事務仕事を効率化することにより無駄な時間が無くなり、「働き改革」における目的の1つであるワークライフバランスの実現につながります。
事務仕事を効率化するためにも、従来の作業プロセスを改善することが大切です。
本記事では、事務作業を効率化できている人の特徴や便利なショートカット機能などを徹底解説していきます。
事務仕事を効率化できる人の特徴
事務仕事を効率化できる人の特徴として、以下の点があげられます。
仕事の全体像を把握している
仕事の効率が悪い人は、今取り組んでいる目の前の作業で頭がいっぱいになり、仕事の全体像を把握できていないケースが多いです。
仕事の全体像を把握していることにより、作業の優先順位をつけることにより、無駄な作業を減らすことができます。
重要度に応じて事務作業の取り組み方を変えることで、効率化を図ることが可能です。
現在抱えている問題の全体像を常に把握しておくことが大切です。
自分の中に妥協点を持つ
こだわりが強すぎると、一つの仕事に大幅に時間を使い事務作業の効率が悪くなる可能性があります。
できる限り完成度の高いものに仕上げることは大切ですが、結果的に期限に間に合わず周りに迷惑をかけてしまったら本末転倒です。
作業効率が良い人は、一定の品質に仕上げて、作業を終わらせて、スムーズに次の作業に取りかかれます。
作業効率を上げるには、妥協することも大切です。
一人で仕事を抱え込まない
事務作業を効率化するためには、周囲の人たちに頼り仕事を割り振ることも大切です。
多くの仕事を一人で行う場合、業務を処理仕切れずに結果的に期限に間に合わない可能性があります。
仕事の効率が良い人は、普段から周りを見て誰が何を得意としているかを把握し、得意分野の人に仕事を割り振ることができます。
1人で仕事を抱え込まず、周りの人たちに仕事を頼ることも効率化の一つです。
事務仕事を効率化する際のポイント
事務仕事を効率化する際のポイントは、以下の3つです。
デスク周りやPC内のデータを整理整頓する
事務作業を効率化を行う際は、デスク周りやPC内のデータを整理整頓しましょう。
作業場が散らかっている場合、必要なデータや資料が引き出すのに時間がかかるため業務効率が低下する可能性があります。
仕事の効率が良い人は、普段から整理整頓ができているケースが多く、必要な情報を探す時間を短縮することができます。
事務仕事を効率化するためには、デスク周りやパソコンの中のフォルダ整理を行いましょう。
タスク管理を徹底する
事務仕事を効率化するには、タスク管理を徹底しましょう。
例えば、タスクに適切な優先順位をつけず目先の仕事から取り掛かるやり方では、期限が近いものを後回しにしてしまう可能性があります。
結果的に処理しきれずに、期限までに作業を完了できないケースも考えられるのです。
タスク管理を徹底すれば、効率よく事務作業を進められます。
優先順位を決めて作業する
優先順位を決めることにより、複数の仕事を抱え込むことがあったとしても、効率よく作業を進めることができます。
優先順位を決めるためにも、以下の４つの場合に分けて考えるのがおすすめです。
- 重要かつ期限が近いもの
- 重要だが期限が遠いもの
- 重要ではないが期限が近いもの
- 重要でもなく期限が遠いもの
現在抱えている業務をリストアップしこの4つに当てはめれば、仕事の優先順位を明確にすることができます。
すぐに終わらせられる仕事はすぐに取り掛かることを意識すれば、仕事をスピーディにこなせるので簡単な業務から行うのもおすすめです。
事務仕事の効率化に有効なショートカット機能
事務仕事を効率的に行う上で大切なことの1つとして、ショートカット機能を覚えることがあげられます。
例えば、Excelデータの列に入力されたセルを選択する手段として、マウスでクリックする方法があげられます。
ショートカットキーの「Ctrl + A」を活用すれば、1つの操作で簡単に作業を完了できるのです。
事務仕事の効率化で、役に立つショートカット機能を5つ紹介します。
（Windowsの場合）
- Ctrl＋A：すべてのデータを選択
- Ctrl＋C：選択したデータをコピー
- Ctrl＋V：コピーや切り取りをしたデータの貼り付け
- Ctrl＋S：ファイルを上書き保存
- Ctrl＋P：ファイルの印刷
ショートカット機能を使いこなせれば、事務作業にかかる時間を大幅に短縮することができます。
事務仕事を効率化できるExcel機能
事務仕事を効率化できるExcel機能は、主に以下の４つです。
関数
関数とは、ある法則に従ってExcelが自動で処理する機能です。
例えば、セルの値の合計値を出す際にSUM関数を使うと、選択したセルの合計値が自動で計算されます。
事務仕事の効率化でよく使われる関数は、主に以下の4つです。
- SUM：セルの値を合計
- AVERAGE：数値またはデータの平均値
- ROUND：指定した桁数を四捨五入
- COUNT：数値や日付、時刻またはデータの個数を求める
- IF：条件によって利用する式を変える
関数を使って作業を自動化することにより、事務仕事を効率化できます。
オートフィル
オートフィル機能とは、すでにセルに入力されているデータをもとに、自動的に同じデータをコピーする機能です。
例えば、「1」と「2」という値を入力して、オートフィル機能を使うと3番目の値は、「3」となり、続いて連続した値が入力されます。
また、数字だけでなく文字列による連続データの入力も可能です。
オートフィル機能は、マウスの左ボタンを押したまま入力したい数値までドラッグし、マウスボタンを離すといった簡単な操作で活用できます。
ピボットテーブル
ピボットテーブルとは、複雑な数式や特別な関数を使わずに、大量のデータ分析を可能にするエクセルの機能です。
また、項目別の集計や項目の入れ替えなども簡単にできるため、ビジネスシーンでは幅広く利用されています。
ピボットテーブルを使い、売上実績や支払い履歴などの集計・分析を簡単に行うことができます。
会社の会計事務を効率化するために、必要不可欠な機能と言えます。
マクロ
マクロは、事務作業における操作を記録し、操作を自動的に実行する機能です。
特に単純な作業を何回も繰り返す場面において、マクロ機能が活躍します。
マクロを活用すべき理由は、以下の3つです。
- 作業時間が短縮できる
- 入力漏れや計算ミスがなくなる
- 複雑な作業が短縮され、誰でも作業が可能となる。
ただ、入力ミスなども記録される可能性があるので注意が必要です。
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