政府による「働き方改革」の一環で、web会議やチャットなどを利用しオフィス以外の場所で働く人が増えています。
webexはオンラインでミーティングやチャットなどができるツールで、多くの人に支持されています。
そこで当記事では、webexの基本的な機能やチャットメッセージの送信法などについて解説します。
webexとは
webexとはアメリカのCisco Webex社が提供しているweb会議システムです。正式には「Cisco Webex Meetings」と呼ばれています。
web会議システムでは他にZoomやMicrosoft Teams、Google Meetが有名ですが、webexは他のweb会議システムに比べ、セキュリティと通信の安定性に定評があります。
それはCisco Webex社の親会社であるCisco Systems社は、世界最大のネットワーク機器開発会社であり、セキュリティと安定した通信環境づくりを得意としているからです。
webex導入のメリットとは
ネット接続で利用が可能
クラウド型なので、インターネットの通信環境が整っていれば、どこからでも利用することができます。
移動中でパソコンが利用できないような場合でも、スマートフォンで利用もできるため便利です。
参加者は登録不要
web会議に招待された参加者は、webexアカウントをわざわざ作成しなくても参加することができます。
多言語に対応
webexは英語や日本語ばかりではなく、フランス語、イタリア語、中国語、韓国語など、多言語対応がされているため、外国人との会話もスムーズに行うことができます。
セキュリティ体制がしっかりしている
web会議を行なう際、自社のドメインやメールアドレスを持つ人だけに限ったり、SSO（統一認証）やPKI（公開鍵暗号方式）で承認を得られた人のみに限るなど、主催者がセキュリティ機能を細かく設定することができるため、安心して使うことができます。
また、通信経路にあるデータ、映像や音声はすべて暗号化されており、さらに、データセンター内でも暗号化されているので、すべての暗号化からセキュリティを強固なものにしています。
webexの基本的な機能
Webミーティング機能
webexは「世界で最も利用されているweb会議システム」と言われており、Zoomなどとともにそのミーティング機能は高い知名度を誇っています。
なお、webex meetingには以下の権限があるのが特徴です。
主催者
ミーティングの開始・終了を行うほか、プレゼンター権限の設定、ブレイクアウトセッションの制御、参加者のロビーへの移動・入場、Slidoの起動、録画などです。
また、参加者のマイクミュート設定も行なえます。
共同主催者
主催者とほぼ同じ権限を持っています。
プレゼンター
コンテンツの共有が可能です。主催者が「誰でも共有化」に設定している場合は、コンテンツを共有すると自動的にその人がプレゼンターとなります。
一方、「誰でも共有化」に設定していない場合は、主催者と共同主催者が設定したプレゼンターだけ、コンテンツの共有や投票の管理を行なうことが可能になります。
参加者
カメラ映像の送信や、自分でマイクミュートの解除を行なうことができます。
しかし、主催者が「出席者が各自でマイクミュート解除することを許可する」の設定をしていない場合は自分でマイクミュートを解除することはできません。
通話機能
webexの通話機能は「webex calling」と呼ばれており、固定電話回線や主装置などの宅内設備がいらずに利用できるクラウド電話サービスです。
社内では電話が無料になり、取引先などには現在利用している固定電話番号をそのまま利用できるのでとても便利です。
webex callingには以下の機能があります。
外線通話
東京03、大阪06などの固定電話番号での発着信が可能です。また、050番号の利用も可能です。
内線通話
内線番号での通話ができます。
マルチデバイス
IP電話機、パソコン、スマートフォン、タブレットなどのデバイスで利用することができます。
代表番号発信
発信の際、事前に設定した代表番号を通知することができます。
同時鳴動
事前設定した対象電話をグループとして作成し、同時に呼び出すことが可能です。
通話保留転送
電話応答中に通話を保留し、他の端末に転送することが可能です。
ピックアップ
着信電話とは異なる端末から、代理で応答することができます。
着信転送
話し中・無応答・無条件・スケジュールでの転送設定ができます。
留守番電話
相手が着信不在の時にメッセージ録音が可能です。
パーク保留・応答
着信の際に通話をパーク保留し、パークグループ内の端末から応答することができます。
自動音声応答
着信時に自動音声応答を行なえ、設定したアナウンスを流したり、転送することも可能です。
発信規制
国際通話など、特定の通話の発信を許可またはブロックすることが可能です。
企業電話帳
本サービスに登録された企業内のコンタクト一覧を表示し、ダイレクトに発信することができます。
どこでもオフィス
企業の電話番号を使い、指定の端末から発信することが可能です。
webex messaging
有料版webex messagingを同一アカウントで使用することができます。
チャット機能
webexにはチャット機能もあるため、会議以外の時間にもメンバー同士で共同作業を継続することができます。
業務に関連したスペースを作成することで、会議の前、最中、会議後もチームとつながることができます。
そのため、社内ばかりでなく、社外メンバーとも同じスペースでコラボレーションが可能になります。
webexのチャット機能は個別またはグループ宛でいつでもどこからでもメッセージを送ることができます。
さらに、メッセージテキストは簡単に編集、削除、転送、フラグ付け、固定、及び未読としてマークすることもできます。
また、どんなに大きなファイルでも安全なスペースの中に送信することができます。
ファイルは整理され、検索も可能でチャットの内容とともに保存されるため、いつでも見直すことができます。
画面共有
webexは特定のWord、Power Pointなど、ファイルまたはドキュメントを個別に共有することができます。
また、生産性向上ツールやウェブブラウザなど、アプリケーション全体を共有することもできます。
さらに、開いているものや表示しているものすべて含めて画面全体を共有することも可能です。
webexはオフィス以外でも様々なデバイスからリアルタイムで、アプリケーションまたは画面全体をリモートの出席者とともに共有することができます。
webexでチャットメッセージを送信するには
webミーティングやイベント中に、プレゼンターは参加者に対し、チャット権限を指定することができます。
チャット権限は、どの参加者がチャットメッセージを送れるかを決めるものです。
チャットメッセージを送信するには
1.ミーティングウィンドウの右下にあるリンクから「チャット」パネルを開きます。
2.「送信先」または「宛先」ドロップダウンリストから、メッセージの受信者を選びます。
3.チャットテキストボックスにメッセージを入力し、キーボードのEnterを押します。
webexはメンバー間のあらゆるコミュニケーションを可能にします。
webexは、使用可能なデバイスが様々なので、いつでも、オフィス以外からでも簡単に利用することができます。
また、web会議ばかりでなく、通話機能やチャット機能、画面共有機能なども充実しているため、会議後もメンバー同士で資料をもとに共有しながらコミュニケーションを図ることができるため、共同作業を継続して行なうこともできます。
webexは、無料版の場合、参加可能な人数は100名、有料版の場合は最大200名まで参加ができるため、大人数でのweb会議やプロジェクトなどには大変有効なツールといえます。
さらに、見た目がシンプルで誰でも使いやすく、海外ではメジャーな製品のため、海外とのやり取りがしやすいといった利点もあるため、特に大企業には向いているといえるでしょう。
