仕事効率化のカギはGoogleに！おすすめアプリや便利機能を紹介

Googleといえば「検索」や「ブラウザ」というイメージを持つ人も多いでしょう。しかし、Googleのサービスは、いまや仕事効率化には欠かせないツールとなっています。

今回は、仕事効率化におすすめのGoogleアプリ・サービスの便利な使い方を紹介するので、業務に取り入れて効率化を目指しましょう！

仕事効率化におすすめのGoogleアプリ・サービス

Googleのサービスは個人だけでなくチームで情報を共有できたり、サービス同士を連携して利用できたりする点です。また、直感的に操作できるのもGoogleのアプリ・サービスが多く使われるポイントです。

多数あるGoogleアプリ・サービスのなかでも、おすすめなのは次のとおりです。

Google Chrome

種類：ブラウザアプリ

特徴：Googleアカウントがあれば、複数の端末で利用情報を利用できる。拡張機能が豊富

Gmail

種類：無料メールアプリ

特徴：アカウントがあれば複数アドレスを作ることも可能。データはクラウド上に保存される。

Google Meet

種類：ビデオ会議アプリ

特徴：最大250人まで参加可能。Googleカレンダーから招待状を送ることもできる。

Google ドライブ

種類：クラウドストレージサービス

特徴：安全にファイルを保存・共有できる。

Google ドキュメント

種類：ドキュメント作成サービス

特徴：ブラウザ上でドキュメントを作成・共有・編集ができる。操作性は「Word」に近い。

Google スプレッドシート

種類：表計算サービス

特徴：ブラウザ上で表計算を作成・共有・編集ができる。操作性は「Excel」に近い。

どのアプリ・サービスも無料で利用できるので、ぜひ活用してください！

Gmailの便利な使い方

GmailはGoogleの代表的なフリーメールサービスです。アプリやブラウザ上でメールの送受信ができるため、アカウントにログインすれば、複数のデバイスからメールを管理できます。

キャリアメールのように、「キャリアを変更したらメールアドレスが使えなくなった」ということがないため、2004年のサービス提供開始から利用者が増加しています。Gmailのメリットは無料で利用できるだけではありません。

便利な機能を使って仕事を効率化していきましょう！

スヌーズ機能

スヌーズ機能は忙しくて返信が難しいときや、後日対応すべきことが記載されていたときに便利な機能です。たとえば、「手が離せないから3時間後に返信しよう」という場合、次のようにスヌーズを設定します。

Gmailにアクセスする
該当するメールにカーソルを合わせる
時計のマークをクリックする
知らせてほしい日時を選択する

スヌーズ機能は1通だけでなく、複数のメールに設定することも可能です。また、スヌーズ設定したメールはメニューアイコンから「スヌーズ中」を選択すれば、スヌーズを設定しているメールの一覧をチェックできます。

返信が必要な複数のメールにスヌーズ設定しておいて、時間が空いたときにまとめて返信すれば、業務中に逐一メール返信する必要がなくなります。

送信取り消し機能

「作成中のメールを間違って送信してしまった」「宛先を間違えて送信してしまった」という場合、Gmailでは送信取り消し機能が使えます。送信直後に「取り消し」が表示されるので、クリックすれば送信を取り消すことができます。

送信取り消しができれば、相手に間違えて送信してしまったという内容の連絡をしたり、再度正しい内容のメールを送信したりする必要がありません。送信取り消し機能は送信直後にしか使えませんが、取り消しが行える秒数の設定は可能です。

「設定」アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択しましょう。「送信取り消し」の横から、5、10、20、30秒と変更できるので、最大30秒まで送信の取り消しが可能です。

フィルタ機能

フィルタを作成すれば、受信したメールを自動で振り分けることができます。フィルタ機能は検索オプションから簡単に設定可能です。

おもに次のような項目でフィルタを作成し、該当するメールを整理することができます。

送信・受信アドレス
件名
キーワードを含むまたは含まない
メールのサイズ
期間
適用する範囲

フィルタの作成によって振り分けられたメールは、「フィルタとブロック中のアドレス」から確認できます。フィルタを作成しておくことで、メールを振り分ける手間やメールを遡って探す手間が省けます。

Googleドキュメントの便利な使い方

GoogleドキュメントはMicrosoft Officeの「Word」に近い操作性のサービスです。ブラウザ上でドキュメントを作成・編集できるため、場所やデバイスを選ばずに、いつでもドキュメントにアクセスできます。

「Word」との大きな違いは、Googleアカウントがあればインストール不要ですぐに使えることです。また、ドキュメントにアクセスできる範囲や、編集可能なメンバーの設定もできるので、安全にドキュメントを管理できます。

