「Googleカレンダーで効率よく日程調整したい」
Googleカレンダーは、高機能なスケジュール管理サービスです。
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを活用すれば、業務が飛躍的に効率化します。
本記事では、Googleカレンダーで日程調整する方法や連携できる日程調整ツールについて徹底解説します。
Googleカレンダーの日程調整方法2つ
Googleカレンダーで日程調整する方法は、以下の2つがあげられます。
（1）Googleカレンダーのおすすめ時間機能を使う
Googleカレンダーのおすすめ時間機能を使えば、日程調整が可能です。
以下の手順で、日程調整を行いましょう。
- Googleカレンダーを開く
- 「ユーザーを検索」でゲストを追加する
- 予定の「作成」アイコンをクリックする
- 「おすすめの時間」をクリックする
- ゲストと自分の空き予定時間が表示される
- 空き予定時間から予定を作成する
- 予定が作成されゲストに招待メールが送られる
上記の方法により、Googleカレンダーで日程調整を遂行できます。
おすすめ時間機能で日程調整するには、以下の条件を満たす必要があるので、注意しましょう。
- メンバーがGmailに登録している
- メンバーがGoogleカレンダーに予定を入力している
（2）Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを使う
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを使えば、効率的にスケジュール調整を行えます。
Googleカレンダーの機能を使えば、日程調整が行えますが、上記で述べた条件を満たさなければなりません。
そのため、相手がGoogleのサービスを利用していない場合は、別の手段でやり取りする必要があるのです。
Googleカレンダーと連携できるツールを活用すれば、決定した日程を自動的に反映できます。
ツールとGoogleカレンダーの連携により、スケジュール調整を効率化できます。
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツール6つ
Googleカレンダーと連携できるツールは、以下の6つがあげられます。
TimeRex
TimeRexは、ビジネスシーンの日程調整を自動化するツールです。
TimeRexには、以下の特徴があげられます。
- 人数に合わせた日程調整方式
- 日程候補の自動リストアップ
- Web会議ツール連携
- Googleカレンダーなど外部サービスとの連携
- 作業工数を減らせるカスタマイズ機能
- 英語やタイムゾーンへの対応
TimeRexは、Googleカレンダーはもちろん、Web会議ツールなどの外部サービスと連携が可能です。
また、日程調整の完了メールやリマインドメールの自動送信、日程調整内容のエクスポートなどのカスタマイズ機能が充実しています。
参考：TimeRex
Tocaly
Tocalyは、「シンプルで直感的な日程調整」がコンセプトのツールです。
Tocalyには、以下の特徴があげられます。
- 簡潔なデザイン
- Googleなどのカレンダーツールと連携
- Web会議ツールとの連携
- ダブルブッキングの防止
- 相手のアカウント作成やカレンダーツールの利用が不要
- 日程確定後のメール自動送信
シンプルなデザインにより、操作が容易であるため、参加者全員が手軽に日程調整を遂行できます。
参考：Tocaly
calendly
Calendlyは、世界で1,000万人が利用するグローバルな日程調整ツールです。
Calendlyには、以下の特徴があげられます。
- グローバルなツール
- Googleなどのカレンダーツールと連携
- 無料で始められる
- Zoomと連携
- リマインドメールの自動送信
- ページへのエンベット
Calendlyは、2022年1月の時点で、日本語対応されていないため、英語に対応できない方は、注意が必要です。
ノリスケ
ノリスケは、完全無料で始められる日程調整ツールです。
ノリスケには、以下の特徴があげられます。
- 無料で全ての機能が利用可能
- Googleカレンダーから予定情報を取得
- URLの共有で日程調整
- ダブルブッキングの防止
- 移動時間を考慮した日程候補の自動リストアップ
- 会議室の予約
- 複数人の予定調整
Googleカレンダーとの連携により、日程調整の作業を自動化できます。
2022年1月の時点では、全ての機能を無料で利用できるため、コストを抑えたい方におすすめです。
参考：ノリスケ
Nitte
Nitte（ニッテ）は、「日程調整のストレスを0に」する日程調整ツールです。
Nitteには、以下の特徴があげられます。
- 利用シーンに合わせた日程調整方式
- 候補日の自動抽出
- Googleなどカレンダーツールと連携
- Web会議ツールと連携
- コミュニケーションツールと連携
- 日程確定の自動配信
3社間や複数人、代理、1対1など、利用シーンに合わせた日程調整方式が充実しています。
日程調整の手間と時間を95％削減し、手軽に日程調整できます。
参考：Nitte
アイテマス
アイテマスは、スマホアプリに対応した日程調整アプリです。
アイテマスには、以下の特徴があげられます。
- スマホで日程調整が可能
- Googleカレンダーの自動取得
- URLによるスケジュール調整
- 時差に対応
- ダブルブッキングの防止
- 無料で始められる
アイテマスのスマホアプリを活用すれば、仕事の移動中など手軽に日程調整できます。
2022年1月の時点では、全ての機能を無料で利用できるため、コストを抑えたい方におすすめです。
参考：アイテマス
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを活用すべき理由2つ
Googleカレンダーの日程調整にツールを活用すべき理由として、以下の2つがあげられます。
（1）スケジュール調整を円滑に行える
手作業で行う日程調整は、二度手間になることが多いです。
例えば、Gmailでスケジュールを調整する場合、以下の流れとなります。
- 複数の候補日を提示する
- メンバーからの返信を待つ
- 返信を1つずつ確認する
- 全員の空き予定を見つける
- 予定が合わなければ別の候補日を提示する
上記のように、日程調整のコミュニケーションは、少々手間がかかります。
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールを導入すれば、コミュニケーションを円滑に行えます。
二度手間なコミュニケーションをなくすことで、日程調整を飛躍的に効率化できるのです。
（2）作業工数を減らせる
手作業による日程調整は、メッセージの確認や返信対応、Googleカレンダーの予定追加などの作業に、少々時間を取られてしまいます。
個別対応や決定した予定のカレンダー入力に、時間を割かれるのです。
ツールを用いて、予定を自動的に反映させれば手間のかかる作業を減らすことが可能です。
作業工数を減らせば、本来の業務に集中できるリソースが生まれます。
日程調整を効率化すれば、社員のパフォーマンスが向上し、会社全体の生産性を高められるのです。
Googleカレンダーと日程調整ツールを連携して業務を効率化しよう！
Googleカレンダーを日常的に利用するユーザーが、日程調整を効率化したい場合、ツールの導入は必須です。
日程調整を効率化すれば、本来の業務に注力する時間が増え、仕事の生産性向上が期待できます。
TimeRexは、Googleカレンダーだけでなく、様々なサービスと連携しています。
外部サービスとの連携や、作業の自動化により、日程調整を短時間で楽に遂行できるのです。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してください。
