仕事が早い人は「仕事を効率化する方法」を知っています。仕事を効率化することは一見難しいと感じるかもしれませんが、実はすぐにでも始められる方法がたくさんあるのです。
今回は仕事が早い人の特徴や効率化のテクニックを紹介するので、ぜひ参考にして生産性をアップさせていきましょう！
仕事が早い人の特徴
頼まれた仕事をただ単にこなすだけでは、仕事は効率化しません。まずは仕事が早い人はどんなスタンスで仕事に取り組んでいるのか、理解しておきましょう。
こだわりすぎない
「完璧主義」といえば聞こえはいいですが、実は完璧主義は仕事を終わらせるうえで邪魔になる可能性があります。
仕事において完成度は重要視すべきポイントであるものの、完璧にとらわれすぎると、どんどん完成が遅くなってしまいます。
仕事が早い人は完成度だけでなく、ある程度スピーディーにこなすように心がけています。完璧主義を防ぐためには、まず仕事で求められている完成度と期日を明確にしましょう。
クライアントがいる場合、ニーズをきちんと汲み取ると仕事のゴールが明確になります。
仕事の全体像を見ている
仕事が早い人は仕事の一面だけでなく、全体像を見ています。ほとんどの人が一つの業務ではなく複数の業務を任されているはずです。
そのため、一つの業務だけでなく全ての業務の進行を把握して業務を進めなければ、ほかの業務の進行が遅れたり、最悪の場合、すべての業務に支障が出たりする可能性があるのです。
仕事が早い人は、自分の抱えている業務やタスク、期日をきちんと把握しています。
そして優先度の高い業務からこなせるよう、タスクを並べ替えて仕事に取り組んでいるのです。
目的・目標を持って仕事に取り組んでいる
仕事が早い人は一つ一つの仕事に目的や目標を持って取り組んでいます。
たとえば「この仕事に取り組んでスキルアップを目指す」「この業務は新たな仕事獲得につながる」など、自分や会社の目的・目標を意識すると、業務の進め方がはっきりします。
また、目的や目標を持って仕事に取り組むことは、モチベーションの向上にもつながります。ただ単に業務をこなすのではなく、仕事の意味やゴールを明らかにしましょう。
仕事効率化のテクニック
仕事を効率化するために、すぐにできるテクニックはたくさんあります。
仕事の流れをはじめ、仕事の仕方も見直して、生産性アップを目指していきましょう。
仕事の進め方を見直す
仕事を効率化するためには、仕事の全体像を把握しておく必要があります。業務フローを確認し、ムダを省いていきましょう。
タスクを細かく洗い出す
仕事を請け負ったら、完了するまでのフローを明確にします。業務フローに沿ってタスクを洗い出しましょう。
タスクを洗い出す際は目安の時間や期日も記載しておくと、タスクの並べ替えがしやすくなります。
優先順位をつける
業務フローやタスクをきちんと把握したら、期日や重要度によって優先順位をつけると、仕事がスムーズに進みます。
とくに上司や同僚などの確認が必要な業務や、ほかの業務にも影響を与える仕事は優先度高く進めるのがおすすめです。
得意な仕事から始める
仕事のモチベーションが上がらないときは、自分が得意な仕事や簡単にできる仕事から始めるのも一つの方法です。
優先度が高い仕事から取り掛かるのが望ましいのはもちろんですが、やる気が出ないと仕事の効率も下がってしまいます。
まず一つタスクが完了すれば、仕事のモチベーションが上がる可能性は十分にあります。
急ぎの仕事がないのであれば、自分がやりやすい仕事に取り組んでみましょう。
生産性を考慮したスケジューリングを行う
タスクを十分に整理しても、仕事の進め方が正しくないと効率が悪くなってしまいます。
効率化するためには、スケジュールを見直しもっとも生産性の高いスケジュールで仕事を進めましょう。
また、タスクに関しても優先度だけでなく、流れや時間配分を考えて組み立てるのがおすすめです。
関連のある作業をまとめて行う、予定の空き時間にできるタスクを入れ込むなど、タスク管理も工夫しましょう。
メールやチャットを見る時間を決める
仕事においてレスポンスの早さは重要ですが、1日に何度もメールやチャットをチェックすると時間をロスしてしまいます。
また、作業中に手を止めなければいけないので、仕事のスピードが落ちてしまう可能性があるのです。
