「Googleフォームを使って効率的に日程調整したい！」
日程調整は、コミュニケーションが二度手間になる個別対応などが理由で、時間や労力がかかります。
Googleフォームを使えば、アンケート機能でメンバーと日程調整できます。
本記事では、Googleフォームで日程調整する方法や、おすすめの日程調整ツールについて徹底解説します。
日程調整するためにGoogleフォームを作成する方法2つ
Googleフォームは、アンケートや投票などをWeb上で行えるツールです。
便利な機能を駆使すれば、効率的に日程調整できます。
Googleフォームで日程調整する方法として以下の方法があげられます。
Googleフォームでアンケートをとる
Googleフォームで日程調整フォームを作成すれば、メンバーに候補日のアンケートを取ることが可能です。
Googleフォームを作成する手順は、以下の通りです。
- Googleフォームにログインする
- 新しいフォームを作成の「＋」をクリックする
- タイトルと説明を入力する
- 質問の種類を選択する
- 回答必須をオンにする
- 質問の説明文を必要に応じて入力する
- 質問を追加する
- プレビューアイコンをクリックし画面を確認する
- 「送信」をクリックしメンバーに共有する
フォームを作成するには、Googleアカウントが必要です。
タイトルや説明文に予定の詳細を入力すれば、スムーズに日程調整を進めることができます。
また質問の種類は、以下の項目を選択することが可能です。
- テキストボックス
- ラジオボタン
- チェックボックス
- プルダウン
- ファイルのアップロード
- 均等メモリ
- 日付
- 時刻
日程調整に必要な項目を追加しフォームをカスタマイズすれば、メンバーが日程調整しやすくなります。
Googleフォームのテンプレートを使う
テンプレートを使えば、Googleフォームを作成する手間が省けます。
例えば、日程調整するために作成したGoogleフォームをテンプレートとして登録することが可能です。
テンプレートを作ることで、定期的に行われる日程調整が効率化するのです。
Googleフォームでテンプレートを作成する手順は、以下の通りです。
- Googleフォームを作成する
- Googleフォームのホーム画面で作成したフォームを選択する
- 「テンプレートギャラリー」をクリックする
- 「（自社のチーム名）」のタブをクリックする
- 「テンプレートを送信」をクリックする
- 「ファイルを開く」に過去に作成したフォームが一覧で表示される
- テンプレートに登録したいフォームを開く
- テンプレートのカテゴリーを選択する
- 「送信」をクリックする
- テンプレートギャラリーで、送信したフォームを確認する
日程調整する際は、テンプレートを選択し共有することでスムーズにアンケートをとれます。
作成したGoogleフォームを共有して日程調整する方法4つ
作成したGoogleフォームで日程調整する方法として、以下の4つがあげられます。
（1）メールで送信する
Googleフォームをメールで送信すれば、日程調整することが可能です。
メールで共有する手順は、以下の通りです。
- 作成したフォームを開く
- 「送信」をクリックする
- メンバーのメールアドレスを追加する
- 件名とメッセージを追加する
- メールを送信する
Googleフォームをメールで共有すれば、返信の作業や待機をする必要がなくなるので、個別対応の二度手間を避けられます。
（2）リンクを共有する
Googleフォームのリンクを共有すれば、日程調整することが可能です。
- 作成したフォームを開く
- 「送信」をクリックする
- リンクアイコンをクリックする
- 「コピー」をクリックもしくはショートカットキーでコピーする
- チャットなどでリンクを送信する
リンクのURLをグループチャットなどに送信すれば、メールの作成などの手間を省けます。
（3）SNSで送る
Googleフォームは、TwitterもしくはFacebookで共有することが可能です。
GoogleフォームをSNSで共有する手順は、以下の通りです。
- 作成したフォームを開く
- 「送信」をクリックする
- Twitterまたは、Facebookを選択する
- 各SNSの手順に沿ってフォームを共有する
集客を目的としたSNSアカウントで、Googleフォームで日程調整すれば、イベントの参加者の確認や予約を受付できます。
（4）Web上に埋め込む
Web上で埋め込むことで、日程調整する度に共有する手間が省けます。
Web上に埋め込む手順は、以下の通りです。
- 作成したフォームを開く
- 「送信」をクリックする
- 埋め込みアイコン「<>」をクリックする
- 表示されたHTMLをコピーする
- WebサイトにHTMLを貼りつける
店舗型のビジネスなどで、Googleフォームをホームページ上に埋め込めば、予約を受け付ける日程調整に活用できます。
Googleフォーム以外の日程調整ツール
Googleフォーム以外で利用できるおすすめの日程調整ツールは、以下の4つがあげられます。
調整さん
調整さんは、URLをメンバーと共有することで日程調整できるツールです。
調整さんには、以下の特徴があげられます。
- 無料で活用できる
- 30秒で手軽にURLを作成できる
- URLの共有で日程調整できる
- 宴会や飲み会などのイベントにおすすめ
- メンバーの出欠情報を一覧で確認できる
- メモ欄に日程の詳細を入力できる
- 会員登録すればプロフィールを設定できる
調整さんは、メンバーのアカウント取得や会員登録などの作業は必要ありません。
調整さんのホームページから出欠表を作成し、メンバーにURLを送るだけで予定調整できるのです。
また会員登録を行えば、自分の名前の入力を省いたり、プロフィール画像の設定が可能です。
参考：調整さん
TimeRex
TimeRexは、ビジネスシーンにおすすめの日程調整ツールです。
TimeRexには、以下の特徴があげられます。
- 豊富な日程調整方式
- 日程候補の自動抽出
- Web会議ツール連携
- Googleカレンダー連携
- 外部サービスとの連携
- 自由にカスタマイズできるデザイン
- 英語やタイムゾーンへの対応
TimeRexは、カレンダーツールやWeb会議ツールなど、外部サービスと連携が豊富です。
また、日程調整の完了メールやリマインドメールの自動送信、日程調整内容のエクスポートなどのカスタマイズ機能が充実しています。
参考：TimeRex
Tocaly
Tocalyは、「シンプルで直感的な日程調整」がコンセプトのツールです。
Tocalyには、以下の特徴があげられます。
- 簡潔なデザイン
- Googleなどのカレンダーツールと連携
- Web会議ツールとの連携
- ダブルブッキングの防止
- 相手のアカウント作成やカレンダツールの利用が不要
- 日程確定後のメール自動送信
シンプルなデザインにより、操作が容易であるため、参加者全員が手軽に日程調整を遂行できます。
参考：Tocaly
eeasy
eeasyは、日程調整にかかる時間を最大限に短縮できるツールです。
eeasyには、以下の特徴があげられます。
- 無料トライアル期間がある
- 作業を自動化する
- GoogleやMicrosoftと連携できる
- ダブルブッキングを防止できる
- URLの共有で日程調整できる
- 空き予定を自動抽出できる
- 幅広いビジネスシーンに対応した日程調整方式
- 会議室の予約ができる
- 移動時間を考慮できる
ビジネスにおけるあらゆる日程調整シーンに柔軟に対応できるため、スケジュール調整に必要な時間を大幅に短縮できます。
Googleフォームより便利な日程調整ツール！
Googleフォームを駆使すれば、効率的に日程調整することが可能です。
一方、Googleフォームを作成する手間や、回答結果を確認するなどの手間がかかります。
より効率的に日程調整するには、ツールの活用がおすすめです。
TimeRexは、様々なサービスと連携しています。
作業の自動化や豊富なカスタマイズ機能により、日程調整を短時間で楽に遂行できるのです。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してください。
