「作業効率をアップさせたい」
作業効率アップは、業務スピードを向上させより多くの仕事をこなすためにも、取り組むべき課題と言えます。
業務を短時間で遂行するためには、まず作業効率をアップさせるコツについて知る必要があります。
本記事では、作業効率が良い人の特徴や、効率アップのコツなどについて徹底解説します。
そもそも作業効率アップとは？
作業の効率アップとは、手間や時間のかかる作業を省き業務を効率化することを指します。
個人の作業効率をアップすれば、社員一人ひとりのパフォーマンスが高まり企業の生産性が向上します。
最小限の労力で数多くの仕事をこなすためにも、作業効率アップは重要な課題なのです。
作業効率が良い人の特徴
作業効率が良い人の特徴として、以下の点があげられます。
仕事の全体像を把握している
目先の仕事から取り掛かるといった場当たり的な仕事をしていると、余計な作業や手間に時間を取られることがあります。
計画性がないと、段取りの悪さにより作業効率が低下する可能性があるのです。
一方、作業効率が良い人は、業務の全体像を把握し、適切な優先順位をつけられます。
適切な優先順位をつければ、複数のタスクがあったとしても、焦らず効率的に取り組み作業の効率を撒布できるのです
仕事にこだわりすぎない
こだわりが強すぎると、重要度の低い作業に大幅な時間が割かれます。
完璧主義は決して悪い性質ではありませんが、いつまでも仕事が終わらず、結果的に作業効率が低下する可能性があるのです。
一方、作業効率が良い人は業務にこだわりすぎず、仕事を「悪くない」状態まで仕上げて次のタスクに取り掛かります。
作業の効率アップには、自分の中で妥協点を持つことが大切なのです。
周囲の仲間に頼り仕事を割り振れる
多くの作業を1人でこなそうとすれば、業務を処理しきれず、クオリティが下がったり期限に間に合わない可能性があります。
作業効率が良い人は、周囲に仕事を上手く割り振ります。
仲間の得意分野やスキル、状態を把握しており、自分の抱えている業務を適切なメンバーに適切なタイミングで任せられるのです。
仕事を効率化するには、1人で仕事を抱え込まず、周囲のメンバーに頼るのが大切です。
作業効率をアップすべき理由
作業効率をアップすべき理由は、主に以下の2つがあげられます。
自分に対する評価とモチベーションが高まる
作業効率がアップすれば、「周囲から仕事ができる人」と認識され評価が高まります。
会社から良い評価を貰えば、任される仕事が増えたり現在の役職からの昇格にも繫がります。
自分の仕事が企業に貢献できていると実感できるため、仕事に対するモチベーションもアップするのです。
作業効率アップは、自分に対する高評価でモチベーションアップといった好循環が期待できます。
プライベートの時間が作れる
作業効率がアップすれば、プライベートの時間を作れます。
時間のかかる作業が多ければ、「定時になっても業務が終わらないので残業する」といった状況にもなり得ます。
作業効率アップにより業務の時間を短縮すれば、プライベートの時間を確保することができるのです。
作業効率をアップさせるコツ5つ
作業効率をアップさせるコツとして、以下の5つがあげられます。
コツ（1）働く環境を整える
作業効率をアップさせるには、周辺環境の整理が重要です。
周辺環境を整える際に意識すべき点は、主に以下があげられます。
- デスクトップ内のデータを整理する
- デスク周りの資料を整理する
- 高さを調整できるデスクにする
- 座り心地が良い椅子を用意する
- 使いやすいマウスを利用する
PC内のデータやデスク周りの資料を整理整頓すれば、必要な情報を必要な時に短時間で探し出せます。
整理整頓を行えば、日常業務のミスや資料の紛失を防げるため、作業効率をアップできるのです。
また、身体へのストレスが少ない机や椅子を使用すれば、疲労を軽減できPC業務の作業効率がアップします。
コツ（2）辞書登録機能を活用する
作業効率アップには、PCやスマホなどの端末にある辞書登録機能が効果的です。
メールや資料における文章の作成は、同じ単語やフレーズを入力するタイミングが頻繁にあります。
慣れてしまえばすぐに文字入力できますが、同じ作業に手間をかけるのは避けるべきです。
辞書登録を行えば、文章を素早く入力し、作業効率がアップします。
コツ（3）ショートカット機能を覚える
ショートカット機能を覚えれば、PC業務の作業効率が飛躍的にアップします。
PCを用いて業務を進める場合、ショートカットキーの活用は必要不可欠と言えます。
例えば、コピー＆ペーストを行うと仮定すると、以下の2つの手順が考えられます。
- マウスを使う場合
- 文章を選択する
- 右クリック
- コピーを選択
- 右クリック
- 貼り付けを選択
- ショートカットキーを使う場合
- 文章を選択する
- Ctrl+Cでコピー
- Ctrl+Vで貼り付け
（Windowsの場合）
このようにショートカットキーを使わないコピー＆ペーストは、手間のかかるマウス操作が必要となります。
ショートカットキーを日常的に駆使すれば、積もり積もって作業効率が飛躍的にアップするのです。
コツ（4）集中できる環境づくり
仕事に集中できる環境を構築すれば、作業効率がアップします。
1日中仕事をしていると脳が疲労し集中力の維持が難しく、作業効率が低下する可能性があります。
作業効率を高めるためにも、以下の点を意識しましょう。
- 休憩のルールを決める
- 仮眠をとる
- 集中力や思考力が必要な作業は、午前中に行う
- 単純作業は、午後に行う
ただ休憩するだけでなく「休憩中は仕事に一切関わらない」、「デスクから離れた場所に移動する」などのルールを決めましょう。
また、重要な仕事は脳のパフォーマンスが高い午前中に済ませ、単純作業は午後に行うと効率的に業務を遂行できます。
自分の集中力に合わせた計画を立てれば、作業効率をアップできるのです。
コツ（5）ツールを活用する
ツールを活用すれば、手間や時間のかかる主導の業務を効率化することが可能です。
作業効率のアップを期待できるツールとして、主に以下のものがあげられます。
- コミュニケーションツール
- RPA
- 名刺管理
- ペーパーレス化
- タスク管理
- 日程調整
ツールに作業を任せれば、ストレスのかかる作業を省いたり、生産性のある業務を進められるのです。
作業効率アップでスマートに仕事をしよう！
作業効率をアップすれば、会社からの評価を高め仕事に対するモチベーション向上にも繫がります。
業務に追われる事態を避けられるため、余裕を持ってプライベートな時間を過ごせるのです。
TimeRexでは、日程調整を効率化するツールを提供しています。
手間と時間のかかるスケジュール調整を効率化することで、作業効率をアップします。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
