面接の日程調整メールは、応募企業や人事への印象を大きく左右することもある重要なステップです。効果的な書き方とポイントを学び、返信方法や具体的な例文を把握しましょう。
面接の日程調整メールの重要性と効果
面接の日程調整メールは、スケジュールの調整や予定の確定に不可欠です。適切に書くことで円滑なコミュニケーションが可能になり、面接に臨む前の段階で好印象を与えることができます。
メールでの面接日程調整のポイントとマナー
適切なタイトルと件名の作成方法
面接日程調整する際のメールの件名は、簡潔かつ明確にする必要があります。具体的な日程や目的を含め、相手が一目で内容を理解できるように心がけましょう。
例「面接日程調整のお願い（自分の氏名）」
また、応募先の企業からのメールを返信する際は「Re」を付けたまま返信しましょう。件名を返信のたびに変更してしまうと、企業側で過去のやりとりの履歴を探す際の手間になります。
返信は半日以内に返す
返信メールは、早めの対応が望ましいです。一般的には、相手からのメールを受け取った後、24時間以内に返信することが好ましいです。
また、返信する時間帯は、なるべく応募先の企業の営業時間内に送信するようにしましょう。
「全員に返信」にする
返信メールの宛先のccに、複数のメールアドレスが記載されている場合は、「全員に返信」を選択して返信しましょう。主にメールのやり取りをしている担当者だけではなく、面接担当者や人事関係者などがCCに含まれている場合があります。CCのメンバーにも情報共有をする形で返信します。
現職のメールアドレスは使用しない
面接日程調整の際には、現時点で在籍している会社のメールアドレスは使用しないことが重要です。面接に関連するコミュニケーションは個人用のメールアドレスを使うようにしましょう。
フォローアップの重要性と手法
面接日程調整後のフォローアップは、良好な印象を与える重要な手法です。メールでの感謝の意を示す返信や、日程が確定した場合は再確認のメールを送ることが適切です。
面接日程調整メールの具体的な例文
自分から日程候補を送る場合
【件名】
面接日程調整のお願い（自分の氏名）
【本文】
株式会社●●
人事部 ●●●●様
（部署、担当者の氏名が不明の場合は、採用ご担当者様にする）
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいた●●●●（自分の氏名）と申します。
面接の日程について、ご連絡いただきありがとうございました。
面接を希望する日程を下記に記載いたしますので、
日程のご調整のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
・●月●日（●）●時～■時
・●月●日（●）●時～■時
・●月●日（●）終日可能
ご多忙の折恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
———————————————
自分の氏名
メールアドレス
携帯番号
———————————————
もしくは、日程候補をメールの文章に箇条書きで提示せずに、自分のTimeRexの日程調整カレンダーを提示する方法もあります。
その際は「下記URLが私の空いている日程候補ですので、貴社のご都合がよろしい日程をご選択いただけますと幸いです。」のようにURLを貼り付けて送付します。
日程候補が送られてきた場合
【件名】
※返信があったメールの件名を変更せずそのまま使用する。
【本文】
株式会社●●
人事部 ●●●●様
（返信の署名に記載された部署、担当者名を記載する）
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいた●●●●（自分の氏名）と申します。
面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程で、お伺いいたします。
- 月●日（●）●時～
ご多忙の折、面接の日程をご調整いただきありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
———————————————
自分の氏名
メールアドレス
携帯番号
———————————————
提示された日程で調整できない場合は、希望日を打診
【件名】
※返信があったメールの件名を変更せずそのまま使用する。
【本文】
株式会社●●
人事部 ●●●●様
（返信の署名に記載された部署、担当者名を記載する）
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいた●●●●（自分の氏名）と申します。
面接の日程について、ご連絡いただきありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程での調整が難しく、
再度ご調整をいただくことは可能でしょうか。
ご提示いただいた同日では、●時～■時であれば対応可能でございます。
もしくは別日の下記の日程で対応可能でございます。
・●月●日（●）●時～■時
・●月●日（●）●時～■時
・●月●日（●）終日可能
こちらの都合で大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
お手数おかけし申し訳ございませんが、
何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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自分の氏名
メールアドレス
携帯番号
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確認・変更リクエストへの対応方法
確認や変更のリクエストに対しては、明確かつ迅速な対応が求められます。日程の確認をする場合は、相手の提案を受け入れる旨を明示し、場所や所要時間などの詳細を伝えましょう。変更のリクエストをする場合は、具体的な理由を説明し、提案する代替日程を提示しましょう。相手とのコミュニケーションを重視し、柔軟に対応する姿勢を示すことが重要です。
返信までの期限設定と追跡方法
メールの返信期限設定の重要性
メールの返信期限を設定することは重要です。迅速な返信はコミュニケーション能力の一環であり、相手に対する敬意を示すものです。面接日程調整の場合、24時間以内の返信が望ましいですが、相手の要求や業界の慣例に合わせて適切な期限を設定しましょう。期限を守ることで信頼関係を構築し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
