外部ツールと連携させて商談化率UP
潜在顧客も逃さないTimeRex活用法

日時予約のハードルを下げて商談化率UP

– 導入いただいたのは2021年6月でしたね。当時の決め手はどんなことでしたか？

髙橋さま：

もともと、サービスサイトを訪問してくださったお客さまとスムーズに商談に入りたい、商談前に希望をヒアリングしたい、お客さまの熱量が最も高いタイミングでアプローチをしたい、といった希望を持っていました。

これらを満たす機能がそろっていたのがTimeRexだったんです。他社が導入されているのを知って、すぐに弊社でも導入を決めました。

– ではさっそく、お客さまとスムーズに商談に入るための活用法から教えてください。

髙橋さま：

「ヨミトル」「キャンつく」の各サービスサイトに資料請求や問い合わせのページを設けていて、そこに「ミーティング予約」のボタンを設置しています。

この「ミーティング予約」をクリックすると、ページに埋め込んだTimeRexの日程調整カレンダーに飛ぶようになっていて、あとはお客さまに都合のいい日時を選んでいただくだけ。お客さま側も楽ですし、こちらもほぼ労力をかけずに日程調整が完了するので、とても便利です。

▲日程調整カレンダーをWebページに埋め込むことが可能

また、資料請求などの申し込みがあった場合も、「ありがとうございました」というお礼とともに「よかったらミーティングをしませんか」とTimeRexの日程調整カレンダーを表示するようにしています。

意外とここで申しこんでくださる方も多いんですよ。商談化率は以前に比べてずいぶん上がったと思います。

– では、商談前の事前ヒアリングはどのように実施されているんでしょうか？

髙橋さま：

「ミーティング予約」で日程調整カレンダーから日程を選ぶと、つづいて情報入力のページが表示されます。このページの項目は自由にカスタムできるので、「氏名」や「所属」、「事業形態」などとともに「相談内容」を書いていただく欄を設けました。

商談が約束された上でヒアリングができ、安心して熱量や工数をかけながらミーティングに臨める点がうれしいですね。

「外部ツール連携」でスピード対応&広告分析も可能に

– TimeRexを使って、お客さまの熱量が最も高いタイミングでアプローチする方法についても教えてください。

髙橋さま：

私たちの場合は、「お申し込みをいただいた瞬間」がそのタイミングです。そこで、お客さまからアクションがあった時は、すかさず営業スタッフが連絡を取るようにしています。

お客さまの申し込みがあったことを知らせる通知は、メールで届くとどうしても反応が遅くなりがちなので、リアルタイムにキャッチして対応できるようにチャットツールに飛ばしています。

– 「外部ツール連携」の機能を使われているんですね。具体的にはどんなツールを？

髙橋さま：

TimeRexに申し込みがあると、「Webhook（ウェブフック）」を経由して、2つのウェブツールに情報が送られるようになっています。

一つは、顧客情報を管理するための「HubSpot（ハブスポット）」のCRMへ。もう一つは、お客さまからアクションがあったことを知らせる通知として、チャットツールの「Slack（スラック）」へ送られます。Slackに通知が来たら、担当の営業スタッフがすぐにお客さまの情報を確認して連絡をとる形にしています。

– なるほど。御社では広告も運用されていますね。こちらはどのようなシステムになっているんでしょう？

髙橋さま：

リスティング広告の遷移先であるLPに、TimeRexの日程調整カレンダーを埋め込み、コンバージョンタグを置いて、広告経由の予約数などを計測しています。

また、Googleタグマネージャーを使って、申し込み後にカスタムイベントを発行させる仕組みも作っているんです。日程調整完了のページに進んだらカスタムイベントを発行し、それをGoogleアナリティクスで取得して、CPA（1件の成果獲得にかかった広告費用）などの分析に役立てています。

商談まで1〜3営業日を費やしていた工程を削減

– TimeRex導入の前後で、商談に至るまでの工数は変わりましたか？

髙橋さま：

大きく変わりました。もともとは、お客さまに商談の候補日を5つほどメールで送り、再調整などのやりとりを経て商談を行っていたんです。メール1通あたりにかける時間は5分としても、やりとりを含めれば30分くらいかかることも…。

複数人いる場合はさらに複雑になるので、日時の決定まで1営業日、遅いときは3営業日くらいかかっていたように記憶しています。

導入後は、お客さまに日程調整カレンダー内からご都合のいい日を選んでいただくだけで、複数人が出席する商談でもすぐに日時を決定でき、事前ヒアリングも同時にできるようになりました。メールや電話はもちろん、事前ヒアリングの時間や気を使う場面なども減りましたね。

– 導入時に困ったことはありませんでしたか？

髙橋さま：

いえ、操作性もUIもシンプルで、設定もカンタンでした。デジタルに慣れていないスタッフも含めて、みんなサラッと使いはじめたように思います。Webhookについては、ややテクニカルな設定をしていますが、私たちはSaaSの会社ということもあって、社内にいるエンジニアが対応したのでスムーズでした。

– そういえば、貴社はプレミアムプランにご加入ですよね。プレミアムプランでは、埋め込んだ日程調整カレンダーのデザインを変えることもできますが、利用されていますか？ 

髙橋さま：

いえ、実はこのデザインは、あえてデフォルトのまま使っています。というのも、TimeRexは日程調整ツールとして既におなじみの存在になってきましたし、お客さまの中にも、例のグリーンのカレンダーを見たら「あっ、TimeRex！」と一目でわかる方もいらっしゃるはず。

どこかで見たことがある、一度使ったことがある、というツールには安心感がありますよね。使う時の心理的なハードルも下がりますから、お客さまにはより気軽に、安心して使ってもらえたらと思います。