「パソコンの入力作業に時間がかかる…」「毎日のパソコン作業をもっと楽にできないの？」とお悩みの方もいるでしょう。
パソコン作業はコツを知っているだけで、作業負担を大幅に軽減できます。
今回はパソコン作業を効率化する具体的なアイデアをたっぷり紹介するので、ぜひ参考にして、作業時間をグッと短くしましょう！
仕事を効率化するメリット
「仕事を効率化したところで、ほかの仕事を増やされるだけなのでは？」と思う方もいるかもしれません。
しかし、仕事の効率化は会社だけでなく、従業員にとっても大きなメリットがあるのです。
・残業時間を削減できる
・職場の環境改善が期待できる
・福利厚生の改善が期待できる
従業員ひとりひとりの仕事が効率化すれば、残業時間が減ります。
残業がなくなり規則正しい生活ができれば、体力やモチベーションアップが見込めます。
また仕事の効率化によって会社の売上がアップすれば、職場環境や福利厚生の改善も期待できます。
パソコン作業を効率化できるアイデア
パソコン作業の効率化は難しい技術がなくても、すぐに取り組めます。
慣れるまでに時間がかかるものもありますが、結果的に作業の効率化につながるので、ぜひ取り組んでいきましょう！
※OSはWindowsであることを前提に解説しています。
パソコンの動作を速める
パソコン作業の効率化に欠かせないのは、パソコン動作の最適化です。
設定を見直して、作業効率を高めていきましょう。
スタートアップ設定を解除する
パソコンが起動するときに自動に立ち上がる「スタートアップアプリ」の数を減らせば、起動にかかる時間を短縮できるため、スムーズに業務に取りかかることができます。
スタートアップ設定の解除方法は次のとおりです。
（1）画面左下のスタートボタンをクリックする
（2）設定（歯車）アイコンをクリックする
（3）設定画面から「アプリ」をクリックする
（4）左に表示されるメニューから「スタートアップ」をクリックする
（5）スタートアップアプリの一覧が表示されるので、不要なアプリをオフにする
視覚効果をオフにする
Windowsではアニメーション表示などに視覚効果が使われています。
視覚効果は操作が分かりやすいというメリットがありますが、システムに負担をかけているのも事実です。
そこで視覚効果をオフにすれば、システムへの負荷を軽減し、パソコン操作をスムーズに行うことができます。
次の手順を参考に視覚効果をオフにしてみてください。
（1）画面左下のスタートボタンを右クリックする
（2）表示されたメニューのなかから「システム」をクリックする
（3）左側のメニューから「システムの詳細設定」をクリックする
（4）パフォーマンス項目内の「設定」をクリックする
（5）視覚効果タブを選択し「パフォーマンスを優先する」にチェックを入れ、OKを選択
視覚効果をオフにして「見にくい」と感じる場合は、カスタムから有効にしたいものだけにチェックを入れましょう。
クリーンアップ＆ドライブの最適化
パソコン内に保存されているデータを掃除する「ディスククリーンアップ」と、ドライブの最適化（デフラグ）を行えば、パソコンのパフォーマンスをアップさせることができます。
やり方は次のとおりです。
【ディスククリーンアップ】
（1）スタートボタンを右クリックし、「エクスプローラー」を選択する
（2）「PC」をクリックし、対象となるドライブを選択する
（3）「クリーンアップ」を選び、ファイルにチェックを入れる
（4）「OK」をクリックし、「ファイルの削除」を選択する
【最適化（デフラグ）】
（1）スタートボタンをクリックし、「Windowsシステムツール」を選択
（2）「コントロールパネル」を開き「システムとセキュリティ」を選択する
（3）「ドライブのデフラグと最適化」をクリックする
（4）ドライブを選択して「最適化」をクリックする
キーボード＆マウスの反応速度を見直す
「キーボードの入力に遅れを感じる」「マウスを動かしたときにカーソルがスムーズに動かない」と感じている方は、キーボードとマウスの反応速度を快適に設定し直してみてください。
キーボードの設定方法は、次のとおりです。
（1）スタートボタンをクリックし、「Windowsシステムツール」から「コントロール パネル」を開く
（2）「コンピューターの簡単操作」を選択して「キーボードの動作の変更」をクリック
（3）画面を一番下までスクロールし、「キーボード設定」をクリック
「表示までの待ち時間」を短くして「表示の間隔」を速くすると、キーボードの反応速度が上がります。
