の柔軟性がなく運用上の制約を感じていました。

特に、Google Sheetsは私一人だけでなく、社内外の関係者と共有するため、見やすく整理された形で情報を扱いたいという要望もありました。

TimeRexではSlack連携やGoogle Sheets連携が簡単に設定でき、共有性にも優れている点が導入の決め手でした。

 

シーンによって最適な日程調整方式を選べる点もGOOD

― 現在はどのようにTimeRexを活用されていますか？

鈴木さま：

現在は、相談会の日程調整はすべてTimeRex経由で行っています。

お客様が相談会のお申し込みフォームに必要事項を入力・送信すると、自動送信メールが届き、そのメール内にTimeRexの日程調整カレンダーのURLが記載されています。

お客様は記載されたURLから希望日時を選ぶだけで、相談日時を確定できる仕組みです。

また、シーンによって「日程調整カレンダー」と「グループ投票」を使い分けています。

― どういった使い分けですか？

鈴木さま：

自動送信メール内には日程調整カレンダーのURLを含める運用をして、複数の関係者が参加する社外ミーティングなどではスポットでグループ投票機能を使用しています。

日程調整カレンダーでは日程候補が自動で提示されますし、グループ投票では参加者全員の都合を考慮できます。

目的や参加人数に応じて最適な方法を選べる点が、TimeRexを使ううえでの大きなメリットだと感じています。

 

Google Sheetsでゲストの回答を管理
顧客獲得のアプローチ改善につなげる

― 「ゲストへの質問設定」では、どのような情報を取得していますか？

鈴木さま：

氏名・会社名・メールアドレスなどの基本情報に加えて、「法人か個人か」「相談したい内容」「事業内容」「年間の売上高」などを入力してもらうようにしています。

入力された情報は自動的にGoogle Sheetsへ反映され、社内メンバーや会計事務所の関係者が確認・共有できるようになっています。

― データ連携されたGoogle Sheetsはどのように活用されていますか？

鈴木さま：

Google Sheetsへ自動反映された回答をもとに、求めているターゲット層の顧客を獲得できるように集客アプローチを見直す工夫も行っています。

相談内容の傾向や法人・個人の割合を分析し、施策の改善につなげています。これらの情報が自動的に整理・可視化されるようになったことで、運営側の確認作業もスムーズになりました。