データ管理や業務管理に手間がかかっており、業務効率化を図りたいと考えている企業の担当者は多いのではないでしょうか。
本記事では、業務効率化を図る方法として、エクセルを使った方法を解説します。
エクセルを活用するメリット・デメリット、具体的な効率化の方法、効率化につながるショートカットキーなどを紹介しているためぜひ参考にしてください。
エクセルを業務効率化に使うメリット
業務効率化を目指している場合、エクセルの活用がおすすめです。
ここではエクセルを業務効率化に活用するメリットを解説します。
エクセルを使うか、他のツールを導入するか迷っている企業の担当者はぜひ参考にしてください。
汎用性の高さ
エクセルはフォーマット次第でさまざまな業務に活用できる汎用性の高さが特徴です。
自社の業務内容に合わせてフォーマットを作成できるだけでなく、関数や数式を活用することで、集計業務の効率化も図れます。
エクセル1つでさまざまな業務のカバーが可能です。
フォーマットを作成する必要はありますが、うまくいけば自社内でフォーマットの作成から業務効率化まで実現できるでしょう。
低コスト
エクセルを使用する場合、専用の業務効率化システムを導入するよりもコストを抑えられます。
エクセルの導入にもコストはかかりますが、他のシステムと比べると低価格です。
また、多くの企業ではすでにエクセルを導入済であるケースが多いため、実質コストゼロで業務効率化に取り組むこともできるでしょう。
利用者の多さ
企業勤めをしている人の中で、エクセルを全く使ったことがないという人は少ないと考えられます。
エクセルは多くの企業で日常的に使用されており、利用者が多いため、使い方などを一から教育する必要がありません。
新しい業務用のフォーマットを作ったとしても、基本的な説明をすれば使いこなせるようになる人もいるでしょう。
汎用性が高く、低コストで利用でき、利用者が多いソフトはエクセル以外ではなかなか見つからないでしょう。
エクセルを使うデメリット
エクセルを使った業務効率化は、メリットの一方で少なからずデメリットもあります。
ここでは具体的なデメリットを2つ解説します。
どういった点がネックになるのか踏まえたうえで、エクセルで業務効率化を図るのかどうかを判断してください。
独自フォーマットを作る必要がある
エクセルで業務管理を行う場合、業務内容に合わせた独自フォーマットを作る必要があります。
エクセルは汎用性の高さが強みですが、全て自分たちで用意しなければならないため手間がかかってしまいます。
必要に応じて関数や数式を活用して、扱いやすいようにカスタマイズすることもあるため、ある程度の知識も求められます。
初期設定のままでは業務効率化につながらないため注意してください。
管理や共有の手間がかかる
エクセルは基本的にファイルベースで管理することになるため、管理・共有に手間がかかってしまいます。
例えば、ファイルの更新を行った場合、古いファイルとの齟齬がないか生合成を確認しなければなりません。
また、複数人が同時にファイルを開いて上書きしてしまったために、どれが最新ファイルかわからなくなることもあるでしょう。
共有する場合も、一旦サーバーに最新のファイルをアップする必要があるなど、細かい手間がかかります。細かい手間も積み重なると大きくなるため注意しなければなりません。
手作業の多さ
エクセルでデータ管理を行う場合、データは手作業で入力するケースが多いため、入力ミスが発生する可能性があります。
数字の打ち間違いや数字を打ち込むセルを間違えるといった単純なミスは少なくありません。
また、セルに設定されている関数の数式を間違えて削除・変更してしまう恐れもあります。
誰でも扱える点はエクセルの魅力ですが、扱いやすいからこそミスも発生しやすくなります。
エクセルで業務を効率化する方法
ここではエクセルで業務効率化をする具体的な方法を解説します。
基本的なポイントですが、基本を押さえるだけでも大きな違いがあるためぜひ参考にしてください。
便利な関数を覚える
関数は、ルールに基づいてエクセルが自動で処理を行う機能のことです。
あらかじめエクセルに用意されているものであるため、使い方がわかれば誰でも利用可能です。
関数では主に単純な計算や入力作業の自動化・効率化ができます。
簡単な関数であれば、使い方を教えてもらえばすぐに使えるようになります。
一方で、中には少し複雑な関数もあり、そういった関数は学習が必要です。
それでも、関数の使い方を覚えれば、手作業でデータを入力するよりも作業スピードは大幅に改善されます。
また、関数は条件に沿って正確に作業を行うため、関数の入力を間違えていない限りミスが発生する心配もありません。
まずは簡単な関数の使い方を覚え、少しずつ複雑なものも覚えるようにしましょう。
SUM関数、IF関数、COUNT関数などは、比較的シンプルな関数ですが、業務で使用する機会も多いため覚えておくと便利です。
ショートカットキーを覚える
ショートカットキーとは、複数のキーを組み合わせることで、キーボードのみで特定の作業ができるキーのことです。
保存やコピー、セル、スクロールなど、これまでマウスを使って行っていた作業もキーボードで全て完結するため、作業の短縮が可能となります。
具体的なショートカットキーは後ほど解説します。
マクロを習得する
マクロとは、複数の操作を記憶・再現してくれる機能です。
例えば、作業A、作業B、作業Cを人出で10回繰り返すとなると時間がかかりますが、作業A〜Cをマクロに記憶させることで自動で行えるようになります。
ボタンをクリックすれば、あとは自動で作業が進むため、時間の節約ができ、浮いた時間を別の作業に充てられるようになるでしょう。
なおマクロは、プログラミング言語であるVBAで設計を行うため、ある程度の専門知識を要します。
外注してマクロを組んでもらうこともできるため、業務効率の大幅な改善を図りたい場合は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。
エクセルで業務を効率化できるショートカットキー
ここでは、覚えておくと便利なショートカットキーを解説します。
ショートカットキーの種類は様々ですが、ここでは業務で使用する頻度の高いものを取り上げています。ぜひ参考にしてください。
・Ctrl + C：コピー
・Ctrl + V：ペースト
・Ctrl + S：上書き保存
・Ctrl + Z：元に戻す
・Ctrl + F：検索
・Ctrl + H：置換
・Ctrl + A：全選択
・Ctrl + D：１つ上のセルをコピー&ペースト
・Ctrl + Y：直前の操作の繰り返し
・Ctrl + P：印刷ダイアログボックスの表示
・Ctrl + 矢印（↓）：データの最後まで移動
・Ctrl + 矢印（↑）：データの頭まで移動
・Ctrl + Shift + L：オートフィルタのON/OFF
・Tab：右のセルに移動
・Shift＋Tab：左のセルに移動
・Alt＋PageUp：1画面左にスクロール
・Alt＋PageDown：1画面右にスクロール
・Alt＋Shift＋矢印（→）：選んだセルの行と列をグループ化
・Shift + 矢印：範囲選択
・Shift＋F11：新しいワークシートの挿入
・Alt＋矢印（→） ＋N：［挿入］タブを表示
エクセルを使って業務効率化を実現
今回は、エクセルを使った業務効率化について解説しました。
エクセルは汎用性が高く、導入コストが低い点が特徴です。また、多くの人が基本的な操作はできると考えられるため、導入ハードルが低い点も魅力的だといえます。
一方で、業務効率化のためには、独自フォーマットを用意する必要があるほか、入力ミスなどが発生する可能性があることも認識しておかなければなりません。
ミスを少しでも減らすためにも、関数やマクロ、ショートカットキーを上手く活用しましょう。
