「日程調整に時間をかけたくない！」
日程調整に必要な作業は、個別対応やメンバーへのリマインドなどにより手間や時間がかかります。
そんな日程調整を効率化したい方には、Microsoft Formsやツールの活用がおすすめです。
本記事では、Formsの使い方やおすすめの日程調整ツールについて解説します。
日程調整に役立つMicrosoft Formsとは？
Microsoft Formsとは、アンケートやテスト、投票を作成することでメンバーから回答を集めることができるツールです。
Microsoft Formsの機能を活用すれば、日程調整における手間のかかる作業を、効率化できます。
ほぼすべてのWebブラウザーやモバイルデバイスなどに対応しているため、手軽に回答を集められます。
Microsoft Formsの特徴として、以下の点があげられます。
- 直感的に操作できるデザイン
- PCとモバイル端末のプレビューを確認しながら作成できる
- 自動保存機能がある
- レイアウトのカラーをカスタマイズできる
- 集計結果を自動で作成してくれる
- Microsoftアプリと連携できる
メンバーが使いやすいデザインや他アプリとの連携により、日程調整を効率化してくれるのです。
Microsoft Formsを作成するには、Microsoftアカウントの取得が必要です。
日程調整に役立つMicrosoft Formsの作成方法
Microsoft Formsで日程調整するためのフォームを作成する手順は、以下の通りです。
- Web用のフォームの場合
- Microsoftアカウントにログインする
- 新規フォーム作成の「＋」を選択する
- フォームにタイトルや説明を入力する
- 「新規追加」を選択する
- 質問の種類を選択する
- 「プレビュー」でフォームの表示を確認する
- 職場のOneDriveの場合
- Microsoft 365にログインする
- 新規フォーム作成の「＋」を選択する
- フォームのタイトルや説明を入力する
- 「作成」を選択しWebブラウザで開かれる
- 質問を追加する
- 「プレビュー」でフォームの表示を確認する
後は、作成したFormsをWebやメンバーに共有するだけです。
フォームのカラーをカスタマイズする機能があるので、企業のイメージカラーに変更することもできます。
Microsoft Formsで日程調整する方法
Microsoft Formsで日程調整する手順は、以下の通りです。
- Microsoftにログインする
- Microsoft Formsを新規作成する
- 選択肢を選択する
- 選択肢に候補の日付と時刻を追加する
- 「共有」を選択する
- URLをコピーしてメンバーに共有する
作成したMicrosoft FormsのURLをメンバーに共有し、回答を集めればチャットで個別に対応する手間が省けます。
また、Microsoft Formsにおける質問の種類では、日付を選択することが可能です。
日付を設定すれば、イベントに参加するメンバーは希望する日程を入力できます。
Microsoft Formsを活用した日程調整の例
Microsoft Formsを活用した日程調整の例について紹介します。
下記の画像は、PCでプレビュー表示した日程調整のMicrosoft Formsの回答画面です。
また、下記はスマホで表示した場合の画面です。
Microsoft Formsで日程調整する際は、入力漏れがないよう、日程候補の質問を回答必須に設定することをおすすめします。
コメント画面を設置すればイベントの参加メンバーが、日程に参加できない理由など主催者に伝えたい情報を入力できます。
また、Microsoft Formsの応答を確認すれば、下記の画面が表示されます。
応答数や回答にかかった平均時間、また、質問の回答結果が自動で分析されるので、最も都合の良い日程を一目で確認することが可能です。
Microsoft Forms以外の日程調整に超便利なツール5つ
Microsoft Forms以外で日程調整を便利に行えるおすすめツールとして、以下の5つがあげられます。
（1）調整さん
調整さんは、URLをメンバーと共有することで日程調整できるツールです。
調整さんには、以下の特徴があげられます。
- 無料で活用できる
- 30秒で手軽にURLを作成できる
- URLの共有で日程調整できる
- 宴会や飲み会などのイベントにおすすめ
- メンバーの出欠情報を一覧で確認できる
- メモ欄に日程の詳細を入力できる
- 会員登録すればプロフィールを設定できる
調整さんは、メンバーのアカウント取得や会員登録などの作業は必要ありません。
調整さんのホームページから出欠表を作成し、メンバーにURLを送るだけで予定調整できるのです。
また会員登録を行えば、自分の名前の入力を省いたり、プロフィール画像の設定が可能です。
参考：調整さん
（2）TimeRex
TimeRexは、ビジネスシーンにおすすめの日程調整ツールです。
TimeRexには、以下の特徴があげられます。
- 豊富な日程調整方式
- 日程候補の自動抽出
- Web会議ツール連携
- Googleカレンダー連携
- 外部サービスとの連携
- 自由にカスタマイズできるデザイン
- 英語やタイムゾーンへの対応
TimeRexは、カレンダーツールやWeb会議ツールなど、外部サービスと連携が豊富です。
また、日程調整の完了メールやリマインドメールの自動送信、日程調整内容のエクスポートなどのカスタマイズ機能が充実しています。
参考：TimeRex
（3）Tocaly
Tocalyは、「シンプルで直感的な日程調整」がコンセプトのツールです。
Tocalyには、以下の特徴があげられます。
- 簡潔なデザイン
- Googleなどのカレンダーツールと連携
- Web会議ツールとの連携
- ダブルブッキングの防止
- 相手のアカウント作成やカレンダーツールの利用が不要
- 日程確定後のメール自動送信
シンプルなデザインにより、操作が容易であるため、参加者全員が手軽に日程調整を遂行できます。
参考：Tocaly
（4）eeasy
eeasyは、日程調整にかかる時間を最大限に短縮できるツールです。
eeasyには、以下の特徴があげられます。
- 無料トライアル期間がある
- 作業を自動化する
- GoogleやMicrosoftと連携できる
- ダブルブッキングを防止できる
- URLの共有で日程調整できる
- 空き予定を自動抽出できる
- 幅広いビジネスシーンに対応した日程調整方式
- 会議室の予約ができる
- 移動時間を考慮できる
ビジネスにおけるあらゆる日程調整シーンに柔軟に対応できるため、スケジュール調整に必要な時間を大幅に短縮できます。
参考：eeasy
（5）HubSpot
HubSpotは、ミーティングの日程をスムーズに調整できるツールです。
HubSpotには、以下の特徴があげられます。
- 無料で利用できる
- カレンダーツールと連携できる
- 常に空き状況を更新できる
- スムーズにやり取りできる
- メールやWebサイトから日程調整できる
- SNS連携
- Microsoft Forms連携
- マーケティングアナリティクス
取引先との商談など様々なケースに柔軟に対応し、分析サポートも充実しているのでマーケティングに適したツールと言えます。
Microsoft Formsやツールを活用して日程調整を効率的に進めよう！
Microsoft Formsは質問の種類やデザインのカスタマイズが豊富ですが、日程調整する際に作成する手間がかかります。
効率的に日程調整を進めるためにも、ツールの活用がおすすめです。
TimeRexは、様々なサービスと連携しています。
作業の自動化や豊富なカスタマイズ機能により、日程調整を短時間で楽に遂行できるのです。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してください。
