飲み会やイベントの出席確認はとても大変です。回答しないメンバーや保留にする人が多く、誰が回答していないか分からなくなることもあります。
しかし、日程調整ツールの「調整さん」を使えば簡単に出席確認を完了することができます。
本記事では、調整さんの詳細、メリットを解説しますのでぜひ参考にしてみてください。
日程調整ツール「調整さん」とは？
調整さんは無料で使えるスケジュール調整支援ツールです。オンライン上で簡単に予定表を作成でき、そのページのURLをメンバーに送るだけでイベントの出欠確認や日程調整ができます。
累計利用者数1200万人以上と非常に多くの実績があります。使用例としては、飲み会・同窓会・結婚式二次会・歓迎会・送別会・サークル・会議等、ビジネスからプライベートまで様々なイベントに活用できます。
しかし、そもそもなぜ日程調整ツールが必要なのでしょうか。それは日程調整は以下の理由から難しくなりやすいからです。
- イベントの詳細を書いた上で一人一人に日程調整の連絡をするのが面倒
- 日程調整の連絡をしても返事が返ってこない
- 幹事が出欠確認を取りまとめる必要がある
- 回答状況を確認するのに手間がかかる
例えばメールで出欠確認をする場合、メール本文に詳細を記載して送る必要があります。
しかし、調整さんならオンライン上でページを作成し詳細を載せておけば1度だけですみます。
また出欠状況は名前と参加、不参加が表で表示されるので誰が返事をしていないか、現在の参加者、不参加者の数が一目で分かるようになっています。
調整さんは幹事の手間を大幅に減らすことができるツールとなっています。
「調整さん」のメリット6選
では調整さんは具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。以下で解説します。
30秒でつくれる！カンタン出欠表
調整さんは以下の手順でイベント出欠表を作成できます。
- 調整さんのページにアクセスする
- イベント名、候補日程、メモ(イベント詳細など)を入力する
- 「出欠表をつくる」のボタンをクリックする
これだけで簡単にイベントページが作れます。後は作成したイベントページのURLをメンバーに送って候補日に参加、不参加を入力してもらうだけで調整完了できるのです。
慣れてくれば30秒もかからずイベントを作成できるようになります。もちろん無料で使えます。
ログインなしですぐに利用可能
よくある日程調整ツールは会員登録が必要になるケースがあります。
しかし、調整さんは会員登録をしていなくてもすぐ使えます。
調整さんのトップページが「出欠表作成のページ」となっているため、情報を入力して「作成する」をクリックすると会員登録も求められず、イベントページが作成できてしまうのです。
必要なら会員登録をしてアップグレードも可能
調整さんは無料で問題なく使えますが、無料の会員登録をすることで使える機能を増やすことができます。
- これまでに作成、参加したイベントの一覧をチェックできるようになる
- ブラウザのデータを消去してもイベント編集ができる
- 他の端末からイベント編集が可能になる。
よくある調整ツールは会員登録をしてログインすることで自身の作成したイベントが表示されるようになっています。
しかし、調整さんは会員登録なしで使えるため、通常はアカウントと作成・参加したイベントのデータが連動していません。
そのためブラウザのキャッシュに情報を保存しています。
そのためブラウザのキャッシュを削除すると調整さんのトップページに過去作成・参加したイベントの一覧が表示されなくなります。
キャッシュを削除してしまってもイベントのURLに直接アクセスすれば参加状況を確認したり、イベントの編集は可能です。
ただこれだと少し不便なことがあります。
調整さんのアカウントを作成することで過去作成・参加したイベントの一覧が紐付けられ、ブラウザのキャッシュをクリアしても表示可能になり、別端末でもアカウントでログインすれば同じくイベントの一覧が表示されるようになるのです。
パソコンでもスマホでも利用可能
調整さんはアプリをインストールする必要がなく、ブラウザで公式サイトにアクセスするだけで使えます。そのため、パソコンとスマホ、どちらでも問題なく利用可能です。
もちろんタブレットやガラケーでも使うことができるので、予定表を作成したがアクセスできない、という声をなくすことができます。
誰でも使える優れた操作性
調整さんの最大のメリットは「誰でも簡単に使えること」です。
- 調整さんのトップページがイベント作成画面
- 入力項目は3つだけ
- アカウントの作成は不要
- 参加者はURLをクリックして参加、不参加を入力するだけ
非常にシンプルなため迷うことなく使えます。
イベント主催者の手間を削減できる
調整さんは非常にシンプルに作られているため、それだけで主催者・参加者の入力の手間を省くことができます。しかし、それ以外にも以下の機能があります。
- 参加者自身が名前を追加できる
- 参加者がコメントを入力できる
- 出欠表をCSVでダウンロードできる
例えば飲み会を開催する際、途中で参加者が増えてしまう場合があります。
調整さんを使わない場合、主催者が連絡を受け追加参加者の名前と参加状況をメモする必要があります。しかし、調整さんがあれば追加参加者自身で列を追加できるため、主催者が対応する必要がありません。
また参加者が遅れて参加する、途中で抜ける場合主催者に予め連絡する必要がありますが、コメント欄に「30分遅れて参加します」と入力しておけば対応が必要なくなります。
調整さんのスケジュール表はCSVでダウンロードできるため、後日参加状況や参加率を分析したい、といったときにも役立ちます。
「調整さん」はどんなシーンで使える？
調整さんはこのようなシーンで使えます。
飲み会などの幹事として
飲み会などプライベートのイベントの場合、ビジネス系予定調整ツールを使っている人は少ないはずです。
そのため無料かつ気軽に使えるツールである、調整さんはとても使いやすいです。
またURLにアクセスする端末機種を選ばない、非常にシンプルな操作で完了できることからパソコンやスマホの操作が苦手な人がいる場合でも使いやすいメリットがあります。
チームでのミーティングの調整
仕事ではグループウェアソフトやビジネス系予定調整ツールを使うケースも多いですが、日程調整だけなら調整さんでも問題なく完了できます。
ビジネスシーンでの商談
社外の方との打ち合わせでも調整さんは役立ちます。
例えば社内システムやグループウェアの場合、外部の人がアクセスできないことが多いですが、オンライン上で予定を作成し、誰でもアクセスできる調整さんなら外部の人でも問題なく使うことができます。
ただし、URLさえ分かれば誰でもアクセスできてしまうため、あくまで予定調整だけに使用することをおすすめします。
打ち合わせの詳細などは極力記載しないなどセキュリティ対策をすることが重要です。
参加者が海外にいる場合や日本語を使わず英語対応が必要なメンバーがいるイベント
調整さんは公式サイトで予定表の作成を行い、作成した専用ページにアクセスして予定表を入力します。
調整さんではこの予定表作成画面と作成したページをボタン1つで英語化することができます。
そのため、海外にいる人も含めて出欠確認が必要な場合や英語での説明が必要なメンバーがいる場合でも出欠確認をとることができます。
英語への切り替えを行うと単純なテキストの英訳以外に、日程調整表の◯や✕、△等、日本と海外で意味が違ってくる記号も自動で切り替えることができ、文化的な違いを考慮したデザインにすることが可能です。
日程調整は「調整さん」を使えば簡単に完了できる
日程調整をメールや対面で行うと手間がかかったり、誰がどんな回答をしたか別途記録する必要があります。
しかし、調整さんならそれらの手間をほとんど無くすことができます。ぜひ調整さんを活用してスケジュール調整を楽にしてみてください。