Googleドキュメントを使いこなして、自分が使いやすいようにカスタマイズしてみてください！

提案モード

Googleドキュメントには「編集」「提案」「閲覧」の3つのモードがあります。たとえば部下が作成したドキュメントを確認し校正を行う場合、提案モードで編集すれば、誰がどの部分を編集したかコメントで表示されるので一目でわかります。

提案を受け入れる際は「チェックマーク（承認）」をクリックすると、提案されたとおりの結果にドキュメントが変更されます。ドキュメント上だけで簡単にフィードバックをしたり、受け取ったりすることができるので、連絡や会話で確認する手間が省けるのがメリットです。

アドオン

アドオンとは、いわゆるGoogleドキュメントの拡張機能です。「アドオン」から検索し、インストールすれば、より自分好みにドキュメントを編集できます。

とくにおすすめのアドオンは次の5つです。

Template Gallery for Docs
- テンプレートを検索、挿入できる。
Icons from Flaticon
- フラットアイコンなど、さまざまなアイコンを挿入できる。
Pixabay Free Images
- フリー素材を検索、挿入できる。
Lucidchart Diagrams
- 図形やフローを挿入できる。
Translate+
- ドキュメント上の単語・文章を翻訳できる。ビジネスシーンやドキュメントの用途に応じて、最適なアドオンをインストールしましょう。

Googleスプレッドシートの便利な使い方

Googleスプレッドシートは、Microsoft Officeの「Excel」のような操作性の表計算サービスです。Googleドキュメント同様、ブラウザ上で編集・管理ができ、マクロの利用にも対応しています。

フォントや罫線の種類など、機能がExcelより少ないものの、Excelから移行した人でも違和感なく使えるツールとして使用者が増えています。Googleスプレッドシートも、Googleドキュメントと同じくアドオンがインストール可能です。

自分好みにカスタマイズすれば、さらに利便性を高められます。

アドオン

Googleスプレッドシートのアドオンは「拡張機能」タブをクリックし、「アドオン」を選択します。導入したいアドオンを検索してインストールすれば、すぐに使えるようになります。

数あるアドオンのなかでも、おすすめのアドオンは次のとおりです。

Template Gallery
- ビジネスシーンで活用できるテンプレートを挿入可能。
ProjectSheet Planning
- スケジュールやタスクを入力して、ガントチャートを作成できる。
DigitalStamp4Sheet
- 電子印鑑を捺印できる。
Translate My Sheet
- シート内の単語や文章を翻訳できる。
Mapping Sheets
- リストなどを元にマップを作成できる。アドオンをインストールすれば、資料やリストの作成を大幅にスピードアップさせることも可能です。ぜひ導入して、業務効率化を目指していきましょう！

Googleカレンダーの便利な使い方

Googleカレンダーは、ブラウザやアプリで使用できるスケジュール管理ツールです。個人のスケジュール管理だけでなく、チームのスケジュール管理やタスク管理も可能です。

また、ほかのツールと連携すれば、業務をより効率化できます。

通知設定

Googleカレンダーは、通知をオンにすれば、登録した予定時刻の30分前に通知が来る設定になっています。通知が来る時間は変更したり、回数を増やしたりもできるので、予定を忘れやすい人は自分好みに設定し直しましょう。

また、1日の予定が記載された「予定リスト」を受け取れば、1日の流れや業務量が把握できるため、業務をスムーズに進められます。予定リストの設定方法は次のとおりです。

歯車のアイコンをクリックし、設定を開く
左側「マイカレンダーの設定」からカレンダーを選択
予定リストの横から「メール」を選択する

ほかの通知の受け取り設定や、通知の時間も「マイカレンダーの設定」から変更可能です。

ToDoリストの作成

カレンダー右側の青丸にチェックマークがついているアイコンをクリックすると、ToDoリストを作成できます。その日やることを登録して、終わったら完了させれば、これからやるタスクと終わったタスクが一目でわかります。

また、タスクにはサブタスクの追加も可能です。たとえば「クライアントにアポを取る」というタスクに対して「資料を作成する」というサブタスクを追加しておけば、細かくタスクを管理できます。

日程調整ツールと連携

商談やアポの日程を自動で調整してくれる「日程調整ツール」のなかには、Googleカレンダーと連携できるものもあります。日程調整ツールと連携すれば、手間のかかる日程調整だけでなく、スケジュール登録も自動で行ってくれます。

とくにおすすめなのが、累計利用者数2600万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツール「TimeRex」。Googleカレンダーに登録された自分の予定を考慮して候補日程を自動でリストアップして相手にアプローチできるほか、相手が日程を選択すれば、自動で日程登録が完了します。

毎日の業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ無料で導入してみてください。

ビジネスの日程調整を自動化できるツール｜TimeRex