「テレワークの導入が上手くできるか不安」
新型コロナ流行の影響により、あらゆる企業がテレワークを導入しています。
一方、テレワークを初めてする人にとって、「上手く導入できるか不安」と感じる場合も多いです。
本記事では、テレワークのやり方や始める前にやるべきこと、テレワークの注意点について解説します。
【テレワークのやり方を解説する前に】そもそもテレワークとは？
テレワークとは、ICT技術を活用して時間や場所の制約に縛られず、柔軟に働ける場所を選べる勤労形態のことを指します。
新型コロナが流行するまでは、会社のオフィスや職場に出勤して働く形態が当然だと考える人も、多かったのではないでしょうか。
しかし、2020年の新型コロナウイルス感染症拡大防止が大きなきっかけとなり、あらゆる企業がリモートワークを導入し従来の働き方に対する意識は変化している傾向にあります。
そもそもテレワークには、企業と社員の双方に様々な魅力があります。
- 時間や場所の制約を受けずに働ける
- 働き方改革につながる
- コストを削減できる
- 感染症対策ができる
テレワークの最大の特徴は、時間と場所に縛られずに働ける点です。
オフィスや職場に出勤するやり方の場合、自宅から職場までの移動や遠方への出張などに時間や交通費などのコストがかかります。
テレワークでは、1箇所に集まって仕事をする必要がないため、日程調整や会議による意思決定をスピーディに行えるのです。
また、会社には産休や子育て、親の介護などさまざまな事情を抱えながら働いている社員も多いです。
社員の事情に合わせた働き方を実現できるので、自然と優秀な人材を確保しやすくなったり、社員の離職率を抑えることに繋がります。
そのため、テレワークの導入は会社全体の生産性を向上させ、ワークライフバランスを実現できる働き方改革を推進できるのです。
テレワークを導入する4つのやり方
テレワークのやり方として、主に以下の4つがあげられます。
（1）会社のPCを持ち帰る
会社のPCを持ち帰る方法は、コストや時間を削減してテレワークを実践できるやり方です。
下記で解説するクラウド型ツールやリモートデスクトップシステムを利用する場合、導入にコストや時間がかかります。
PCが自宅にない場合は、社員が働けるように新しくPCを購入しなければなりません。
一方、会社で普段から利用しているPCを自宅に持ち帰って利用すれば、導入コストを抑えることが可能なのです。
また、会社のデータの移動やツールの操作方法やその事前共有をする必要がないため、会社と社員の双方の負担を軽減できます。
ただ、PCを持ち帰ってテレワークをするやり方では、PCの紛失や盗難に注意する必要があります。
細心の注意を払っていたとしても、自宅に持ち帰ったPCが紛失したり盗難される可能性は考慮しなければならないのです。
社外にPCを持ち出す場合は、データの暗号化や外部メディアなどに、充分なセキュリティをかけることをおすすめします。
（2）クラウド型のツールを活用する
テレワークを導入する方法として、クラウド型のツールを活用するやり方があげられます。
クラウド型のツールを導入すれば、スマホやタブレット、PCなどの端末があれば外出時でも作業することが可能です。
クラウド型のツールは、具体的に以下のものがあげられます。
- ナレッジ共有・蓄積
- コミュニケーション
- タスク・プロジェクト管理
- Web会議
- ファイル共有サービス
- 名刺管理
- 会計ソフト
- 労務管理
クラウド型のツールを活用すれば、会社の端末を利用する必要がなくなり、場所やデバイスを問わず社員とのコミュニケーションやデータの閲覧などが行えます。
また、自社でテレワーク用のシステムを開発する場合、完成するまでに時間やコストがかかったりメンテナンスや保守などの管理が必要です。
コストを抑えながら、テレワークに有効なシステムを整えたい人にとって、クラウド型ツールの活用は効果的であると言えます。
クラウド型ツールを選定する際は、以下の点を確認しましょう。
- 業務内容に適した機能があるか
- 社員が使いやすいデザインか
- 導入コストが見合っているか
クラウド型ツールを活用するやり方は、テレワークの業務効率を飛躍的に向上させることができます。
そのため、クラウド型ツールの活用は、コストを抑えながら個人のパフォーマンスを向上させ、企業の生産性を高めたい場合におすすめのやり方なのです。
（3）リモートデスクトップを導入する
リモートデスクトップシステムを導入するやり方で、テレワークを導入することが可能です。
リモートデスクトップシステムを活用すれば、自宅から職場にあるPCを遠隔で操作し、家にあるPCで作業環境を再現できます。
このシステムの導入により、会社のオフィスに出勤する必要はなくなります。
また、業務における作業は全て遠隔で行われ、自宅のPCにはデータが残ることはありません。
そのため、情報漏えいや会社の重要なデータが入った端末を紛失した際のリスクが低くなるのです。
クラウド型ツールと同様にデータの引継ぎは必要なく、テレワークの環境整備をスムーズに行えます。
リモートデスクトップシステムは、セキュリティ面を考慮しながら、低コストでテレワークができるやり方なのです。
（4）仮想デスクトップを使う
仮想デスクトップシステムを使うやり方では、サーバーを利用してテレワークを導入できます。
仮想デスクトップシステムは、あらかじめサーバー上に構築した作業環境で業務をこなせます。
リモートデスクトップシステムとの違いは、会社のPCを遠隔操作するのではなく、サーボ―の仮想PCを遠隔操作するという点です。
仮想デスクトップを手元のPCで遠隔操作しても、作業完了後データが操作していた端末に残ることはありません。
また、ウイルス対策などの作業は、サーバー側で一括管理することが可能なので、利用者の業務負担を軽減できます。
テレワークの導入にあたって新たにサーバーを追加する必要のないやり方で、コストを削減し余ったリソースを有効活用できるのでおすすめです。
テレワークのやり方を実践するための準備と注意点
テレワークのやり方を知れば実際に導入や効果の検証を行えますが、生産性のある効果を発揮するためにも、準備を万全にする必要があります。
テレワークを実践する前に、準備しておきたい点は、以下の通りです。
- 導入の目的を決める
- ルールの策定
- システムの準備
テレワークを導入する目的が明確でなければ、生産性の高い施策を練りにくくなります。
計画を入念に練らないままテレワークを進めると、社員との間に溝ができてしまいます。
社員の意見や現状の課題を確認しながら、企業としてどう変化したいかなど、具体的に目的を明確化して導入しましょう。
また、テレワークのルール作りやシステムの環境整備を行いましょう。
ルールやシステムを万全にしなければ、勤務状況や社員の仕事の成果が見えにくく、正当な評価が難しくなります。
トラブルが発生した際のルールや利用するシステムの環境を万全にすれば、スムーズにテレワークを導入できます。
自社に合ったテレワークのやり方を見つけよう！
業務効率化は、生産性を高めるためにも、あらゆる企業や個人にとって避けては通れぬ課題です。
テレワークのやり方を知って実践しようと試みても、自社に合った適切な方法と手順で導入しなければ、満足のいく効果は発揮できません
テレワークを導入する際は、目的の明確化やルールの策定、スムーズに導入できるシステムの整備などが必要なのです。
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