スマホ予約しやすい縦型UIが決め手
業務効率を20~30倍に高めた活用術

スマホUIの優位性が決め手
ご年配のお客さまもスムーズに予約完了

─TimeRex導入前は、どのような課題がありましたか?

掛布さま：

実は創業時から約2年間、他社の日程調整ツールを使っていました。選んだ理由は、Googleカレンダーの予定に優先順位をつけられる機能があったから。予定に特定の記号を入れると、空き時間として扱えるんです。

ただ、PC前提の設計だったから、横型のレイアウトでした。スマホだと、横にスクロールしないと空き時間が見えないんです。これが非常に不便でした。

─では、TimeRexに移行した理由は「UI」ですか?

掛布さま：

はい、特にスマホUIの優位性です。TimeRexはゲストがアクセスする日程調整ページが縦型レイアウトなので、スマホでも直感的に日程候補を確認できるのがとても良かった。ご年配のお客さまにも迷わず予約していただける操作性の良さが決め手でしたね。

 

作業効率は20〜30倍UP！
空いた時間を顧客対応に集中

─具体的に、TimeRexをどのように活用されていますか?

掛布さま：

集客の9割は不動産ポータルサイトや一括査定サイトからです。問い合わせ後、メールでTimeRexのURLを送り、以降はすべてTimeRexで予約してもらっています。

現在は営業スタッフが7名いて、各自、アポ用に「60分用」と「120分用」の2つの日程調整カレンダーを持っています。あとは、メールやLINE、ショートメッセージで「私の空きスケジュールを送りますので、希望日程を選んでください」と伝えるだけ。お客様もご自身のペースで選べるのでラクですし、親切ですよね。

加えて、公式サイトでは営業スタッフ全員の空き時間を1つのカレンダーで一括表示しています。誰かが空いていれば空き時間として表示されるので、機会損失が起きません。

─導入後はどのくらい時間を削減できましたか?

掛布さま：

日程調整ツールを使わなかった場合は、まず自分の空き時間を調べ、メールを送り、相手も調べ、レスポンスを待ち、日程を確定するメールを送る…という5つのプロセスがあります。スムーズに行ったとしても1つのプロセスが5分とすれば25分。20〜30分は確実にかかりますよね。

でも、TimeRexなら一瞬です。文章を入れて「選んでください」で完了。作業時間は1分程度。20〜30倍違いますね。

我々の場合はメッセージも辞書登録しているので、2文字ほど入力すれば「定型文」と「URL」が出てきます。だから、日程調整は高速で終わります。その分、空いた時間は、売却査定やお客さまとのコミュニケーションに集中するなど、しっかり活用できています。

 

「ゲストへの質問」「タイムゾーン設定」が便利
海外のお客さまもカンタン予約を実現

─よく使われる機能はなんですか？

掛布さま：

打ち合わせをする場合、オンラインやご来店、お客さま宅などいろんな場所が考えられるので、「ゲストへの質問設定」で「どちらでのお打ち合わせを希望されますか？」と記載しています。

こうすることで、日程調整後に連絡して確認する作業がなくなりました。お客さまから取得したい情報にあわせて、ゲストへの質問内容をカスタマイズできる点がいいですね。

また、「タイムゾーン設定」も気に入っています。

海外から日本の不動産を購入したいお客さまもいらっしゃるので、日程調整ページにアクセスすると、タイムゾーンがお客さまの所在地にあわせて自動調整されるというのが非常に便利。特別なご案内をしなくても、外国にいるお客さまとスムーズに日程調整ができています。

─ちなみに、かつて他社ツールで利用されていた「Googleカレンダーの予定に優先順位をつけられる機能」は最近、TimeRexも実装しました。連携カレンダー上での予定登録時に「予定なし」と「予定あり」を切り替えることで優先順位をつけられます。

掛布さま：

なるほど、「予定なし」のステータスを選んで予定を登録すれば、日程調整カレンダー上では“空き時間”として表示されるんですね。日程候補として提示するかどうかをカンタンに選びながら予定を登録できるのはとても助かります。

─最後に、同じような課題を持つ企業へメッセージをお願いします。

掛布さま：

日程調整ツールのない世界はもう考えられません。「何時がいいですか？」とやり取りする時間は本当にもったいないもの。

TimeRexによって、機会損失を防ぎながら時間も大幅に節約できているので、完全予約制やテレワーク、フレックスといった柔軟な働き方とも相性が良いと思います。

日程調整に時間をかけず、本質的な顧客対応に集中したい企業におすすめします。