予約の4割をTimeRexで自動化
用途別カスタマイズで業務効率UP

サポートから商談まで幅広く対応
カレンダーを使い分けて業務効率を向上

 – 現在、どんな風にTimeRexを利用されていますか？

白勢さま：

ピーティックスでは様々なお客様からの問い合わせをいただいているのですが、その中の面談予約に使っています。まずは私が担当する「クイックプラン」チームに、その後「法人プラン」チームにも横展開で導入されました。現在は、大きく分けて3つの用途で使っています。

落合さま：

1つ目は、カスタマーサポートである「15分電話サービス」の窓口として。こちらは主に既存のお客さまからの問い合わせに対応するためのもので、15分の予約枠を設けています。

2つ目は、集客サービス「法人プラン」の導入相談の窓口として。専任担当者がついて導入企業のセミナー集客をサポートするためのプランで、30分から1時間程度の予約枠を設定しています。

3つ目は、集客サービス「クイックプラン」の導入相談の窓口として。当日からすぐに少額で利用できるプランで、こちらも30分の面談枠を設定しています。

「法人プラン」と「クイックプラン」はどちらも同じ集客サービスなのですが、お客さまの予算感や求めているものが異なるため、担当者を分けて対応しています。

 

▲実際のサービスサイト

– なるほど、公式サイト内のリンクから、日程調整カレンダーのページに遷移するんですね。ほかにもTimeRexを活用されているシーンがあれば教えてください。

落合さま：

あとは、「問い合わせフォーム」にご連絡をいただいた際、そのお客さまのニーズに適した日程調整カレンダーのURLをつけてサンクスメールを送っています。

BtoBのリード獲得を目的とした案件であれば「法人プラン」のURLを、集客期間が短くて即時対応が必要な場合は「クイックプラン」のURLを送る…というイメージで出し分けています。

白勢さま：

すべてのチャネルを合わせると、かなり多くのご予約をいただいていて、そのうちの4割がTimeRex経由です。高い割合を占めていますね。

 

問い合わせは気軽に、商談前は詳しく
2段階の情報取得で顧客対応を最適化

 – 「ゲストへの質問設定」機能をご活用いただいているそうですね。

落合さま：

はい、とても有効に使っています。本当に重要な機能です。

現在、お客さまから情報をいただくタイミングは2つあります。1つは自社で作成した「問い合わせフォーム」、もう1つはTimeRexの日程調整カレンダーです。

「問い合わせフォーム」は公式サイト上にあって、連絡をくださるお客さまの意向や熱量もさまざま。ここであまり多くの質問をすると離脱されてしてしまうので、質問数は最低限にしぼっています。

一方、TimeRexで予約する段階なら、お客さまのモチベーションもかなり高い状態。そこで、質問を多めに入れて、意向や状況を詳しくヒアリングしています。

– 具体的にはどのような質問を設定していますか？

落合さま：

たとえば、「イベントの予算感」「具体的に開催の予定があるかどうか」「いつ頃を希望されているのか」といった内容です。

厳密には、「法人プラン」と「クイックプラン」で、それぞれ質問項目をカスタマイズしています。同じ集客サービスでも、お客さまの層や目的が違うので、聞くべきことも少しずつ変わってくるんです。このあたりを細やかに設定できるところがとても便利ですね。

こうした情報があると、お客さまのニーズを正しく把握でき、商談準備がスムーズで行えます。ケースバイケースで最適なご提案ができるようになりました。

 

スプレッドシートと連携
月次集計や顧客動向も簡単に分析

– TimeRexと連携している外部ツールはありますか？

白勢さま：

Zapier経由でスプレッドシートに連携し、月単位の件数を集計したり、どういった予算感の人が多いのかをグラフ化したりしています。

 スプレッドシートにタイムスタンプが入るので、それを年と月に分解して集計する関数を組んでいます。これで「8月は商談が何件あった」「9月は商談が何件あった」といった形で簡単に確認できます。

シート自体を編集できるので、自分たちに必要な形にカスタマイズできるのが便利ですね。

– Slack連携はいかがですか？

白勢さま：

正直、Slack連携はあまり活用できていなかったのですが、いい使い方はありますか？

– あります！簡単に情報を共有したいなら標準のSlack連携、より詳細な情報を管理したいならZapier連携を活用してSlackに通知する方法が便利です。標準のSlackに連携すると、日程調整をされたお客さまの基本情報をSlackに通知できるようになります。

– 一方、「ゲストへの質問」で得られた回答などもあわせてSlackで管理したい場合は、まずZapierと連携し、そこからSlackに通知する形がオススメです。ちなみに、Slackは部署をまたいで利用する際にも便利で、「このお客さまはこちらの部署で対応した方がいい」というやりとりが必要な時に、Slackのスレッドでやり取りすればスムーズですよ。

落合さま：

あっ、それは便利ですね！いつも、TimeRex経由でくるとお客さまの希望を詳しくヒアリングできるので、どの担当者が対応するのが最も適切かを社内で検討しているんです。Slackを活用すれば、そうした相談もスレッド上でできるんですね。ぜひうちもやりましょう。

– ありがとうございます。ほかにも今後、試してみたい機能があれば教えてください。

落合さま：

これから、サイト上にTimeRexの日程調整カレンダーを埋め込む予定です。

現在はボタンを設置して、その遷移先で日程調整を促しているのですが、他社がサイトに直接日程調整カレンダーを埋め込んでいるのを見て「これはいいな」と思って。

埋め込むことでページ遷移をなくせるので、予約数も上がると予想しています。せっかくプレミアムプランに登録しているので、カレンダーのカラーの変更やTimeRexロゴの非表示も活用してみたいですね。 

白勢さま：

当社ではTimeRexを3年にわたって使い続けていますが、やめようという話は全く起きていません。私たちの業務になくてはならないインフラサービスになりました。

主催者さまを手厚くサポートするためにもスムーズな日程調整は欠かせないので、今後もたくさん活用させていただきます！