複数人の会議設定に重宝
月500分の調整作業がゼロへ

期間限定の無償提供※で気軽にスタート
社内で欠かせないツールに

– もともとTimeRexの導入を検討されたきっかけは何でしたか？

平山さま：

コロナ禍になる前はほぼすべてのミーティングが対面でしたが、コロナ禍以降はウェブミーティングが主流になりました。そこで、日程調整をもっと簡単にして、手間を省けるオンラインツールがないものかと探したのがきっかけです。

– そこで選んでくださったんですね。どこでお知りになりましたか？

平山さま：

クライアントか取引先で利用されているのを見たのが最初で、運営元を調べてみると「調整さん」の会社だと知り、親近感が湧きました。「調整さん」は以前から社内イベントで出欠をとる際によく使わせてもらっていたので、なじみがあったんです。

– ありがとうございます。導入時、他の日程調整ツールとも比較されましたか？

平山さま：

2〜3社と比較しましたが、2022年当時のTimeRexには無償提供期間があったので、すぐに使い始めました。期間が終わる頃にはすっかり社内に定着して、これがなかったらめちゃくちゃ困るという状態になっていたので、継続を決めました。

– 無料のプランもありますが、有料の「ベーシックプラン」を選ばれた理由は？

平山さま：

フリープランは参加メンバー数が2名までで、ベーシックプランなら3名以上で使えますよね。顧問先と弊社のチームリーダーを中心に3〜4名で会議をすることが多いので、後者を選びました。プレミアムプランとも比較しましたが、機能としてはベーシックプランでも十分そろっていると感じます。

– 本格的に利用をスタートされたのはコロナ禍中ですね。導入はスムーズでしたか？

平山さま：

社員はみんな自宅でリモートワークをしており、対面で使い方をレクチャーできるような状態ではありませんでした。でも、TimeRexは操作性がシンプルで、UIもわかりやすい。丁寧に説明しなくても誰もがパッと使える、まさに欲しかったツールそのものでした。

– 社員の皆さんがスムーズに使えるように工夫されたことはありましたか？

平山さま：

新しいツールを使う際の精神的なハードルを下げるという意味で、簡単な説明会を実施しました。

あとは、各チームごとにTimeRexが必要になりそうなケースを想定し、テンプレートを作成しました。日程調整が必要になったとき、それを複製すれば専用のカレンダーを作れるという状態にしたんです。現在もその形で運用しています。

▲作成されているテンプレート一覧

（※2024年10月現在、無償提供キャンペーンは終了しています）

複数人の日程調整で活躍
柔軟な設定機能も重宝

– 普段はTimeRexをどのように使われていますか？

平山さま：

大きく分けると、大部分は顧問先や取引先とのミーティング日の調整に使っていて、ほかは社内ミーティングや採用活動などで使用しています。日程調整が必要なものは全てTimeRexにおまかせですね。

– よく使われている機能はありますか？

平山さま：

複数人のスケジュールが調整できる機能は、会社全体で非常によく使っています。この機能が使いたかったから有料プランを選んだと言ってもいいくらい。

弊社の場合はチームごとにテンプレートがあるので、ケースに応じた日程調整用URLを複製し、参加メンバーを選んで、ミーティング相手にURLを共有すればいいだけ。とてもカンタンです。

また、お客さまに手間をかけさせない点も魅力だと感じています。従来であれば、こちらから送ったスケジュールの都合が悪かった場合、受け取ったお客さまにも日程を提示していただく必要がありました。でも、このツールがあれば、カレンダーに表示された日程候補を選んでいただくだけなので便利です。

– もし、他にもお気に入りの機能があれば教えてください。

平山さま：

個人的に重宝しているのは、日付や時間帯によって表示設定を細かく調整できるところ。「特定の日に個別の時間帯を設定する」の項目にチェックをつけると、個別の時間帯がカレンダーに表示されますよね。急ぎの案件があったりして急なミーティングを入れたくない場合は、日付や時間ごとに非表示にして、新たな予定が入らないようにブロックしています。

また、「外部連携機能」も活発に使っています。ミーティングを行うための「WEB会議ツール」、情報管理のための「Chatwork（チャットワーク）」、スケジュールを管理する「Googleカレンダー」などと連携しています。

会社全体で月500分かかっていた
日程調整の時間をゼロに削減

– 日程調整の工数について、TimeRex導入の前後で変化はありましたか？

平山さま：

大きく変わりました。導入前はテキストで調整していたんです。まず、社内で「どこの日程が空いていますか？」とやりとりすることから始まり、返事が来たら自分のスケジュールと照らして、クライアントに「この日はいかがでしょう？」と提案します。

そこでクライアントから即座にレスが来ればすんなり決まるのですが、時間がかかると「この日で決まりました」と社内に連絡した頃にはすでに別の予定で埋まってしまっていたり…。

そうなるとイチから仕切り直しで、おそらくミーティング1件につき5分から10分はかかっていたと思います。時間がもったいないし、地味にイライラして精神的にもよくないですよね。

導入後はこうした手間が一切なくなり、URLを共有するだけになったので、作業工数としてはほぼゼロになりました。スタッフ一人あたり月に5件ほどミーティングをしていて、スタッフは20名ほどなので、月間で約500分ほどの削減になったと思います。

– 導入後、社内の反応はいかがでしたか？

平山さま：

日程調整にかかる時間のロスがなくなり、ストレスもなくなったので、スタッフからは「楽ですね〜！」との声を聞きます。クライアントの中には、弊社が導入したことで存在を知って、「うちでも使い始めました」という方がいらっしゃいました。私たちのビジネスにとって、もはや欠かせないツールですね。

リライル会計事務所では、ビジョンを「めちゃくちゃ感謝される会計事務所」に刷新しました。その実現のために、TimeRexなどのツールを活用して効率化を図りつつ、属人化の解消やサービスの標準化なども進めています。

これからも、クライアントに高品質なサービスを一貫して提供できる体制を整え、ともに事業成長を推進する”パートナー”として信頼される存在を目指していきます！