マウスの設定は、スタートボタンをクリックし、「デバイス」から「マウス」を選択してください。
おすすめの設定方法は次のとおりです。
・一度にスクロールする行数：行数を増やすと縦に長いページをスムーズに閲覧できるようになる
・マウスとカーソルのサイズを調整する：カーソルを大きくすると画面上で見つけやすくなる
Google Chromeの拡張機能を使う
拡張機能が豊富なブラウザ「Google Chrome」を使えば、仕事をより効率化できます。
拡張機能はChromeのウェブストアから検索し、追加すれば使えるようになります。
多数ある拡張機能のなかでもおすすめなのは次の3つです。
Awesome Screenshot
簡単に画面をキャプチャできる拡張機能です。
キャプチャだけでなく、文字を入れたり図形を挿入したりできるため、キャプチャした画像に細かく指示やコメントを入れたい方におすすめです。
Evernote Web Clipper
テキストや画像をクラウド上に保存できる拡張機能です。
追加すると「Evernote」に保存できるようになるので、WEBページなどの必要な情報を簡単に管理・活用できます。
grt memo
メモアプリを開かずに手軽にメモを保存できる拡張機能です。
WEBサイトを見ながらアイデアを探しているときや、ミーティングの内容をまとめたいときに便利です。
ショートカットキーを覚える
「入力作業が多い」「文書を作成する機会が多い」という方は、パソコンのショートカットキーを使えば、作業を大きく効率化できます。
覚えておくと便利なショートカットキーは次の表を参考にしてみてください。
※Windowsの場合
・行った操作を元に戻す【Ctrl＋Z】
・元に戻した作業やを復帰させる【Ctrl＋Y】
・すべての項目を選択する【Ctrl＋A】
・選択した項目のコピー【Ctrl＋C】
・選択した項目の切り取り【Ctrl＋X】
・切り取り、またはコピーした項目の貼り付け【Ctrl＋V】
・書式なしで貼り付け【Ctrl＋Shift＋V】
・新しいウィンドウを開く【Ctrl＋N】
・ファイルを印刷する【Ctrl＋P】
ツール・アプリを活用する
パソコンの業務効率化ツールや、スマートフォンのアプリを使うと、社内のコミュニケーションやタスク管理の効率が大きく向上します。
チャットツールやWEB会議ツールなどのコミュニケーションツールは、社内のコミュニケーションや情報共有を円滑にし、確認や認識のミスを減らせます。
日程調整ツールはカレンダーと連携して、都合のいい日程をピックアップし、参加者に提案してくれます。
数ある日程調整ツールのなかでもおすすめなのが、累計利用者数2500万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツール「TimeRex」。
Googleカレンダーに登録された自分の予定を考慮して候補日程を自動でリストアップして相手にアプローチできるほか、相手が日程を選択すれば、自動で日程登録が完了します。
毎日の業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ無料で導入してみてください。
仕事効率化の注意点
仕事効率化のアイデアやツールを導入しても、必ずしも仕事が効率化するとは限りません。
やり方を間違えると、かえって効率が悪くなる可能性もあるので、次のポイントに注意して進めましょう。
・業務フローを把握してムダな仕事を省く
・仕事の優先順位をつける
・常に課題を見つけて改善していく
仕事を効率化するためには、まず業務に「ムダ・ムリ・ムラ」がないか、きちんと把握しておく必要があります。
業務フローを書き出し、業務を分類してみましょう。
書き出した仕事は優先順位をつけて並べ替えると、大切な仕事が後回しになることがありません。
また、仕事効率化は施策を行うのがゴールではないので気をつけてください。
施策を行ったら必ず評価を行い、改善点を直していくと常に仕事が効率化している状態をキープできます。
小さなコツで仕事は一気に効率化する！
「パソコンに詳しくないと仕事の効率化は難しい…」と考えている方もいるかもしれませんが、パソコン作業は小さなコツを覚えるだけで一気に効率化します。
パソコンの設定や使用するブラウザの拡張機能は、一度変更すれば作業スピードがグンと速くなるので、手順を追って設定してみてください。
仕事が効率化すれば時間にも心にも余裕が生まれます。
また会社からの評価にもつながるため、ぜひ今日から仕事の効率化を目指していきましょう！
