「業務効率化って具体的に何？」
あらゆる企業や個人にとって、仕事のパフォーマンスを高めるためにも業務効率化は避けては通れない課題です。
一方、業務効率化が具体的に何を意味するのか、疑問に感じる人もいます。
本記事では、業務効率化についてや、その進め方、メリット・デメリット、成功させるために意識すべき注意点とポイントについて解説します。
そもそも業務効率化とは？【生産性向上との違い】
業務効率化とは、手間や時間のかかる作業やムダを省き、業務スピードを向上させることを指します。
業務効率化は生産性向上とよく混同されがちですが、その言葉の意味するものは違います。
業務効率化とは、仕事における「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を省くことです。
一方、生産性向上とは最低限の労力で最大限の成果を出すことを指します。
業務効率化＝生産性向上ではないですが、効率化を進めればおのずと生産性向上に繫がることが多いです。
業務効率化が必要とされる背景
業務効率化が必要とされる背景として、主に以下の3つがあげられます。
- コスト削減
- 働き方改革の推進
- 生産性の向上
会社を運営するには、人件費やオフィスの賃貸料、商品の開発に必要な材料費などのコストは必ずかかります。
ビジネスに必要なランニングコストを抑えれば、企業の利益増大に繫がるため業務効率化が必要なのです。
働き方改革の目的は、主に「柔軟な働き方の推進」、「長時間労働の解消」、「雇用形態による格差の解消」の3点です。
業務効率化により、社員の事情で退職せざるを得ない状況を防止し、負担のかかる長時間労働を改善できます。
企業は働き方改革を推進するためにも、企業は業務効率化を実施する必要があるのです。
また、業務効率化に成功すればおのず個人や企業の生産性が高まります。
商品やサービスの生産効率が高まり、顧客に提供できる商品やサービスの数が今まで以上に多くなるため、企業の利益増大に繫がるのです。
業務効率化の進め方
業務効率化の進め方として、以下の手順があげられます。
- 業務の目的を把握する
- 業務における現状の問題点を洗い出す
- 問題のある作業を効率化する手法を考える
- 効率化を実施して検証する
まずは業務の目的を明確にし、現状の問題点を見つけましょう。
効率化の施策を練っても、業務の目的に沿えなかったり問題点を解決できなければ、満足のいく効果は得られません。
効果的に業務を改善するためにも、業務の残退蔵を把握することが大切なのです。
また「業務の効率化を実施して終わり」ではなく、検証を行い本当に機能しているのか確認しましょう。
どれだけ入念に練った施策でも、思い通りに業務が効率化しない可能性もあります。
業務を最大限効率化するためにも、効果の検証は必要不可欠です。
業務効率化のメリット
業務効率化のメリットとして、以下の
- 社員のモチベーションアップ
- 企業に対する満足度向上や離職率の低下
- コア業務に注力できるリソースが生まれる
社員にとって時間と労力のかかる作業は、ストレスを感じやすいです。
業務効率化を行えば社員への負担が軽減され、仕事に対するモチベーションとパフォーマンスの向上が期待できます。
効率化により働きやすい環境が整うと、社員の満足度が高まり離職率を下げることにも繫がるのです。
また、ムダな業務を省くことで、企業のコア業務に注力できるリソースが生まれます。
業務効率化は、今まで挑戦できなかった事業への着手や、新しいビジネスチャンスをつかむ機会を与えてくれるのです。
業務効率化の注意点
業務効率化の注意点として、主に以下の2つがあげられます。
- コストパフォーマンスが悪いときがある
- 残業時間が減り残業代が減る
例えば、業務効率化を実施する1つの手としてツールの導入があげられます。
ツールには業務を効率化する便利な機能がたくさんありますが、場合によっては使わない機能もあります。
ツールを導入しても、利用しない機能があればコストの無駄使いとなる可能性があるのです。
コストを有効的に使うためにも、適切にツールを選定する必要があります。
ツールによっては利用する機能に合わせた料金プランもあるので、自社の業務内容に合わせたプランに登録することをおすすめします。
無料トライアル期間が設定されているツールもあるので、一度お試しすることも可能です。
また業務効率化は、社員の労働時間を短縮できるとともに残業時間がなくなります。
残業代がなくなれば給与が減少するので、社員によっては仕事に対するモチベーションが低下する可能性があるのです。
社員のモチベーションを保つためにも、手当・ボーナスの支給や福利厚生サービスを充実させましょう。
業務効率化におけるポイントと注意点
業務効率化を成功させるために押さえるべきポイントと注意点は、主に以下の通りです。
効率化は1つずつ行う
業務効率化を成功させるためにも、一度に複数の効率化の導入は避けるべきです。
一度に複数の施策を導入すると、社員の手が回らなくなり、結果的に全ての仕事が中途半端になるケースもあります。
また複数の効率化を行えば社員への負担が大きく、不満を与えてしまうのです。
焦らず1つずつ施策を実行し、効果があれば次の施策を試すことを意識しましょう。
目的や目標を全体に共有する
業務の効率化を実践する際は、社内に目的と目標を事前に共有しましょう。
「新しい手法で業務を行ってほしいと指示があったから従う」といった受け身の姿勢では、効果的な効果は得られません。
施策の目的が分かっていないと、社員に浸透せず協力を得にくくなります。
また、効率化の段取りが分かっていないと、逆に作業工数が増えたり業務にミスが起こる可能性もあるのです。
業務効率化を成功させるには、目的や目標を具体的に知らせることが大切です。
「なぜ効率化が必要なのか」、「新しい業務プロセスがどのように効率化に繫がるのか」などを理解して貰いましょう。
社員に効率化の目的や目標に納得してもらうことで、主体的に業務へ取り組むように促すのです。
操作しやすいツールを選ぶ
業務業務効率化にツールを導入する際は、その操作性について確認しておきましょう。
社員によっては、ツールの操作が難しい場合があります。
使いにくいツールであれば、社員は操作に時間がかかり逆に業務効率が低下する可能性があるのです。
事前に導入目的や操作方法について詳しく説明することが大切です。
また、実際に現場で働いている社員にしかわからない問題もあるので、しっかりと話し合いながらツールを選定しましょう。
効率化のフィードバックを行う
業務効率化を成功させるためには、効率化のフィードバックを行いましょう。
どれだけ戦略を入念に練ったとしても、必ずしも全ての効果が発揮するとは限りません。
効率化の方法が合わず、逆に業務の質が低下する場合もあります。
そのため、実施した効率化に関する検証は、必要不可欠なのです。
施策の精度やパフォーマンスの向上のためにも、効率化のフィードバックは必ず行いましょう。
業務効率化で働き方改革を進めよう！
業務効率化を行うことで、働き方改革を推進できます。
社員が安心して働ける労働環境の構築は、結果的に企業の利益に繫がります。
業務を効率化することで、生産効率アップやコストが削減され会社の利益が期待できるのです。
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