コロナ禍によって爆発的にユーザー数が増えたWeb会議システムといえばZoomです。
最近では、Zoomを使ってオンライン面接を実施する企業が増えています。
本記事を読まれてる方の中には「Zoomを使って効率的に面接を実施したい」と考えている方もいるでしょう。
しかし、ただ実施するだけではオンライン面接を成功させられないのが実情です。
そこで本記事では、Zoomでのオンライン面接の流れやコツなどについて紹介していきます。
実施時の注意点も紹介していくので、Zoomでのオンライン面接に不安を持つ採用担当者はぜひ参考にしてください。
Zoomでのオンライン面接の流れ
Zoomを使ったオンライン面接では、当日は下記のような流れで進行します。
- 必要な機器・場所を準備する
- ミーティングパスを発行する
- 候補者の入室を許可する
大まかな流れとしてはたった3つのプロセスですが、いくつか大切なポイントがあるので解説していきます。
必要な機器・場所を準備する
まず、Zoomでのオンライン面接で次の機器・場所を準備します。
- パソコン
- インターネット環境
- 会議室などの実施場所
基本的にはパソコンに内蔵されたカメラ・マイクを使用するため、これらを別途用意する必要はありません。
ただし、内蔵されたカメラ・マイクの品質に問題があれば、別途用意する方が面接をスムーズに進められます。
インターネット環境の安定さは重視しましょう。Zoomはインターネットを通じてコミュニケーションを取るツールなので、オンライン面接実施時は安定性が命です。
可能なら有線LANを使用してください。無線LANを使用する場合は、電波条件の良い場所を選びましょう。
オンライン面接の実施場所が採用担当者のデスクでは、背景にいろいろと写ってしまい候補者からの印象が悪くなります。
できれば会議室など、背景に何も映らない場所を選びましょう。
ミーティングID・パスを発行する
Zoomではオンライン面接ごとにミーティングID・パスを発行します。
これはオンライン面接実施時の3日前には発行しておきましょう。
ミーティングID・パスの共有が前日や当日になってしまうと、候補者がスムーズに参加できない可能性があります。
ZoomのミーティングID・パスは発行されてから30日間有効なので、発行がオンライン面接日の1週間前でも問題ありません。
候補者の入室を許可する
オンライン面接当日、開催時間5分前くらいに入室する候補者がほとんどです。
ホストである採用担当者はここで入室を許可するわけですが、自分の身なりを改めて確認しましょう。
身なりのだらしない候補者の落選確率が高いように、採用担当者の身なりが悪いと候補者は入社意欲を失ってしまいます。
会社のブランドを保ち、入社意欲の高いままオンライン面接に臨んでもらうためにも入室を許可する前に最終チェックを行なってください。
Zoomでのオンライン面接を活かすコツ
Zoomでオンライン面接を行うメリットは、効率良く幅広い人材を募集できる点です。
このメリットを最大限活かすために、4つのコツを押さえておきましょう。
候補者への案内を徹底する
候補者への案内が不足したことにより、オンライン面接がスムーズに進まない、あるいは開催できなかったケースがあります。
下記のような案内を徹底し、当日はスムーズにオンライン面接を実施できるようにしてください。
- オンライン面接の開催日時
- 使用するWeb会議ツール（Zoom）
- 当日使用するミーティングID・パス
- Zoomの入室方法
- 通信環境を確認する旨
- 静かな場所から参加してほしい旨
静かな場所を選ぶ
Zoomでオンライン面接を実施する際は、採用担当者自身も静かな場所を選びましょう。
周囲の雑音が入ってしまうと候補者は面接に集中できません。
また、背後から聞こえる会話の中に機密情報が含まれている可能性もあるためセキュリティ面も良くありません。
採用担当者と候補者の双方が集中してオンライン面接に取り組めるよう、必ず静かな場所を選びましょう。
アイスブレイクを取り入れる
アイスブレイクとは、緊張を和らげるために行う5分程度の談話です。
オンライン面接が初めてという候補者も多いため、緊張を和らげるためにもアイスブレイクを実施してください。
緊張していては上手く自己アピールできず、採用担当者にとっても候補者のポテンシャルを測りにくくなってしまいます。
また、全ての候補者に対して同じアイスブレイク（同じような談話）を行うと、それに対する反応の比較が行えます。
アイスブレイクも面接の一環と考えましょう。
面接を録画する
Zoomを使ったオンライン面接の良いところは録画できることです。
採用担当者の主観で感じたことだけでなく、候補者のありのままを関係者全員と共有できます。
採用予定部署からの意見も反映したい場合は、必ず録画して関係者全員で視聴しましょう。
Zoomでのオンライン面接実施時の注意点
Zoomでのオンライン面接は思いのほかスムーズに進まないことがあります。
そこで改めて、オンライン面接実施時に注意すべきポイントを解説します。
アプリの事前インストールを促す
Zoomのアプリを事前にインストールするよう候補者に呼びかけましょう。
インストール自体は数分で完了するものの、当日に行うと開催時間に影響が出る可能性があります。
また、事前にZoomの使い方を学んでもらうためにも大切なポイントです。
実施前にカメラを調整する
Zoomは設定からカメラ機能を調整できます。主に次のような調整が可能なので、実施前に必ず確認しましょう。
- 外見補正
- 低照度調整
- ビデオに参加者名を表示
- 音声参加者を非表示
- 発言中、自分をアクティブ発言者とみなす
実施前にマイク・スピーカーを調整する
Zoomではマイク・スピーカーの調整も可能なので、こちらも実施前に必ず確認しておきましょう。
- スピーカーの出力レベル
- 出力方法の選択
- マイクの入力レベル
- 入力方法の選択
- 背景雑音の抑制
- 参加時のミュート設定
- スペースキーでミュート解除
- エコー除去
カメラ、マイク、スピーカーの調整次第でオンライン面接の快適さが大きく変化します。
面接採用者にとってはもちろん、候補者にとっても快適に見聞きできる環境を整えましょう。
周囲に雑音がないかチェックする
オンライン面接実施時は、周囲に雑音がないか必ずチェックしてください。
Zoomにはノイズキャンセリング機能がありますが、完璧な性能ではありません。
多からず雑音が入ってしまうため、オンライン面接の妨げになります。
「雑音が入らないこと」は候補者に対しても徹底するよう呼びかけてください。
やはりカフェなど公共の場から参加されると雑音が多く、面接に集中できません。
最近では安価なリモートワークスペースが充実しているため、必要とあればそういった施設を利用するよう促しましょう。
オンライン面接において大切なこと
Zoomでのオンライン面接にはさまざまなメリットがありますが、それも最大限活かすためのポイントを押さえてこそです。
場当たり的に実施すると満足のいくオンライン面接を実施できないため、事前の計画を大切にしましょう。
また、オンライン面接は気が緩んでしまう採用担当者も多いため、オフィスへ招いての面接と変わらない緊張感を持てるかどうかが大切です。
オンライン面接の事前準備や身なりを整えることなど、候補者以上に意識して効果の高いオンライン面接を実施できるよう取り組んでいきましょう。
