予定調整時のポイント5選！日程調整を効率化できるツールも紹介

予定調整の作業に、「手間や時間をかけたくない！」という人は多いです。

日程調整するポイントの実践やツールの活用により、予定調整の作業を効率化できます。

本記事では、予定調整をする際のポイントやツールを使うメリットやデメリットを解説します。

また、後半では予定調整におすすめのツールについて解説するので、ぜひ最後までご覧ください。

予定調整時のポイント5選

予定調整をする際のポイントとして、以下の5つがあげられます。

リーダーを決める

予定調整をする際は、リーダーを決めましょう。

日程調整を取り仕切る担当者を決めれば、スムーズに予定調整を行えます。

リーダーは、メンバーの予定を配慮しながら、平等に意見を取りまとめることが大切です。

日程候補を複数提示する

予定調整をメンバーにお願いする際は、複数の日程候補を提示しましょう。

1つの候補のみ提示すると、都合が悪い場合は、違う日程を再提示する必要があります。

相手の空き予定と被りやすいように、複数の候補日を提示すれば、コミュニケーションの二度手間を防げます。

個別対応のやり取りを減らせば、予定調整の作業時間を短縮できるのです。

回答期限を明記する

予定調整する際は、メンバーに回答期限が伝わるように明記しましょう。

重要度や緊急度の高い予定調整は、迅速にスケジュール調整を完了する必要があります。

回答期限を明記すれば、余裕を持った予定調整を行えます。

また、メンバーに重要度を理解してもらうためにも、予定調整が必要な理由を説明すると効果的です。

メンバー全員の都合に配慮する

予定調整時は、メンバー全員の都合を考慮しましょう。

例えば、予定調整をする際は、上司や年配の人を優遇しがちです。

一部のメンバーを優遇すれば、他の社員に不満が生まれます。

全員の都合に配慮し、平等な予定調整を心がけましょう。

参加者にリマインドする

「予定調整を完了して終わり」ではなく、日程をリマインドすることが大切です。

何度もやり取りを重ねた調整や予定を変更した場合は、特に注意が必要です。

メンバーの予定忘れといったミスを防ぐためにも、参加者へのリマインドは必須なのです。

ツールなどにより、リマインドの自動送信を設定しておくのがおすすめです。

予定調整にツールを活用するメリット3つ

予定調整にツールを活用するメリットとして、以下の3つがあげられます。

メリット（1）作業の手間と時間を省ける

予定調整にツールを活用する最大のメリットは、作業の時間短縮です。

例えば、一般的に手作業で予定調整する場合、以下の流れとなります

複数の候補日を提示する
メンバーからの返信を待つ
返信を1つずつ確認し全員の空き予定を見つける
予定が合わなければ別の候補日を提示する
会場を予約する
カレンダーに予定を追加する
リマインドメールを送る

