「会社の生産性が上がらない」というときに見直すべきなのは、業務の効率です。
効率の低下はコストや人材のムダにつながる可能性もあります。
本記事では、会社の業務を見直して効率化するためのポイントを解説します。
業務効率化に便利なツールも紹介しているので、参考にして会社の生産性アップを目指していきましょう！
業務効率化とは
業務効率化とは、業務における「ムダ・ムリ・ムラ」をなくし、生産性を高めることです。
たとえば、実際に一つの場所に集合して行っていた会議をWEB会議に変更すれば、会場にかかる費用や会場までの交通費や時間をカットできます。
このように業務のムダ・ムリ・ムラを減らせば、自社の生産性アップやコストカットが見込めます。
また、残業時間の削減にもつながるので、社員のモチベーションアップにも効果的です。
業務効率を上げるポイント
業務効率を上げるためには、まず自社の業務を見直し、適切な施策を行う必要があります。
自社に最適な施策を行い、生産性アップにつなげていきましょう！
業務のムダ・ムリ・ムラを明確にする
効率化を目指すためには、まず業務を見直し、現状を正しく把握する必要があります。
業務のなかから「ムダ・ムリ・ムラ」を見つける方法は、次を参考にしてください。
・ムダ：労力やコスト、人材は適正か、業務フローをチェックする。
・ムリ：人材の配置、業務量は適正か、業務フローや勤怠表からチェックする。
・ムラ：業務の質や成果にムラがないか、データを元にチェックする。
現状を正しく把握するためには、現場の意見が必要不可欠です。
データだけでなく、現場の管理者や従業員のヒアリングを行い、「ムダ・ムリ・ムラ」が発生しているポイントを明確にしましょう。
目標や目的を共有する
現状を把握し、施策を行うときは対象となる従業員に目標や目的を共有しましょう。
目標や目的を共有しないまま人員の移動や業務フローの変更を行うと、「なんのためにやるのか」「意味はあるのか」と従業員が疑問を持つ可能性があります。
そのため、事前に次の内容を従業員に共有しましょう。
・業務フローのなかのどのような問題を解決できるのか
・人員配置や業務を変更すれば仕事がより効率化すること
・どのように業務が変わるのか
・いつからいつまで施策を行うのか
業務を把握している人が業務設計をする
業務効率化の施策を決定するときは、自社の管理部門だけでなく、現場の従業員の声をきちんと反映させましょう。
たとえば、年配社員が多い部署に操作が難しいシステムやツールを導入したら、使い方を覚えるまでに時間がかかり、かえって業務効率が落ちてしまう可能性があります。
現場にマッチした施策を行わないと、時間とコストをムダにします。
それだけでなく、従業員のモチベーション低下にもつながるため、業務効率化の施策を決定する場合は現場に決定権を委ねるか、細かくヒアリングを行いましょう。
テンプレートを作る
毎日発生する業務は、テンプレート化すればムダな業務を減らせるでしょう。
テンプレート化しておけば、人員の移動があっても引き継ぎがスムーズに進みます。
また業務のテンプレート化は次のメリットが期待できます。
・教育の時間を削減できる
・作業効率がアップする
このように、業務のテンプレート化はムダやムリを大幅に削減できます。
ルーチン化してミスや抜け漏れを減らす
業務フローをしっかりと決め、ルーチン化すればミスや抜け漏れを減らせます。
業務をルーチン化するときに気をつけたいのが、しっかりと優先順位を決めることです。
次の手順でルーチン化を目指すと、業務がスムーズかつ効率的に進められます。
・業務を書き出す
・不要な業務を省く
・優先順位が高い順番に並べ替える
業務のルーチン化を行えば、業務フローがよりコンパクトになります。
業務量や業務時間の削減は、従業員の負担軽減につながります。
また、浮いた時間や労力を新たなプロジェクトにまわせば、自社の生産性や売上アップも目指せるのです。
業務効率化に便利なツール
業務のムダを省き、より効率化するためにはツールの導入がおすすめです。
低コストで導入できるものもあるので、ぜひ検討してみてください！
メモや付箋機能
パソコンやスマートフォンのメモ・付箋機能は、アイデアを思いついたときにすぐ記録したり、会議やミーティングの内容を書き留める際に便利です。
また、メモ・付箋機能は次のようなメリットがあります。
・付箋やメモなど、事務用品購入のコストが抑えられる
・付箋でタスク管理できる
・付箋やメモの紛失を防げる
