政府が推進する「働き方改革」の一環で、企業での導入が増加しているのがweb会議です。
webex meetingsはweb会議用の人気ツールの一つで、在宅勤務者の中にはスマホから接続する人も大勢います。
そこで当記事では、webexのメリットや使い方、スマホから接続する方法などについて解説します。
Webex Meetingsとは？
webex meetingsとは、映像と音声を使ったミーティングやセミナーを開催することのできるオンラインコミュニケーションツールです。インターネットに接続できるデバイスから簡単に利用することができます。
webex meetingsはアメリカのシスコシステムズ社が提供しており、オンラインコミュニケーション全般を「ミーティング」と呼んでいます。そして、このミーティングを主催する人を「主催者」、参加者を「参加者」もしくは「ゲスト」と呼んでいます。
主催者が開催するミーティングにゲストとして参加することで、主催者と自分と他の参加者とリアルタイムでオンラインコミュニケーションができます。
基本的な仕組みはZoomと変わらず、操作画面もZoomに似ているため、Zoomを利用したことのある人なら簡単に利用することができるでしょう。
これは、Zoom創設者がwebex meetings開発メンバーであることから仕組みや操作が似ているのです。
Webex Meetingsのメリット
ゲストは登録不要
webex meetingsのミーティングにゲストとして参加するのに、特別な準備は不要です。
パソコンの場合はブラウザのみで参加できますが、初回だけプラグインのインストールが必要になります。
webex meetingsのミーティングには主催者が会議をしているサイト（http://xxx.webex.com）やwebex meetingsのホームページに会議番号（ミーティング番号）を入力することで参加できます。
webex meetingsのアカウントが必要になるのはミーティング主催者側だけであり、参加するだけであれば、アカウント登録は必要ありません。
16か国語に対応
webex meetingsは英語や日本語だけではなく、フランス語、中国語、イタリア語、韓国語など計16か国語に対応しています。
そのため、海外の人とのミーティングもスムーズに行なうことができます。
色々な媒体からアクセスが可能
webex meetingsはパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからもミーティングに参加することができます。
インターネットの通信環境は年々整っており、マルチデバイスを使って仕事をする人も増えているため、とても便利だといえます。
同時接続は100人まで
webex meetingsは100人まで同時接続が可能なため、大人数でのミーティング利用にとても便利です。
人数によっては有料版を勧められるツールが多い中、無料で使えるというのは大きなメリットでしょう。
安心のセキュリティ体制
webex meetingsは主催者がセキュリティ機能を細かく設定できるため、安心して利用することができます。
例えば、ミーティング参加者を自社のドメインやメールアドレスを持つ人だけに限定する、SSO（統一認証）やPKI（公開鍵暗号方式）で承認を得られた人だけに限定するなど、目的に応じてセキュリティ体制を強化することができます。
また、通信経路の映像や音声、データはすべて暗号化されていて、さらにデータセンター内でも暗号化することにより、すべてのデータ通信領域で暗号化することが可能です。
さらに、シスコシステムズ社にはセキュリティと信頼に関する独立した組織があり、万が一、セキュリティ面で何らかの問題が発生してしまったときは、きちんと情報開示を行なっているため、信用できるといってよいでしょう。
なお、webex meetingsは、FISC（The Center for Financial Industry Information Systems：公益財団法人金融情報システムセンター）という、セキュリティが非常に厳しい金融情報システムの安全基準を満たしているため、堅牢性も高いため安心です。
アンケート機能を利用可能
webex meetingsにはアンケート機能が付いているので、ミーティング中に参加者からアンケートを取ることができます。
参加人数が多いアンケートでも、集計もしてくれるため、とても便利です。
Webex Meetingsの主な機能
カスタムレイアウト
webex meetingsの画面は、参加者がフォーカスしたいものや人に合わせて自由にレイアウト変更することができるため、見やすさからミーティングがスムーズに進行します。
背景ノイズの除去
インターネット通信環境により、ミーティング中の背景にノイズが生じることもありますが、webex meetingsは高度なノイズ除去と音声強調機能によって、気を散らすものや中断を減らします。
資料共有
webex meetingsは資料を参加者の画面に映しながら説明することができます。
・プレゼンターが使用している画面または一つのアプリの画面を共有
・資料自体を参加者に共有しつつ画面を共有する
などの使い方ができるため、ミーティングでの参加者の理解度も増します。
ジェスチャー認識機能
ミーティングをしている中で、マイクをONにして発言するほどではないものの、何かしら反応を示したい場合に、ジェスチャーをするとそれが認識され、絵文字となって画面表示されます。
例えば、親指を立てた「グー」のジェスチャーを行なうと、それが絵文字となって表示されるため、ミーティングを楽しむことができます。
自動文字起こし
webex meetingsはミーティングでの発言を自動で文字起こしし、記録してくれるので、参加者はメモを取る必要がなく、会話に集中することができます。
ブレイクアウトセッション
webex meetingsには「ブレイクアウトセッション」と呼ばれる機能があります。
これは、一つのミーティングルームを小さくグループ化できる機能です。
そのため、一つの議題に対しグループ分けをしてディスカッションすることができるため、大人数参加のミーティングでも効率よく進行することができます。
Webex Meetingsをスマホから接続する方法
招待されたメールを確認する
webex meetingsをスマートフォンから接続するには、まずアプリをインストールする必要があります。
ミーティング主催者から初めて招待を受け取った場合、リンクをタップすると、アプリのダウンロード画面が表示されるので、アプリをインストールしましょう。
一度アプリをインストールしてしまえば、次回以降はリンクをタップするだけですぐに参加することができます。
参加者の情報を入力する
アプリが起動した後、自分の名前、メールアドレスを入力し、「OK」をタップします。
ビデオの設定を開始する
「インターネット通話」をタップすると、音声の送信を許可できます。
ビデオの送信を許可する
次に「自分のビデオを開始」をタップすると、自分の映像がプレビューで表示されるので、きちんと映っているか確認しましょう。
ビデオが送信される
ミーティングの主催者は画面の上部に顔が表示され、参加者は下に表示されます。
iOS版について
iPhoneやiPadといったiOS版アプリはApp Storeから「Cisco Webex Meetings」を検索し、ダウンロードしましょう。
Android版
AndroidスマートフォンやタブレットといったAndroid版アプリはGoogle Playから「Cisco Webex Meetings」を検索し、ダウンロードしましょう。
webex meetingsは遠隔の人とのコミュニケーションをスムーズにしてくれます
webex meetingsは、遠く離れた場所にいる人同士でも簡単にミーティングを行なえる便利なツールです。
パソコンをはじめ、スマートフォンやタブレットでも利用できるため、外出先からでも気軽にミーティング参加が可能になります。
ただし、人通りの多いところや電車内などでの使用は周囲にいる人に迷惑を与えてしまうため、ルールやマナーを守って使うようにしましょう。