メールやチャットのチェックは、終業後すぐに行うなど、時間を決めてまとめて返信するクセをつけるとほかの仕事も効率的に進められます。
進捗にズレがないか確認しながら進める
どんなに仕事をスムーズに進めても、進める方向性が間違っていると軌道修正ややり直しの作業が発生して時間も労力もロスしてしまいます。
クライアントや上司とのコミュニケーションはもちろん、チーム間のコミュニケーションも大切にして、足並みを揃えながら仕事を進めていきましょう。
パソコンの便利ワザを使う
パソコン作業が多い人は使えるワザを身につけると、より業務を効率化できます。
作業時間を短縮させ、効率化を目指しましょう。
PCのショートカットを覚える
マウスでの作業をやめ、PCのショートカットキーを使うと作業時間を大幅に短縮することができます。
たとえば全文のコピー＆ペースト一つとっても、ショートカットキーを使うのと使わないのとでは大きな差があります。
【ショートカットキーなし】
マウスで上から下まで選択→右クリックからコピー→右クリックからペースト
【ショートカットキーあり】※Windowsの場合
Ctrl＋A→Ctrl＋C→Ctrl＋V
ショートカットキーはほかにもたくさんあるので、必要なものを覚えて使ってみましょう。
辞書登録を活用する
一度で変換できない単語や何度も入力が必要な用語は辞書登録をすると便利です。WindowsのMicrosoft IMEで単語の登録から簡単に登録できます。
用語だけでなく「お疲れ様です」「よろしくお願いいたします」など、よく入力する文章を登録しておくと、文章入力のスピードがアップします。
タスクバーを活用する
頻繁に使うツールやアプリをタスクバーにピン留めしておくと、いちいちデスクトップからアイコンを探して起動する手間が省けます。
「タスクバーの設定」からタスクバーの領域を広げたり、表示するアイコンをカスタマイズすることもできるので、ぜひ実践してみましょう。
周辺環境を整理する
業務の質を高めたり整理したりするのも大事ですが、仕事の環境が整っていないと効率化は望めません。
環境づくりはすぐにでも取り組めるので、ぜひ実践していきましょう。
デスク周りを整える
デスク周りが乱雑になっていると、処理済みの書類と未処理の書類が混在してしまいます。
また、デスクの上に不要なものが散乱していると、仕事のモチベーションが下がる原因にもなるので注意してください。
書類が乱雑になっている場合はファイリングするなど、環境を整えて仕事効率を高めていきましょう。
PC内のフォルダを整理する
デスクだけでなく、デスクトップにあるフォルダを整理すると仕事を進めやすくなります。
フォルダやデータが散乱していると、必要なデータを見つけられなかったり、最悪の場合、重要なデータを消去してしまったりする可能性もあります。
そのため、データはすぐにフォルダに入れる、細かいフォルダを一つのフォルダにまとめるなど、こまめにフォルダを整理する習慣をつけましょう。
仕事効率化ツールやアプリの活用もおすすめ
作業を効率化するツールや、スケジュール、タスク管理できるアプリなどを活用すると、仕事の効率がグンと高まります。
仕事効率化ツールやアプリは有料のものもありますが、まずは無料のものから導入してみると自分に合った方法が見つかります。
とくに個人の業務やスケジュール管理を効率化するなら、日程調整ツールの導入がおすすめです。
日程調整ツールはスケジュールと連携し、会議や商談の日程提案を自動化してくれます。
数ある日程調整ツールのなかでもおすすめなのが、累計利用者数2,600万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツール「TimeRex」です。
無料で導入できるので、ぜひ試してみてください。
仕事の効率化はすぐに始められる！
心がけや取り組み方を少し変えるだけで、仕事はグッと効率化します。
まずは自分の業務の流れや取り組み方を見直し、客観的に全体を把握してみてください。
業務の全体像が把握できたらムダを省いたり、ツールやアプリを導入したりして、仕事を効率化しましょう。難しく考えずに、できることから取り組んでみてください！