パソコンにデフォルトで備わっている機能やスマートフォンのアプリなどを活用してもいいですが、「メモや付箋を整理したい」という方は有料ツールを検討するのもおすすめです。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、WEB会議ツールやチャットツールなど、スムーズに連絡を取るためのツールです。
働き方改革や感染症対策のためにリモートワークが普及してからというもの、オンライン会議が一般的になりました。
オンライン会議はコスト削減につながるだけでなく、頻繁にミーティングを開催して、社員間でコミュニケーションが取れる点です。
円滑なコミュニケーションは業務を効率化し、確認ミスや認識ミスを防げます。
WEB会議ツールと同様に、チャットツールも社内で円滑なコミュニケーションを図るために、重要なツールの一つです。
メールよりも気軽に発言でき、絵文字でリアクションができるため、距離が近いコミュニケーションが取れるのが大きなメリットです。
チャットツールはファイルやURLも送信できるので、情報共有ツールとしても有効に使えます。
カレンダーのリマインダー機能
カレンダーのリマインダ機能は設定した時間に予定を通知してくれるので、スケジュールを忘れないために活用できます。
また、リマインダー機能はタスク管理にも役立ちます。
スケジュール機能と違って、完了するまで何度も通知してくれるので、「確認後にうっかり忘れてしまった」という事態を避けられるのが大きなメリットです。
情報共有サービス
情報共有サービスはコミュニケーションツールやナレッジ共有ツールなど、オンライン上でスムーズに情報を共有するために役立つサービスのことです。
とくに注目されているのは、クラウドにアクセスして情報を共有できるナレッジ共有ツールです。
「部署間でサーバーが違うため、他部署のデータが閲覧できない」「出先から会議に必要なデータにアクセスできない」という悩みを抱えている会社も多くありました。
しかし、クラウド上にデータを保存しておけば、社員がどこからでもデータにアクセスできます。
重要なデータだけでなく、知識や経験も気軽にシェアできるので、新しいアイデアの創出、引き継ぎ時間の短縮にも役立ちます。
ワークフローシステム
ワークフローシステムは電子承認システムともいわれており、申請や承認ができるシステムです。
たとえば、これまで行っていた紙ベースの申請・承認作業では、担当者全員が書類を確認して押印する必要があるため、手間も時間もかかっていました。
しかし、申請・承認がWEB上でできれば、時短やコストの削減につながります。
書類の整理や管理もWEB上でできるため、書類を紛失する心配もなくなります。
スクリーンショット機能の画像ソフト
スクリーンショットは業務の指示やチェックポイントなどを、メールやチャットで相手に伝えるときに役立ちます。
たとえばデザインや文章など、変更前と変更後をスクリーンショットでキャプチャしておけば、変更点が相手に伝わりやすいです。
スクリーンショット機能は元々パソコンに備わっていますが、画像ソフトなら文字入れなども行えるので、「修正ポイントをより明確化したい」「指示を細かく伝えたい」という方は、ソフトを導入すると業務効率化が目指せます。
日程調整ツール
会議やミーティングの日程調整は意外と時間と手間がかかる業務です。
日程調整ツールはカレンダーと連携して、都合のいい日程をピックアップし、参加者に提案してくれます。
数ある日程調整ツールのなかでもおすすめなのが、累計利用者数2,600万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツール「TimeRex」。
Googleカレンダーに登録された自分の予定を考慮して候補日程を自動でリストアップして相手にアプローチできるほか、相手が日程を選択すれば、自動で日程登録が完了します。
毎日の業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ無料で導入してみてください。
ビジネスの日程調整を自動化できるツール｜TimeRex
業務を効率化するには現状を把握するのが大切！
業務効率化を始めるときは「業務がスムーズに進まない」と感じたタイミングがベストです。
しかし、目的や目標を立てずに業務効率化の施策を行うと、反対に業務が滞ってしまう可能性があるので気をつけましょう。
効率化を目指すなら、業務フローや業務の現状を正しく把握するのが大切です。
会社や業務にマッチしたアイデア、ツールを導入して、グンと業務効率をアップさせましょう！
