「もっとスムーズに仕事を進めたい」「仕事の効率をアップして、業績を上げたい！」と考えている人も多いでしょう。本記事では、仕事を効率良く進められる人はどんな特徴があるのか、仕事を効率良く進める方法を紹介します。
仕事を効率化して、業務の生産性を高め、業績をアップさせていきましょう！
仕事を効率化する理由とは？効率化のメリット
仕事を効率化するメリットは、おもに次の2つです。
・評価アップにつながる
・新たなリソースを確保できる
業務を効率化するメリットは、業務の期日よりも早く作業を行える点です。
納期に余裕を持って仕事を進めると上司やクライアントからの信頼が高まり、「スピーディーに仕事ができる人」「計画的に仕事がこなせる人」と評価されます。
また、仕事を効率化して業務時間を短縮すれば、新たなリソースの確保や残業時間の削減につながります。
効率の良い仕事の進め方ができる人の特徴
仕事を効率的に進めている人には共通点があります。
ちょっとしたコツを真似るだけで、業務効率は格段にアップするので、ぜひ取り入れてみましょう。
仕事の全体像を把握している
効率よく仕事を進められる人は、業務のスケジュール管理とタスク管理ができています。
ほとんどの業務には期日が決まっており、期日に間に合うように業務を終わらせるためには、期日までのスケジュールとタスクを逆算するのが大事なのです。
依頼された業務について次のような項目を明確にしておくと、期日までに無理せず業務を終わらせられます。
・業務に関するタスク
・それぞれのタスクをいつまで終わらせる必要があるのか
・タスクにかかる時間
優先順位の設定ができている
業務に関するタスクが明確になったら、優先順位を設定するとスムーズに仕事を進められます。
おすすめなのはタスクとかかる時間を書き出し、優先度の高い順に並び替える方法です。
またタスクのなかには「やる必要がない仕事」が含まれているかもしれません。
タスクの優先順位を決めるときは、「本当に必要かどうか」もあわせて確認しましょう。
やるべきタスクだけをスケジュール通りに進めれば、無駄な時間と業務を減らせます。
明確な目標やゴールが設定されている
スケジュール通りにタスクをこなしても、方向性が間違っていると意味がありません。
たとえば、クライアントから依頼された業務は「クライアントの求める結果を出すこと」が第一目標です。
自分の感覚だけで業務を進めると、期日までに納品しても評価が悪くなる可能性があるので気をつけましょう。
「誰のためにどんな結果を出すべきなのか」という目標やゴールを設定し、タスクに取り掛かるようにしてください。
完璧を求めない
完璧を目指すのは悪いことではありませんが、こだわりが強すぎると業務のスピードが落ちてしまう可能性があります。
こだわりや感性が求められるクリエイティブな業務は、完璧を求めることがプラスにはたらくケースもありますが、一般的には完璧主義はマイナスにはたらくことが多いです。
また、完璧主義は自分の考えをこり固めてしまい、柔軟に対応できなくなってしまうケースもあります。
スピード感を持って仕事を進められる人は、クライアントの意向や業務の目的を加味した上で、「どのくらいの質が求められているのか」を明確にしてから業務に取り掛かっています。
マルチタスクをしない
意外かもしれませんが、効率よく仕事を進められる人は、複数の仕事を同時にこなす「マルチタスク」を行っていません。
別々の作業を同時に進めると、「どこまで作業していたか」「何をすべきだったか」を常に考える結果になることも少なくありません。
また、タスクを切り替えるごとに集中力が切れてしまうケースもあります。
必ずしも、1つのタスクを完全に終わらせてから、次のタスクに取り掛からなければいけないということではありませんが、できるだけシングルタスクを心がけてください。
効率のいい仕事の進め方
ただ漠然と業務に取り組むよりも、あらかじめ仕事の進め方を決めておくと、業務の無駄を減らせます。
仕事の環境や取り組み方を見直して、ベストパフォーマンスができる体勢を整えましょう。
時間を区切る・時間管理
