「業務を効率化して社員の生産性を高めたい！」
効果的に業務を効率化できれば、社員の負担を軽減しつつ会社が提供する商品やサービスの品質を維持することが可能です。
業務の効率化により個人のパフォーマンスが高まれば、会社の生産性向上にも繫がります。
本記事では、業務効率化の手法や押さえておきたいポイントなどについて、徹底解説します。
そもそも業務効率化とは？
業務効率化とは、作業における無駄なプロセスを削減し、仕事のスピードを高めることを指します。
業務効率化が重要視される背景
業務効率化が重要視される背景として、主に以下の3つがあげられます。
・コスト削減
・働き方改革の推進
・生産性の向上
ビジネスにおいて「光熱費」や「人件費」などのランニングコストは必ずかかります。
ビジネス運営や事業拡大にかかる経費を抑えて、会社の利益を増大させるためにも、業務を効率化する必要があるのです。
無駄な作業を省ければ、社員の負担を軽減しつつ本来の業務に割ける時間が増えるので、個人のパフォーマンスが高まります。
また、遂行した業務や自分のスキルが、会社の利大に貢献していることを実感しやすくなるので、社員のモチベ―ジョンが向上するのです。
業務効率化に成功すれば、最小限の事業投資で最大限の成果を生み出せます
生産効率が上がるため、顧客に提供できる商品やサービスの数が今まで以上に多くなり、企業の利益増大に繋がるのです。
生産性向上との違い
業務効率化と生産性向上は、よく混同されがちですが同じ意味ではありません。
業務効率化とは、仕事における「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を省くことです。
一方、生産性向上とは最小限の投資で最大限の成果を目指すことを指します。
業務効率化＝生産性向上ではないですが、効率化を極めればおのずと生産性向上に繫がります。
業務効率化の進め方
業務効率化を進める際に正しい手順を踏まなければ、逆に仕事の効率が下がる可能性があります。
効果的に業務を改善するためにも、業務を効率化する正しい手順について知る必要があるのです。
業務を効率化する正しい手順は、以下の通りです。
（1）業務の全体像を把握する
（2）業務内容を細かく確認する
（3）効率化したい作業を決める
（4）作業を効率化する手法を考える
（5）効率化を実施して検証する
まずは業務の全体像を把握し内容を細かく確認して、問題点を洗い出しましょう。
改善点が見つかれば、効果的に解決できる効率化の施策を練ります。
「業務の効率化を実施して終わり」ではなく、検証を行い本当に効果があるのか確認しましょう。
業務効率化の手法
業務効率化の手法の例として、以下があげられます。
業務をなくす・まとめる
業務を効率化するために、業務をなくすまたはまとめましょう。
業務フローを細かくリストアップし問題点を見つけ出せば、そもそも必要のない業務に気づける可能性もあります。
また、作業工数が少なく短時間で遂行できる仕事は、他の業務とまとめられるかもしれません。
特に重要度や緊急度の低い業務があれば、省ける可能性が高いので確認しておきましょう。
業務の担当を変える
業務の担当者を変更することで、仕事を効率化できる可能性があります。
社員の知識やスキルと担当している業務の相性が悪ければ、効率的に仕事ができなかったり個人にストレスを与えてしまいます。
社員の能力を考慮しながら、業務を任せることをおすすめします。
アナログ業務を自動化する
アナログ業務を自動化することで、仕事を効率的にこなせます。
手作業で行う単純なアナログ業務は、ツールなどを用いて自動化できる可能性が高いです。
RPAツールなどを活用して手間のかかる作業を自動で行えば、作業を時短するだけでなく業務を手動よりも多くこなせます。
手間と時間のかかる作業を効率化することで、社員の負担を軽減しながら生産性を高められるのです。
会議を見直す
会議を見直すことで、業務を効率化できます。
会議を改善するために、以下の点に注意しましょう。
事前に会議の議題や進め方、目標を決めておく
意見の出しやすい雰囲気を作る
全員が集中して参加できる環境を整える
予定の時間通りに会議を進める
事前準備を万全にすれば、当日の会議をスムーズに進めることができるのです。
マニュアル・フローチャートの作成
マニュアルやフローチャートを作成すれば、仕事が効率化します。
属人化した業務を見直すことで、会社・社員の双方に大きなメリットをもたらします。
会社全体に業務内容を共有すれば社内にノウハウが蓄積され、担当者が退職してもスムーズな引き継ぎが可能です。
また、業務の流れをマニュアル化することで、担当者以外の社員が代行しても、業務の質を維持できるでしょう。
データベースの活用
データベースを活用することで、仕事が効率化します。
現状の把握や将来の予測ができる
コスト削減と業務効率化に繋がる
迅速な意思決定ができる
データベースを駆使すれば、営業やマーケティングにおいて効果的な戦略を練ることができます。
また、データを活用すれば、根拠に基づいた迅速な意思決定が可能となるのです。
アウトソーシングを利用する
アウトソーシングを利用すれば、会社が業務に人数と時間をかける必要はありません。
特に人手不足の問題を抱える企業にとって、手間のかかる作業に労働力を割くことは避けたいものです。
業務のアウトソーシング化により、人数や時間がかかる仕事も、少人数でより効率よく対応できるのです。
ツールを利用する
業務を効率化するツールを活用すれば、コスト削減や生産効率の向上などの効果が期待できます。
・コミュニケーションツール
・RPA
・名刺管理
・ペーパーレス化
・タスク管理
・日程調整
上記のような快適に業務をこなせるツールを活用することで、社員の負担を軽減できます。
働きやすい環境作りは、個人の業務効率を向上させる秘訣と言えるのです。
業務効率化を成功させるポイント5つ
業務効率化を成功させるポイントとして、以下の5つがあげられます。
（1）目的や目標を全体に共有する
（2）効率化したい項目を明確にする
（3）すべてのアイデアを実行しようとしない
（4）フィードバックを行う
（5）実行後は効果を検証する
業務効率化にあたって目的や目標を全体に共有せずに施策を実施すれば、社員に負担がかかり浸透しにくくなります。
社員への事前共有を怠らず、効率化したい項目を明確にし業務を改善しましょう。
また、業務を効率化する全てのアイデアを同時に実行しようとすると、結果的に全ての仕事が中途半端になる可能性があります。
ムリのない範囲で効率化を実施し、社員からのフィードバックや本当に効果があったのか検証することが大切です。
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仕事の効率化を成功させるためには、正しい手順を踏んで戦略を練る必要があります。
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