効率化と正確性がカギ、TimeRexで日程調整時間を60%削減
株式会社才流BtoB企業の営業やマーケティングのコンサルティングを行う株式会社才流。
TimeRexのベーシックプラン・プレミアムプランで利用できるチーム機能をご活用いただき、お客様との打ち合わせやインタビューなどの日程調整を効率化しています。
TimeRex導入後は日程調整にかかる時間がおよそ3分の1に減少し、浮いた時間をコンサルティングの企画や戦略・分析などの生産的な業務に充てているとのこと。
代表取締役社長の栗原さんは、「明らかに面倒臭い日程調整を誰かが解決してくれるのを待っていた」と話すほど以前から日程調整に課題を感じ、さまざまな日程調整ツールを試されたそうです。
そんな栗原さんにチームでTimeRexを導入することに決めた背景や活用して感じたことをお伺いしました。
課題と効果
課題- 日程調整が面倒でタスクが止まることがある
- 日程調整メールにおける曜日や時間の書き間違いが発生する
- 出席者全員の空き予定を考慮した日程調整を効率化したい
- 「面倒臭い」を解消し日程調整業務は3分の1に、生産的な業務の時間を増加
- TimeRexのURLを送るだけなので、曜日や時間の書き間違いは0に
- チーム機能を活用し、1クリックで出席者全員が空いている日程を提示
日程調整は意外に魔物。
面倒臭いだけでなく、相手の心象を悪くする可能性もある。
– 栗原さんは「日程調整」に関して以前から課題を感じていたのでしょうか。
栗原さん
もともとの性格として「効率の良いものが”良い”」と思っていて、日程調整は昔から「面倒臭い」と感じていました。
実際に、複数のプロジェクトを走らせるとプロジェクト数に比例して日程調整も増えます。
日程調整が面倒でタスクが止まることもありますよね。
面倒臭い割には効率化がされていなくて、誰かが解決してくれるのを待っていました。
また、自分のカレンダーを確認→空き予定をピックアップ→仮押さえ→メールに記載という従来の日程調整方法では、メールに記載するときに書き間違えることもあります。
人間ですからミスがあることは仕方ありませんが、お客様からすると心象は良くないため、ミスをなくす仕組みが必要と考えていました。
「効率化」と「ミスなく」という2つの観点で、2年ほど前からツールの活用をしてきましたね。
導入の決め手は同席者を考慮した日程調整とデザイン
– これまでさまざまなツールを使われてきたと伺いましたが、TimeRex導入に至った経緯を教えていただけますか。
栗原さん
これまで探せる限りの日程調整ツールを使ってきたと思います。
私が使いたい要件には合わず、複数のツールと従来の日程調整方法を組み合わせて日程調整をしていました。
TimeRexを見つけたときに、ベーシックプラン以上であればチームに所属する出席者全員の空き予定を考慮した日程調整ができるということで導入を決定しました。
特に弊社の業務では2人以上でプロジェクトに参加することが多いので、TimeRexで同席者を考慮した日程調整ができることは大きなポイントでしたね。
TimeRex導入後は、複数のツールと従来の日程調整方法を組み合わせることなく、TimeRexのみで日程調整を実施しています。
– 同席者を考慮した日程調整をご活用いただいているということですが、他に決め手となったポイントはありましたか。
栗原さん
デザインですね。
弊社の顧客層的にも“コンサルティングサービス”というビジネス的にも、相手に見える部分のデザインは重要だと考えています。
その点、TimeRexのデザインは魅力的だと思いました。
あと、「使う側が迷わない」ことも重要だと考えています。操作が難しいとメンバーに浸透させるのに苦労しますから。
TimeRexは分かりやすい操作で日程調整ができるので、良いなと思っています。
「その面倒臭いは解決可能」と伝えることで、ツールの浸透を図る
– 主にコンサルティングメンバーと栗原さんでご利用いただいているということですが、どのようにメンバーへ浸透させていらっしゃいますか。
栗原さん
まず、入社時のオペ―レーションにTimeRexのアカウント作成を入れています。
G SuiteやSlackのアカウントを作るのと同じように、TimeRexのアカウントを作ってライセンスを付与する流れになっていますね。
あとは社内のメンバーがベタ打ちの日程調整をしているのを見つけると「TimeRexを使ってください」というメッセージを飛ばすようにしています。
– そこまで徹底される理由は何なのでしょう。
栗原さん
日程調整はとにかく面倒臭いので、好き好んでやっている人はいないと思うんです。
せっかく効率化できるのだからTimeRexを使った方が良いじゃないですか。
それにTimeRexというツールがあるのに従来の方法で日程調整している場合は、全体的に見ても生産性が下がっているはずなので、TimeRexの活用を促していますね。
「その面倒臭いはもう解決可能ですよ」という意味を込めてメッセージを送っています。
– お客様との日程調整以外にTimeRexをご利用いただくケースもあるのでしょうか。
栗原さん
社内の人との日程調整にTimeRexを使っているメンバーもいるようです。
今までだとカレンダーを見て相手の空いている日程に一方的に予定を入れることがほとんどでした。
その場合、依頼する側の都合で日程を決めることになります。
TimeRexを使うと「相手にとって都合の良い」日程を選んでもらえるので、相手に配慮した日程調整が可能です。
そういう意味で、お客様だけでなく社内でもTimeRexを使って日程調整するケースがありますね。
浮いた時間は戦略的な業務に活用、生産性を上げる
– TimeRex導入後はどのくらい日程調整の時間は削減されましたか。
栗原さん
だいたい3分の1ぐらいにはなったと思います。
以前もツールを使っていたので効率化はされていましたが、複数のツールや従来の日程調整方法を組み合わせていたので、TimeRexを導入してより効率化が進みました。
– 浮いた3分の2の時間はどのように使われていますか。
栗原さん
浮いた時間でアポイントの数を増やすというよりは、コンサルティングの企画や戦略・分析など、生産的な業務に使っています。
– 御社はコンサルティングメンバーでTimeRexをご利用いただいていますが、他にどんな職種の方がTimeRexに向いていると思われますか？
栗原さん
営業やインサイドセールスなどは向いているのではないでしょうか。あとは、人材エージェントの方ですかね。
1対1の日程調整を大量にする人は向いていると思います。
今後TimeRexの機能が改善されるとより多くの日程調整のパターンに対応できると思うので、これからも期待しています。