採用からCSまで全工程で活用
カウンセラー300名の調整を効率化

採用からCSまで全工程で活用
外部調整が必要な全メンバーが利用

– 現在、TimeRexをどのような場面でご活用いただいていますか？

三浦さま：

お客さまとのアポ調整、商談設定、定期ミーティング、フォローアップミーティングなど、基本的にすべてTimeRexで対応しています。

外部との日程調整があるメンバーはほぼ全員が使っていますね。

CS面では、オンボーディングや契約更新の時に活用しています。

採用面では、カジュアル面談や採用面接をする際に、応募者にTimeRexのリンクを送っています。
各職種ごとに採用管理ツールでテンプレートを作成し、TimeRexのURLをデフォルトで埋め込んでいます。

採用したい職種やポジションごとにかなり細かく出し分けていますが、基本的にはテンプレートですぐに送れるので大変スムーズです。

300名のカウンセラーを管理
説明会から面談まで対応

– 所属のカウンセラーやコーチのマネジメントではどのように活用されているんでしょう？

三浦さま：

基本的には、カウンセラー募集に応募された方に対して説明会を行ったあと、テンプレートのメールの中にTimeRexのURLを埋め込んで送り、一次面接の日程を調整します。

こうした面接は、私を含む2名で担当しているので、日程調整カレンダーは「どちらか1人が参加すればよい」という設定にしています。

一次面接後の最終面接では、外部の専門家にも参加いただくので、その方々も同じTimeRexを見て、全員で日程調整を行なっています。

そのほか、300名いる既存のカウンセラーやコーチとコミュニケーションをとりたい際にも使っていますね。

– 受け取られた方々の反応はいかがですか？

三浦さま：

皆さん、スムーズにサクサクと日程を入れてくださいますね。
無駄なやり取りが発生しないので大変助かっています。

「TimeRexで日程調整が合わない場合だけ個別にご連絡ください」とお伝えしているのですが、基本的にそういったケースはほとんどなく、TimeRex内で完結しています。

忙しい医師との日程調整もスムーズに
「メールのみ」から切り替えて大幅改善

– 期待以上だった効果はありますか？

三浦さま：

実は大きな効果があったのが、医師との調整なんです。

弊社のサービスの中には、相談者さまが医師とお話しできるというものがあって、相談者さまとしては「とにかくなるべく早く話したい」というニーズがありました。

しかし、医師は急患対応が入るなどとにかく多用なので「日程調整はメールでのみ受け付ける」と言われていました。
それまでは事務局が間に入って、医師と相談者さまの双方からメールで都合を聞き、日程を調整していました。

ところが、TimeRexを紹介したところ、「この機能だったら対応できます！」と医師がおっしゃって、緊急の日程調整も非常にスムーズになりました。

– 具体的にどのように活用されているのでしょう？

三浦さま：

まず、医師用のTimeRexアカウントを作成して、Googleカレンダーと連携しながら候補日を設定します。
あとは事務局が候補を絞って、相談者さまに提示するという流れです。

良かった点はほかにもあって、医師が日程を見誤るケースが激減しました。
結果として、相談者さまの満足度向上にもつながっていると思います。 

5年継続の理由は「悪いところがない」
UIの使いやすさと機能性を両立

– 2021年の導入から5年目を迎えていますが、継続いただけている理由を教えてください。

三浦さま：

悪いところがなくて、気づけばすっかりデフォルトになっていました。
困ることが一切ないので、私たちの会社にとても合っているのかな、と。

費用もそこまで高くないので、引き続きお願いしたいという気持ちです。

– 新しいメンバーへのオンボーディングはスムーズですか？

三浦さま：

基本的に、オンライン会議で画面共有をしながら一緒に設定し、2分程度で終わります。

そもそも採用選考の段階で全員がTimeRexを利用しているので、「ああ、これですね」とすぐに理解してもらえます。
みんな特にアレルギーもなく、自然に馴染んでいる感じがありますね。

– デザイン面の印象はいかがでしょう？

三浦さま：

個人的な感想ですが、色やフォントがとてもいいですよね。
使いやすさだけではなく、明るくポップな雰囲気が好きです。

それは、どことなく、私たちのサービスにも似ているような気がしています。
カウンセリングやコーチングは、ただでさえ申し込む際のハードルが高いサービスだと思うので、登録がめんどくさかったり、時間がかかったりするのは致命的だと考えています。

だから、なるべくサービスの内外でポップな雰囲気を出すように意識しています。
なので、TimeRexには親近感を覚えます。

– 最後に、重宝している機能を教えてください。

三浦さま：

やっぱり「フォルダ機能」です！
日程調整カレンダーをフォルダに分けて管理できるので、「この人のカレンダーはどこだったかな？」と思ったときにも見つけやすいのが魅力です。

また、「誰か1人が参加していればいい」という日程調整の方式が選べる点も便利ですね。
チームで業務にあたると「誰かが担当になっていればOK」という打ち合わせのケースも多いので、かなり重宝しています。
3人が同じように面接できる場合、予約が入れば自動で3人のうちの誰かに自動でアサインされるところが気に入っています。

あとは、「リマインド連絡」の機能もうれしいです。
前日にお客様にリマインドメールが自動で送信されるため、直前のリスケやドタキャンがほとんどなく、きちんとお越しいただけています。

会社のシステムに無理なく溶けこんで業務の効率化を叶えてくれるので、もう手放せません。