一方、ツールを活用する場合、以下の流れとなります。

候補日が自動リストアップされる
全員の空き予定から日程を選ぶ
カレンダーへの予定追加や会議実の予約、リマインドが自動で行われる

上記のように、予定調整にツールを活用すれば、作業工数を大幅に減らせます。

予定調整に関する作業の自動化により、短時間で楽にスケジュール調整できるのです。

メリット（2）会社の生産性を高められる

予定調整にツールを活用すれば、会社の生産性向上が期待できます。

手動で行う予定調整は、手間や時間がかかります。

また、重要度や緊急度の高い予定は、迅速に予定調整を済ませる必要があるため、本来の業務を優先できないケースがあるのです。

ツールを活用した予定調整の効率化により、手間のかかる作業は必要なくなります。

本来の業務に注力できるリソースが生まれれば、社員のパフォーマンスが向上し、会社全体の生産性を高められるのです。

メリット（3）社員のモチベーションを高められる

ツールを活用による予定調整の効率化は、社員のモチベーションアップに繋がります。

手動で行う日程調整は、面倒な作業が多いため、社員にとってストレスとなります。

予定調整の無駄な作業を省けば、社員の負担を軽減することが可能です。

効率化により余裕が生まれるため、社員は本来の業務に集中し、モチベーションを高められます。

社員が働きやすい環境づくりを行うことで、会社への満足度や仕事のパフォーマンス向上を期待できるのです。

予定調整にツールを使うデメリット

予定調整にツールを活用するデメリットとして、以下の3つがあげられます。

デメリット（1）導入コストがかかる

予定調整を効率化するツールの導入は、コストがかかる場合があります。

無料プランで利用できるものもありますが、満足のいく効果を得るためには、有料プランの登録が必要です。

有料プランに登録すると、予定調整を効率化できる様々な機能を利用できます。

また、ツールには、無料プランやトライアル期間などがあります。

複数のサービスをお試ししてから、自社に合うツールを選定するのがおすすめです。

デメリット（3）事前に共有する必要がある

ツールを導入する際は、事前にメンバーに概要を共有しておく必要があります。

導入する目的や操作方法についてしっかり共有しなければ、メンバーはツールを最大限に活用できません。

そのため、予定調整を効率化するツールを導入する際は、事前に共有する時間を確保する必要があるのです。

逆に言えば、ツールの操作方法や使う理由を社員へ詳しく知らせれば、スムーズに浸透します。

ツールで満足のいく効果を得るためにも、社員への事前共有は、必要不可欠なのです。

予定調整におすすめのツール11選

おすすめの日程調整サイトを下記にまとめました。

TimeRex

料金：750円〜/人　無料プランあり
連携可能なWeb会議ツール：Zoom、Teams、Google Meet
連携可能なカレンダーツール：Google、Outlook
特長：人数に合わせた日程調整方式、外部サービスとの連携、作業工数を減らせるカスタマイズ機能英語やタイムゾーンへの対応

参考：TimeRex

calendly

料金：8ドル〜/月（約900円〜）無料プランあり
連携可能なWeb会議ツール：Zoom
連携可能なカレンダーツール：Google、Microsoft、Apple
特長：グローバルなツール、無料で始められる、リマインドメールの自動送信、ページへのエンベット

参考：Calendly

Tocaly

料金：無料
連携可能なWeb会議ツール：Zoom、GoogleMeet
連携可能なカレンダーツール：Google、Outlook
特長：簡潔なデザイン、相手のアカウント作成やカレンダツールの利用が不要、日程確定後のメール自動送信

参考：Tocaly

Nitte

料金：600円〜/人　無料プランあり
連携可能なWeb会議ツール：Zoom、Google Meet
連携可能なカレンダーツール：Google、Outlook
特長：利用シーンに合わせた日程調整方式、コミュニケーションツールと連携、日程確定の自動配信

参考：Nitte

ノリスケ

料金：無料
連携可能なWeb会議ツール：GoogleMeet
連携可能なカレンダーツール：Google
特長：無料で全ての機能が利用可能、URLの共有で日程調整、移動時間を考慮した日程候補の自動リストアップ、会議室の予約、複数人の予定調整

参考：ノリスケ

アイテマス

料金：無料
連携可能なWeb会議ツール：Zoom、GoogleMeet
連携可能なカレンダーツール：Google
特長：スマホで日程調整が可能、URLによるスケジュール調整、時差に対応、ダブルブッキングの防止、無料で始められる

参考：アイテマス

YouCanBook.me

料金：10ドル/月＋10ドル/予約フォーム
連携可能なWeb会議ツール：Zoom
連携可能なカレンダーツール：Google、Microsoft
特長：海外の認知度が高い、日本語に対応している、予約フォームによる日程調整、オンライン決済ができる

参考：YouCanBook.me

調整さん

料金：無料
連携可能なWeb会議ツール：×
連携可能なカレンダーツール：×
特長：簡単に出欠表が作れる、スマホやパソコンから入力できる、アバターを作製できる

参考：調整さん

伝助

料金：無料
連携可能なWeb会議ツール：×
連携可能なカレンダーツール：×
特長：都合の良い日程が一目でわかる、カレンダーの日付をクリックして候補を入力できる、出欠登録の通知が届く、ガラケーに対応している

参考：伝助

Doodle

料金：無料
連携可能なWeb会議ツール：×
連携可能なカレンダーツール：×
特長：都合の良い時間が見やすい、Facebookアカウントでユーザー登録を行う、アドレス帳から招待できる、回答があると通知が届く

参考：Doodle

以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー

料金：無料
連携可能なWeb会議ツール：×
連携可能なカレンダーツール：×
特長：メールの文章作成を時短できる、日程の文字入力を短縮できる、文章をカスタマイズできる

参考：以下の日程でご都合いかがでしょうかメーター

上記に示したサイトは、無料プランやトライアル期間により、予定調整を効率化する機能をお試しできます。

使いやすいサイトを見つけるためにも、1度スケジュール調整をしてみるのがおすすめです。

予定調整の効率化にツールの活用は必須！

予定調整を効率的に行うコツの実践やツールを活用により、日程調整をスムーズに行えます。

会社の生産性向上のためにも、予定調整の効率化は重要です。

TimeRexは、予定調整を効率化するツールを提供しています。

予定調整に必要な作業の自動化や、外部サービスとの連携により、業務効率は飛躍的に高まります。

ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。