「Webexパーソナル会議室について知りたい」
コロナ禍による感染症対策やテレワークの普及によって、取引先や社員同士など複数相手とのWeb会議をする会社が増えつつあります。
Webexパーソナル会議室は、会議主催者が複数のWeb会議をするために有用です。
本記事は、Webexパーソナル会議について徹底解説します。
Webexのパーソナル会議室とは？
Webexパーソナル会議室は、24時間アクセスできる自分用のバーチャルな会議室です。
自分専用のスペースのため事前予約をする手間がかからず、いつでもWebexのパーソナル会議室を利用できます。
Web会議出席者は、パーソナル会議室のリンクや招待メールなどから簡単に会議へ参加することが可能です。
Webexのパーソナル会議室のメリット
Webexパーソナル会議室のメリットは、主に以下の点があげられます。
- 会議室のリンクを知っていればすぐに参加できる
- 少人数の会議に適している
Webexのパーソナル会議室は、会議室のリンクを知っていればすぐに参加できます。
パーソナル会議室は、会議室のURLやビデオアドレス、コールイン番号が変わらないのでリンクを知っているだけで入室できるのです。
また、パーソナル会議室は少人数の会議に適しています。
パーソナル会議室は、参加者とリンクを共有するだけで、インスタントメッセージを開始できるので少人数の会議に向いているのです。
Webexのパーソナル会議室の注意点
Webexパーソナル会議室の使用には、セキュリティに注意する必要があります。
パーソナル会議室は、会議室リンクを知っていれば誰でも参加できてしまうため、セキュリティ面で不安が残ります。
リンクを知っているだけで参加できることから、第3者が関係者になりすまし社員の個人情報や顧客情報を覗き見るなどのリスクがあるのです。
社外秘の情報や社員の個人情報の漏洩は会社の信用を著しく落とす可能性があるため、適切にセキュリティ対策をしリスクに備えましょう。
Webexのパーソナル会議室の使い方
Webexパーソナル会議室の使い方は、以下の通りです。
基本設定
Webexパーソナル会議室の基本設定の手順は、以下の通りです。
- Webexサイトにログインして、基本設定からパーソナル会議室に移動する
- パーソナル会議室の名前を1~128文字で入力する
- 新しいIDを設定してパーソナル会議室のリンクを編集する
パーソナル会議室のリンクの編集には、以下の条件があります。
- 1〜64文字の長さであること
- 1文字以上の英字が含まれていること
- ハイフン・ピリオド・下線を除く記号または特殊文字が含まれていないこと
- パーソナル会議室のリンクがすでに使用されていないこと
- ミーティング開始後の自動ロック設定をする
自動ロックをオンにして、自動ロックまでの時間を指定してください。
ミーティングを自動ロックすることで、出席者は承認されるまで入室できなくなるのでセキュリティ対策に効果的だからです。
バージョン41.12以降では、パーソナル会議室のミーティングは、デフォルトでロックされます。
- 「退席中に誰かがパーソナル会議室に入ったらメールで知らせる」をオンにする
上記設定をオンにしておくと、誰かがパーソナル会議室に入った時にメールで通知されます。
- 「マイパーソナル会議室のミーティングで共同主催者を許可する」をオンにする
共同主催者を許可する場合は、次のオプションを選択してください。
- 「マイパーソナル会議室のミーティングの共同主催者を選択する」
- 「このサイトの主催者アカウントを持っていて、最初にマイパーソナル会議室のミーティングに参加した人が共同主催者になります」
- 「このサイトの主催者アカウントを持っている全ての出席者は、マイパーソナル会議室のミーティングに参加すると共同主催者になります」
なお、共同主催者を指定する場合は、カンマまたはセミコロンで区切ってメールアドレスを入力してください。
- 「コンテンツの共有」で「マイパーソナル会議室でのコンテンツ共有を誰にでも許可」をオンまたはオフにする
- 出席者のミュート設定をする
参加者が発言する場合に備えて、ミュートを解除する方法を以下から選択してください。
- 「主催者と共同主催者に参加者のミュート解除を許可する」
- 「ミーティングの出席者が各自でミュートを解除することを許可する」
- 「出席者がミーティングに参加する時は常にミュートに設定する」
- 「保存」で設定を保存する
出席者の招待
出席者を招待する方法は、以下の通りです。
- メールまたはインスタントメッセージで固有のURLを共有する
- Microsoft OutlookとWebexを連携している場合はOutlookから出席者を招待する
パーソナル会議室の中から、ミーティングコントロールの「詳細オプション」にある「・・・」から「招待と催促」に進んで指示に従って設定しましょう。
会議室のロック
パーソナル会議室のセキュリティを重視する場合は、ミーティングのロックをおすすめします。
パーソナル会議室をロックしない場合、パーソナル会議室のURLを知っていれば入室できることからセキュリティに不安が残ります。
ミーティングのロックとロック解除の切り替えは会議中にもできるので、基本設定で自動ロックをオンにしておきましょう。
バージョン41.12以降は、パーソナル会議室のミーティングはデフォルトでロックされているので、出席者の会議への参加を許可する作業が必要です。
ミーティングへの参加
パーソナル会議室は、マルチデバイスに対応しておりスマホなどのモバイル端末から参加できますが、今回はPCからの参加手順を説明します。
パーソナル会議室のミーティングへの参加手順は、以下の通りです。
- 招待メールを開いて「ミーティングに参加する」をクリックする
- 「Webexを開く」または、「ミーティングを開始」をクリックする
- ミーティングに参加する名前を入力してサインインする
- メールアドレスを入力する
- 招待メールに記載されたミーティングパスワードを入力する
- 音声と映像を確認・設定する
- 参加者に挨拶したい場合は「Unmute」をクリックする
- 参加時に自分の映像を表示する場合は「Start video」をクリックする
- 「ミーティングに参加」をクリックする
ミーティングの開始
Webexパーソナル会議室でミーティングを開始する手順は、以下の通りです。
- Webexサイトにサインインする
- サイトの「パーソナル会議室」のセッションを選択する
- 「ミーティングを開始する」をクリックする
Webexパーソナル会議室はロック機能を活用しよう！
Webexパーソナル会議室でミーティングをする時は、ロック機能でセキュリティ対策が必須です。
会議室をロックしなければ、会議室のリンクを知っているだけで入室できてしまうため、セキュリティに不安が残ります
バージョン41.12以前のバージョンでは、自動ロックの設定をオンにする必要があるので確認が必要です。
パーソナル会議室のロック機能を活用し、安全なミーティングをしましょう。
