「Googleフォームより効率の良い日程調整について知りたい！」
Googleフォームのアンケート機能で日程調整する人は多いです。
一方、フォームの作成や日程調整完了後の参加者へのリマインド送信などにより、手間や時間がかかります。
本記事では、Googleフォームのメリットとデメリットや、おすすめの日程調整ツールについて徹底解説します。
そもそも日程調整におけるGoogleフォームとは？
Googleフォームとは、Googleが提供するツールです。
アンケートやキャンペーンへの応募、投票などの様々なシーンで活躍するフォームを作成できます。
日程調整に利用できる便利な機能が豊富なため、Googleフォームをスケジュール調整に活用する人は多いです。
Googleフォームで日程調整する手順は、以下の通りです。
- Googleフォームにログインする
- 新しいフォームを作成の「＋」をクリックする
- 日程のタイトルと説明文を入力する
- 質問の種類で日付や時刻を選択する
- 回答必須にする
- 予定の詳細を必要に応じて入力する
- 必要に応じて質問を追加する
- プレビューアイコンをクリックし画面を確認する
- 「送信」をクリックしメンバーに日程調整をお願いする
フォームを作成するには、Googleアカウントの登録が必要です。
Googleフォームで日程調整するメリット
Googleフォームで日程調整するメリットとして、以下の点があげられます。
コストがかからない
Googleフォームで日程調整すれば、コストがかかりません。
日程調整を効率化するツールなどは、無料で利用できるものから、使用する機能に対応した料金プランが設定されています。
より効率的な日程調整を行う場合、有料プランでツールを導入するのがおすすめです。
一方、GoogleフォームはGoogleアカウントを取得すれば、機能を利用できます。
そのため、日程調整ツールの導入と比較すれば、コストを抑えられると言えます。
ただ、質問の設置などのフォーム作成などの作業や、メンバーと都合が合わなければ再度フォームを作成するなどの手間がかかるので注意が必要です。
手軽に回答できる
Googleフォームは手軽に回答できます。
Googleフォームを活用して日程調整する一般的な流れは、以下の通りです。
- 担当者がGoogleフォームをメンバーに共有する
- メンバーが回答する
- 担当者がアンケート結果を集計する
Googleフォームで回答する際は、設置されている日程の候補日の中から、自分の都合の良い日を選択するだけです。
そのためメンバーは手間をかけることなく、手軽に回答することができるのです。
ただ、担当者は回答結果の確認や決定した日程をメンバーに伝えるなどの作業が必要なため、負担が大きくなる可能性があるので注意が必要です。
デザインをカスタマイズできる
Googleフォームでは、デザインを自由にカスタマイズすることが可能です。
カスタマイズできる項目は、以下の通りです。
- フォント
- テーマ画像
- フォームの全体カラー
- 質問・回答への画像や動画の挿入
- 回答における進捗状況の表示
- 回答に合わせた質問の条件分岐
- メールの自動送信
- Googleスプレッドシートとの連携
- 回答があった場合の通知
カスタマイズ機能が豊富なので、イベントの内容に適したフォームを作成しやすくなります。
上記の項目を設定すれば、メンバーの回答が容易となり日程調整が効率化するのです。
マルチデバイスに対応している
Googleフォームは、PCだけでなくスマホなどのデバイスに対応できるレスポンシブデザインが採用されています。
レスポンシブは、PCやタブレット、スマホなど、画面の大きさが異なるデバイスごとにデザインを変更することが可能な機能です。
Googleフォームのレスポンシブデザインにより、メンバーはストレスなく回答できます。
そのため、日程調整をする際は、メンバーのデバイスに合わせた画角で回答できるので、効率的に作業を行えるのです。
Googleフォームで日程調整するデメリット
Googleフォームで日程調整するデメリットとして、以下の点があげられます。
フォームを作る手間がかかる
Googleフォームは、作成する手間がかかります。
Googleフォームには、質問の種類が豊富なため状況に合わせた日程調整が可能です。
一方、質問の設置やメンバーに回答してもらうための共有などの作業により時間や手間がかかります。
メンバーが全員回答した後でも、日程が決まった際にその旨を伝える必要があるなどの理由で、億劫に感じる人も多いです。
ツールを活用すれば、日程調整を自動化する機能を利用し、上記の作業にかかる手間や時間を省けるためおすすめします。
URLを共有する必要がある
Googleフォームで日程調整する場合、URLをメールやチャットなどで共有する必要があります。
作成したGoogleフォームを共有する方法は、以下があげられます。
- メールで送信する
- リンクを送る
- SNSで共有する
- Web上に埋め込む
Googleフォームを作成後、メンバーに共有する作業を行わなければなりません。
URLをコピーしてチャットに送ったり、メールアドレスを入力するなどの業務は、手間がかかるものです。
ツールを活用すれば、あらかじめ登録してあるメンバーを選択するだけで日程調整する機能などを活用できます。
大人数のイベントで利用するにはスプレッドシートを使う必要がある
大規模なイベントなどで日程調整を行う場合、スプレッドシートを活用しなければ回答集計が難しくなります。
Googleフォームの回答数が多くなれば、結果を確認する労力が高くなります。
スプレッドシートを活用すれば、回答を比較的簡単にまとめることが可能です。
一方、スプレッドシートを開くなどの作業が増えるので、他のアプリを行き来する手間がかかります。
ツールを活用すれば、そのツール内で日程調整を完結させることが可能です。
Googleフォーム以外の便利な日程調整ツール4選
Googleフォーム以外で日程調整を便利に行えるおすすめツールとして、以下の4つがあげられます。
調整さん
調整さんは、URLをメンバーと共有することで日程調整できるツールです。
調整さんは、メンバーのアカウント取得や会員登録などの作業は必要ありません。
調整さんのホームページから出欠表を作成し、メンバーにURLを送るだけで予定調整できるのです。
また会員登録を行えば、自分の名前の入力を省いたり、プロフィール画像の設定が可能です。
参考：調整さん
TimeRex
TimeRexは、ビジネスシーンの日程調整を自動化するツールです。
TimeRexは、カレンダーツールやWeb会議ツールなど、外部サービスと連携が豊富です。
また、日程調整の完了メールやリマインドメールの自動送信、日程調整内容のエクスポートなどのカスタマイズ機能が充実しています。
参考：TimeRex
Tocaly
Tocalyは、「シンプルで直感的な日程調整」がコンセプトのツールです。
シンプルなデザインにより、操作が容易であるため、参加者全員が手軽に日程調整を遂行できます。
参考：Tocaly
アイテマス
アイテマスは、スマホアプリに対応した日程調整アプリです。
アイテマスのスマホアプリを活用すれば、仕事の移動中など手軽に日程調整できます。
2022年1月の時点では、全ての機能を無料で利用できるため、コストを抑えたい方におすすめです。
参考：アイテマス
Googleフォームが難しければ日程調整ツールを活用しよう！
Googleフォームは便利な機能やデザインのカスタマイズが豊富ですが、作成に手間や時間がかかります。
そのため、より効率的に日程調整するには、ツールの活用がおすすめです。
TimeRexは、様々なサービスと連携しています。
作業の自動化や豊富なカスタマイズ機能により、日程調整を短時間で楽に遂行できるのです。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してください。