業務に関するスケジュールやタスク管理は、週ごと、日ごとに行うのがおすすめです。
1日の時間のなかでできるタスクを振り分け、毎日タスクを着実にこなしていくと、スピード感を持って業務を遂行できます。
また、自分のスケジュールと照らし合わせて、パズルのようにタスクを組み立てていけば、無駄な時間を減らせます。
トラブルやスケジュール変更があったときも、タスクを設定しておけば、「今日中にやるべきこと」「明日以降でもいいこと」が一目で判断できるため、臨機応変にスケジュールを組み直すことが可能です。
整理整頓
効率的に業務を進めるために大切なのは、仕事への取り組み方だけではありません。
業務に集中して取り組める環境を作るために、デスクやワークスペースを整理整頓するのも大切です。
きれいに整えるのはもちろん、気が散るものはできるだけ持ち込まないようにすると、集中力がより高まります。
ツールを有効活用
人材不足により業務効率化の意識が高まるなか、2021年現在、さまざまな業務効率化ツールが提供されています。
たとえば情報共有ツールやスケジュール管理ツールなど、無料で導入できるツールも多数あるので、検討してみましょう。
なかでも、おすすめなのがスケジュール・タスク管理ツールです。「TimeRex」は累計利用者数2500万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツールです。
商談やWeb会議の日程調整を自動化できるほか、カレンダーと連携して予定を自動登録できます。
毎日の業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ無料で導入してみてください。
テンプレート・マニュアル化
同じ業務が発生する頻度が高い場合、テンプレート・マニュアル化すれば、業務スピードがアップします。
テンプレート・マニュアル化すれば、やるべきことや仕事を進めるペースが分かるので、改めてタスクの洗い出しや時間配分をする必要がありません。
また、業務の抜けや漏れを防ぐことにもつながります。
業務の内容をテンプレート・マニュアル化しておけば、引き継ぎや部下への教育もスムーズに行えます。
自分が集中できる環境を作る
仕事がしやすい環境づくりはもちろん、ベストなパフォーマンスができるよう、体調や心を管理するのも大切です。
とくに、睡眠不足や肉体的な疲労が重なると心まで疲れてしまう可能性があるので、気をつけてください。
何事も体が資本です。
体や心を壊してしまわないよう、適度に休息を取りながら業務に取り組んでいきましょう。
チームメンバーとのコミュニケーション
ほとんどの仕事は1人で進めるのではなく、同僚や上司と関わりを持ちながら進めます。
スピーディーに質の高い仕事をするためにも、チームメンバーとのコミュニケーションは大切にしましょう。
2021年現在、働き方改革によりリモートワーク化が進むなか、チャットツールを使って気軽にコミュニケーションを取れる環境を作る企業も増えています。
また、ナレッジ共有ツールを導入し、チームメンバーの知識や経験、データをシェアするのもおすすめです。
チーム全体のパフォーマンスが高まれば、自然に個人の業務効率も高まっていきます。
無駄がないか定期的な見直し
業務に無駄がないか定期的にチェックし、課題を改善していくと業務の質改善や時間短縮につながります。
業務に慣れてくると、「いつもこの方法でやっているから」「周りがこのやり方で進めているから」と業務の進め方や内容の見直しをしなくなる傾向があります。
しかし、いつも同じパフォーマンスを続けていては、業務は一向に効率化しません。
「当たり前」を疑い、変化していく姿勢を持つことで、常にベストなパフォーマンスを発揮できます。
仕事の効率化はメリットばかり！
仕事を効率化すれば、生産性がアップして業務時間を短くすることができます。
また、仕事のスピードが上がれば、上司や会社からの評価アップも期待できます。
普段から仕事を効率化している人は、きちんと計画を立てて求められる結果を出しているのです。
スケジュールやタスク管理はもちろん、ツールなどを活用して日々の業務を効率化していきましょう。
