政府が推進する「働き方改革」により、テレワーク導入企業が増加しています。
テレワークでは、コミュニケーション不足になりやすいといったデメリットもありますが、それを補う上でもweb会議が重要です。
そこで当記事では、テレワーク時の会議のやり方や必要なもの、注意点などを解説します。
テレワーク時にweb会議を導入するメリット
場所を選ばない
パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスとインターネット環境さえあればどこでも会議が行なえます。
時間とコストを削減できる
web会議は参加者のスケジュール調整や会議室への移動時間が削減できます。
また、移動のためにかかる交通費など様々なコスト削減も実現できます。
情報共有しやすい
web会議では画面を表示できるため、参加者同士の情報共有が容易に行なえます。ペーパー資料も必要がなくなるためコピー出力費が削減でき、資料紛失や置き忘れといったリスクも減らすことができます。
コミュニケーションがとりやすい
電話やメールでコミュニケーションをとるよりも、リアルタイムで映されるお互いの表情で、雰囲気もわかりやすくなります。
また、遠方の人や子育てや介護で家を離れられない人でも参加しやすくなります。
テレワーク時の会議で必要なもの
デバイス（パソコン、スマートフォン、タブレット）
テレワーク時の会議でスムーズなやり取りを行なうのであれば、高機能なパソコンが最も望ましいです。
パソコンはカメラが内蔵されているかを確認し、内蔵されていない場合は外付けのカメラが必要になります。
また、スマートフォンやタブレットを使ってweb会議を行なう場合はアプリのインストールが必要で、会議中にブレないよう固定器具は用意した方がよいでしょう。
インターネット環境
web会議を行なう際は、インターネットの通信環境が安定しているところで行ないましょう。会議中に映像がフリーズしたり、音声に乱れがあると、会議の進行を滞らせてしまうことにもなるため、事前確認が重要です。
また、web会議は使用するデータが大きいため、Wi-Fiへの接続がおすすめです。
マイク・イヤホン・スピーカー
少人数の会議であれば、パソコンに内蔵されたマイクやスピーカーでも問題はありませんが、マイク付きイヤホンがあれば相手の声が聞き取りやすくなり、自分の声もより鮮明に届けることができます。
また、大規模な会議の場合は人数によって連結できる拡張性の高いマイクとスピーカーを別に用意した方がよいでしょう。
テレワーク時の会議を行う上で注意しておくべきポイント
会議の目的を明確にし共有する
テレワーク時のweb会議では事前に目的を明確にし、参加者全員で共有しましょう。どんな内容で何について議論し合うかが明確だと、話が脱線せずスムーズに進行します。
資料をまとめ共有する
会議に使う資料をフォルダにまとめておくと、会議中でも必要な書類を共有することができます。
接続確認を行なう
web会議は事前にシステムの接続確認をしましょう。インターネット環境が安定して、接続が遮断されることはないか、ツールがバージョンアップされていないかを前もって確認しておくと、会議が滞らずに進行できます。
会議の終了時間を決める
対面式で行われる従来の会議も同じですが、会議の終了時間を決めておいた方が生産性は高まります。
特にweb会議の場合は基本的には終始画面を見続けることになるため、集中力が続きません。そのため、タイムスケジュールを作っておくと進行状況を全員で把握できるため、会議がスムーズに進みます。
相手の発言が終わるまで待つ
相手の話が終わらないうちに話し始めると声がかぶってしまい、参加者が聞き取りづらくなってしまいます。web会議では相手の話にかぶせず、発言が終わるのを待ってから話すのが基本となります。
司会がいる場合は順に意見を求めたり、挙手した人に任せると全員が話しやすく、聞き取りやすくもなります。
ゆっくりハキハキと話す
マイク性能によっては聞き取りにくく、タイムラグが発生すると話しの始まりの終わりがわかりづらくなることもあります。
web会議では普段よりもゆっくりハキハキ話すようにしましょう。
発言しない時はマイクをミュート（消音）にする
会議中にちょっとした動きによる音や咳払い、資料のページをめくる音やタイピングの音をマイクが拾ってしまい、発言者の声を聞き取りづらくすることがあります。
自分が発言するときはマイクをミュートにしておくことがマナーです。
背景の映り込みに注意する
テレワークによるweb会議を自宅で行なう場合は、背景にモノが散らかっている様子が映らないよう注意しましょう。
何もない壁の前か、シンプルなカーテンの前にカメラを設置するとよいでしょう。
雑音や騒音に注意する
家族の声や生活音、外部の音などが入らないよう静かな場所でweb会議に参加しましょう。自宅であれば事前に家族に音を立てないようお願いしたり、自宅以外の場合はワーキングスペースやネットカフェなどを利用するようにしましょう。
テレワーク時の会議のやり方
テレワーク時の会議はweb会議がおすすめです。
web会議ツールには様々なものがありますが、ここではZoomを例に挙げ、会議のやり方を解説します。
主催者側のやり方
Zoomを使用してweb会議を行う場合は、まずツールを立ち上げて「新規ミーティング」か「スケジュール」を選択します。
「新規ミーティング」は参加者の準備がすでにできており、すぐに会議を始めたい場合に選びます。
「招待」ボタンで参加者を招待し、ミーティングのURLは画面下部にある「URLをコピー」から取得し、参加者へメールなどで送ります。
一方、「スケジュール」はすぐに会議を開催せず、日時を指定し会議を開催する場合に選びます。
「ミーティングをスケジュール」という設定画面が立ち上がるので、ミーティングIDとパスワードを入力し、音声に関わる機器を選びます。
いずれの方法でも会議終了後は主催者がミーティングを終了させます。画面下の「ミーティングの終了」もしくは「ミーティングから退室」をクリックするだけで終了となります。
参加者のやり方
主催者から送られてきたURLをクリックすることでweb会議に参加することができます。
その他、Zoom画面の「参加」をクリックすることでもweb会議に加われるケースもあります。
ミーティングID、名前、パスワードを入力し、主催者から入室許可が出されれば会議に参加することができます。
テレワーク時の会議におすすめのツール
Zoom
Zoomは無料で使えるweb会議用ツールで、最大100名、40分のミーティングが可能です。
アプリがなくてもブラウザからミーティングに参加することが可能です。
Zoomではミーティングを録画できる他、参加者のカメラを並べて表示できるため、会議をスムーズに行なえます。
有料版は無料版に比べ参加できる最大ホスト数が多くなり、会議の時間も制限なしとなります。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは最大10,000人の大規模ライブイベントも可能なので、web会議ばかりでなく、全社のイベントやウェビナーなどの開催にもおすすめです。
また、Microsoftのツールであるため、WordやExcelといったオフィス製品とシームレスな連携が可能で、共同編集もできます。
さらにキーボード入力音など、リアルタイムノイズ抑制機能もあるため、会議にありがちな余計な音もシャットアウトしてくれます。
Google Meet
Google Meetは無料ビデオ通話ツール「Googleハングアウト」のビジネス版で、最大100人以上の同時接続が可能なため、web会議におすすめです。
また、Googleが運営しているため高度なセキュリティで安心です。
Google Meetはwebの他、iOS、Androidにも対応しているので、パソコン、スマートフォン、タブレットといったあらゆるデバイスで使用することができます。
テレワーク時の会議はweb会議を賢く活用することが大切です
テレワーク時の会議としてweb会議を導入する際は、社内環境の整備から始め、web会議ツールを導入し、各種機器の設置や会議で使用する資料を共有します。
web会議を行うことは、従来の対面式での会議より時間やコストの削減につながることも多いので、継続してweb会議を賢く活用することが企業にとって重要になります。
