「業務効率化ツールを導入したい」
ツールを導入すれば、作業の自動化や資料のデジタル化により、業務が効率化します。
一方、業務効率化ツールの種類は数多くあり、何を選べばいいのかわからないという人も多いです。
本記事では、業務効率化ツールの導入メリットや選定ポイント、おすすめのツールについて解説します。
そもそも業務効率化ツールとは？
業務効率化ツールとは、労力と時間のかかる作業を省いたり、業務品質を高められるサービスのことを指します。
人が手作業で行う業務には、以下の問題点があげられます。
・作業に時間がかかる
・ムダな作業にストレスを感じる
・単純ミスが発生する
・業務品質にムラが出る
・こなせる業務量に限界がある
効率化ツールを活用すれば、手動で行う業務の問題が改善され個人や企業の生産性向上が期待できるのです。
業務効率化ツールを導入すべき理由
業務効率化ツールを導入すべき理由として、主に以下の3つがあげられます。
・コスト削減につながる
・ワークライフバランスの向上
・生産性の向上
企業の利益を増大させるための1つの手段として、会社運営に必要なランニングコストの削減があげられます。
業務効率化ツールを導入して、人数と労力のかかる作業を改善すれば、人件費などのコストを抑えることが可能です。
現在日本では、少子高齢化により将来的に労働力が不足するという課題を抱えています。
優秀な人材を他社と取り合う状況になれば、より働きやすい環境が整った企業に流れるのです。
企業で活躍できる人材の確保や社員の定着率を高めるためにも、ワークライフバランスを向上させる必要があります。
また、業務効率化ツールで生産性が高まれば、少ない労働力で最大限の成果を生み出せます。
顧客に提供できる商品やサービスの増加や品質が向上することで、企業の利益に繫がるのです。
業務効率化ツールの選定ポイント
業務効率化ツールの選定ポイントとして、主に以下の5つがあげられます。
・使いこなしやすいか
・課題を解決できるか
・料金
・社内システムと連携できるか
・サポート体制の有無
社員が使いにくいツールであれば、ミスの多発や時間がかかり逆に業務効率が低下する可能性があります。
業務の問題点に沿ったツールを選定しなければ、満足のいく効果は得られません。
業務に効果的な機能はあるのかや社内システムと連携できるのかについて、実際に現場で働く社員と入念に話し合うことが大切です。
ツールのカスタマイズ性が優れていると、会社の業務内容に合わせたデザインにすることが可能です。
また、自社の費用に合わせた料金プランでツールを選定してください。
効率化ツールには業務を改善できる便利な機能がたくさんありますが、場合によっては使わない機能もあります。
コストの無駄遣いにならないためにも、使わない機能はないか確認しましょう。
ツールの選定で注意しなければならないのは、セキュリティです。
会社には、顧客データや社外秘の情報がたくさんあります。
企業の重要な情報が社外に漏れてしまえば、会社の信用を失う可能性があります。
そういった情報を守るためにも、セキュリティが万全なツールを選ぶ必要があるのです。
おすすめの業務効率化ツール
おすすめの業務効率化ツールとして、主に以下の7つがあげられます。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、社内の情報伝達や意思疎通を効率化するツールです。
仕事を効率的に進めるためには、チームワークが必要不可欠です。
コミュニケーションツールを活用すれば、スピーディかつ手軽に情報共有できる環境が構築されます。
RPA
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、手動で行う作業をシステムを活用して自動化できるツールです。
日常的に行う業務は、ある程度パターンの決まっている仕事が多いです。
単純業務をロボットに任せれば、重要度の低い作業に労働力をかける必要がなくなります。
また、RPAツールに仕事を任せれば、ミスが減少し人間より多くの業務をこなすことが可能です。
名刺管理ツール
名刺管理ツールを活用して、大量の名刺を一元管理すれば業務が効率化します。
ビジネスシーンにおいて、名刺を交換する機会は非常に多いです。
名刺管理ツールは整理する時間を省き社内で共有すれば、データを探す手間や時間をかける必要がなくなります。
名刺情報のデジタル化や検索システムにより、業務を効率化できるのです。。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールとは、文字通り紙の文書や資料をなくし電子化するツールです。
膨大な数の資料が紙の状態で保存されていると、整理整頓や必要な情報を探すのに時間がかかります。
ペーパーレス化ツールを活用して紙媒体をデジタル化すれば、ストレスのかかる業務を省けるのです。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールは、チーム全体で業務内容や進捗状況を共有することで、仕事を効率化するツールです。
チームでタスクやプロジェクトを管理すれば、チームワークを高めることが可能です。
チームワークを高めることで、より業務を効率的に行い生産性を向上させるのです。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、社員の勤怠情報を管理するツールです。
特に社員の数が多い企業では、労働時間や残業時間の算出などに大きな労力と時間がかかります。
勤怠管理ツールを活用すれば、社員の勤怠情報を短時間で楽に計算できるのです。
顧客管理ツール
顧客管理ツールは、営業やマーケティングなどの幅広いシーンの情報管理を効率化することが可能です。
顧客情報をツールに登録することで、社内での共有やデータの閲覧を行えます。
根拠のあるデータに基づいて、顧客に対してクリティカルな施策を提供しやすくなるのです。
業務効率化ツールを導入する際の注意点
業務効率化ツールを導入する際の注意点として、主に以下の3つがあげられます。
現在の問題点を明確にしておく
導入後の体制を整えておく
定着するまでに時間がかかる可能性がある
現状の問題点を明確にしなければ、業務を改善する効果的な施策を練ることができません。
まずは、業務における改善点を洗い出すことが大切です。
また、業務効率化ツールを効果的に活用するには、導入後の体制を整える必要があります。
効率化ツールを導入しても、社員に定着するまで時間がかかるといった可能性も考えられます。
スムーズに業務効率化ツールを導入するためにも、社員への事前共有や効果の検証などを行う必要があるのです。
業務効率化ツールで日程調整を時短しよう！
現在、業務を効率化するツールはたくさん開発されています。
業務内容に合わせたツールを活用することで、社員の負担やコストを減らすことが可能です。
企業の生産性を高めるためにも、業務効率化ツールの活用は必要不可欠と言えます。
TimeRexは、日程調整を効率化するツールを提供しています。
日程調整作業の自動化や外部ツールとの連携機能を活用すれば、業務効率の飛躍的な向上が期待できるのです。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
