「業務を改善して生産性を高めたい」
個人や企業の生産性を向上させるためにも、問題点を洗い出し業務を改善することは必要不可欠と言えます。
一方、業務を改善したくても具体的に何から着手すればいいのか分からないという人も多いです。
本記事では、業務改善の進め方や取り組む際に役立つアイデアについてご紹介します。
そもそも業務改善とは？
業務改善とは、作業における手間や時間のかかるプロセスを省き、仕事を効率化することを指します。
業務を改善すべき理由として、主に以下の3つがあげられます。
・コスト削減
・働きやすい環境の構築
・企業の生産性向上
企業の利益を増大させるためには、事業運営や拡大に必要なコストを削減する必要があります。
業務を改善し効率的に仕事を行えば、会社やサービスの運営に必要なランニングコストの削減につながります。
さらに、社員にとって手間や時間のかかる業務を改善すれば、ストレスが軽減され働きやすい環境を構築できます。
働き方改革が推進される中、企業にとって社員のモチベーションが高まる環境づくりは、必要不可欠なのです。
また、業務改善に成功すれば、最小限のコストで最大限の成果を生み出せます。
生産効率が上がれば、顧客に提供できる商品やサービスの数が今まで以上に多くなり、企業の利益増大に繋がるのです。
業務改善の基本的な進め方
業務を改善する基本的な進め方は、以下の通りです。
（1）業務に必要なプロセスを明確にする
（2）改善したい仕事を決める
（3）業務を改善する方法を考える
（4）改善方法を実践して検証する
業務のプロセスを細かく確認し、問題点を洗い出してください。
現場の社員と話し合いながら、問題点を解決できる改善方法を考えましょう。
施策を実践した後は、本当に業務が改善されたのか検証することが大切です。
個人でできる業務改善のアイデア
個人でできる業務改善のアイデアとして、以下の6つがあげられます。
業務の優先順位をつける
自分なりに仕事の優先順位をつけることで、業務を改善することが可能です。
計画性のない場当たり的な仕事をしていると、段取りの悪さで作業に時間を取られ、業務効率が低下する可能性があります。
業務の全体像やゴールを把握し計画立てて仕事を行えば、余計な作業や手間に時間を取られません。
優先順位を決めておくことで、複数の仕事を抱えていたとしても、効率よく業務を遂行できるでしょう。
業務に集中できる環境を整える
仕事に集中できる環境を整えることで、業務が改善されます。
・休憩に関するルールを決める
・デスク周りやPC内のデータを整理整頓する
・騒がしい場所で働かない
上記の点を意識して、自分なりに業務に集中できる環境を整えましょう。
ショートカット機能を使う
ショートカット機能を活用すれば、PC業務が改善されます。
PC業務の操作でショートカット機能を駆使すれば、作業効率が飛躍的に高まります。
一つひとつの作業で短縮できる時間は短いですが、長い目で見ると業務にかかる時間は大幅に短縮されるのです。
辞書登録を使う
頻繁に使う単語や文章を端末の辞書に登録すれば、業務が改善されます。
メールや資料の文章を作成する際に、同じフレーズを何度も入力するのは手間がかかります。
PCやスマホなどの辞書登録機能を活用すれば、頻繁に使う単語などを入力する時間を短縮することが可能です。
タイミングに応じた作業をする
タイミングに応じた作業をすることで、業務効率が改善されます。
例えば、メールを受信する度に返信作業を行うと、業務を一時中断する頻度が多くなります。
メールの返信をする時間のルールを作れば、業務を中断せずに注力することが可能です。
ツールやアプリを活用する
ツールやアプリを活用すれば、業務を改善することが可能です。
現在、業務効率を高めるためのツールやアプリがたくさん開発されています。
単純作業の自動化やタスク・プロジェクトの見える化を行う機能などを利用できるので、個人の業務効率が高まるのです。
チームでできる業務改善のアイデア
チームでできる業務改善のアイデアとして、以下の6つがあげられます。
知識や経験を共有する
知識や経験を社内で共有することで、チーム全体の業務効率が改善することが可能です。
ナレッジ共有ツールを活用すれば、顧客情報やノウハウなどを共有できます。
他の社員に聞かなくても、ツール上で情報を閲覧できるので、チーム一人ひとりの業務スピードと品質を効率的に高められるのです。
業務の割り振りを見直す
業務の担当を変えることで、チームの生産性が高まる可能性があります。
社員と担当業務の相性が悪い場合、チーム全体の業務スピードは低下します。
担当者を変更することで社員のパフォーマンスが向上し、チームの業務効率が向上するケースもあるのです。
業務の進め方・ルールを見直す
業務の進め方やルールの見直しは、業務の問題点を見つけることに繫がります。
業務におけるムダな点を洗い出せば、より効率的で生産性のある施策を練ることができます。
業務を改善するためにも、まずは仕事における現状の問題点を把握することが大切なのです。
ガントチャートを作成する
ガントチャートとは、タスク・プロジェクトを管理できる表のことを指します。
業務計画や段取りを視覚的にまとめることで、仕事の全体像をつかみやすくなります。
ガントチャートを活用すれば、チームワークを改善し効率よく業務を進められるのです。
RPAを導入する
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、人が手動で行う単純作業をロボットで自動化できるサービスです。
労力と時間のかかる業務をツールで自動化すれば、労働時間の短縮や人件費などのコストを削減できます。
また、RPAの導入で業務を改善すれば、手動で行う場合と比べてミスが少なくなりより多くの仕事をこなせるので、チームの生産性向上が期待できます。
業務をアウトソーシングする
アウトソーシングを利用すれば、会社が業務に人数と時間をかける必要のある業務を改善できます。
特に人手不足の問題を抱える企業にとって、重要度の低い業務に労働力を割くのは避けたいものです、
アウトソーシング化により人数や時間がかかる作業が減少し、企業が取り組むべき業務へ注力できるリソースが生まれるのです。
業務改善を行う際の注意点
業務改善を行う際の注意点として、主に以下の3つがあげられます。
・目的や目標を共有する
・複数のアイデアを同時に導入しない
・実行後は効果を検証する
新しい取り組みを導入する目的や目標を、あらかじめ社内で共有しなければ社員に負担がかかり協力を得にくくなります。
具体的な目的や目標、改善される点についての事前共有を怠らないようにしましょう。
また、業務を効率化する全てのアイデアを同時に実行しようとすると、結果的に全ての仕事が中途半端になる可能性があります。
ムリのない範囲で効率化を実施し、社員からのフィードバックや本当に効果があったのか検証することが大切です。
業務改善のアイデアを実践して会社の生産性を高めよう！
あらゆる企業や個人が業務を改善するために考えたアイデアを知れば、具体的に何に着手すべきか気づける可能性もあります。
自社の業務における問題点を明確にし、適切な業務改善の手法を見つけましょう。
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