「幹事を頼まれたけど、日程調整に手間をかけたくない！」
忘年会や新年会などのイベントで日程調整する場合、メンバーと個別で連絡する必要があります。
メンバーそれぞれとやり取りを行う作業は、時間や手間がかかるものです。
本記事では、日程調整ツールを選ぶ際のポイントや無料で利用できるイベント向けのツールについて解説していきます。
そもそも無料で使える日程調整ツールとは？
日程調整ツールとは、参加メンバーの予定を考慮しながら、宴会などのイベントスケジュールを、効率的に調整できるサービスです。
日程調整ツールを活用すべき理由は、以下の3つがあげられます。
- 予定の詳細を簡単に伝えられる
- 複数人のスケジュールが一目で分かる
- 予定を忘れる事が無くなる
例えば、ツールを活用すれば、URLをメンバーに送付することでスケジュール調整を行えます。
URLには日時や会場など、予定の詳細を記載することが可能です。
そのため、SNSやメールで予定の詳細を個別に伝える必要がなくなり、参加者は簡単に内容を確認できます。
また、ツールで日程調整すれば、カレンダーに参加者の予定を表示することが可能です。
カレンダーにメンバーの空き予定が一覧で表示されるため、個別のメッセージを一つ一つ確認する必要がありません。
さらに、日程が決まれば、参加者全員にリマインドメールを自動で送信する機能もあります。
リマインド機能により、予定を忘れる心配が無くなるのです。
日程調整ツールは、アプリをインストールするものやWebで使えるものがあります。
無料で利用できる日程調整ツールのタイプ
日程調整のツールには、以下の2つのタイプがあります。
予約受付型
自分の空き予定をカレンダーに表示し、その中から相手の空き予定を選んでもらうことで、効率的な日程調整が可能です。
例えば、美容院や飲食店の予約をする際に、カレンダーから都合の良い日時を予約するのは予約受付型の1つです。
一般的に美容院や飲食店を予約することで、予約フォームを開けば、店舗の空き時間がカレンダーに表示されます。
ユーザーは、カレンダーに表示されている空き時間から、都合の良い日時を選べます。
上記のように主催者の空き予定の中から、メンバーが日程を選ぶ日程調整方式が、予約受付型です。
有料の日程調整ツールでは、外部のカレンダーサービスとの連携により、カレンダー情報を読み込めます。
候補日の提示や、空き予定を個別で確認する作業が省けるため、効率的に日程調整を遂行できるのです。
候補提案型
候補提案型とは、複数の日時を提案し、日程を決める方式です。候補の日程を相手に提案して選んでもらう方法です。
候補提案型では、自分の予定を、公開したくない人におすすめです。
例えば、会社の飲み会や宴会などで、自分の空き予定から複数の日程を提示し、全メンバーに参加の可否を問います。
個別に空き予定を確認する手間が省けるので、日程調整が効率化されるのです。
候補提案型の有料版では、カレンダーに入力している予定から、自動で複数の日程候補をピックアップし、スケジュール調整することが可能です。
無料で利用できる日程調整ツールを選ぶポイント3つ
無料で使える日程調整ツールを選ぶポイントとして、以下の3つがあげられます。
（1）操作性
日程調整ツールは、使いやすいものを選びましょう。
操作が簡単な日程調整ツールを使えば、スムーズにイベントなどの予定を決めることができ、作業のストレスが軽減されます。
円滑に日程調整を行うためにも、参加者が使いやすいツールを利用しましょう。
（2）日程調整方法
上記で述べたように、日程調整する方法には予約受付型と候補提案型があります。
- 予約受付型の特徴
- カレンダーに表示される空き予定から都合の良い日時を選んでもらう
- 時間枠を売るビジネスに向いている
- 美容室や飲食店の予約で使われることが多い
- 候補提案型の特徴
- 主催者が複数の日程候補を提示して都合の良い日時を選んでもらう
- 日程調整の主導権を握れる
- 営業のアポイントで都合の良い日程に誘導したいときに便利
イベント向けの日程調整をする際は、候補提案型のツールの活用をおすすめします。
（3）対応デバイス
日程調整ツールを選ぶ際は、対応出来るデバイスについて確認しましょう。
例えば、参加者にガラケーの利用者がいれば、そのデバイスに対応しているツールを活用しましょう。
なるべく多くのデバイスに対応しているツールの選定をおすすめします。
無料で利用できるイベント向けの日程調整ツール4つ
無料で使えるイベント向けの日程調整ツールは、以下の4つです。
（1）調整さん
調整さんは、URLを参加者に送ることで、イベントの出欠確認ができる日程調整ツールです。
調整さんでは、以下の手順で日程調整を行います。
- 調整さんのページを開く
- イベント名と日程候補を入力する
- 「出欠表をつくる」をクリックしてURL発行する
- メンバーにURLを送る
- メンバーがURLから出欠情報を入力する
- 出欠情報を確認して最適な日程を決定する
調整さんは、アカウント登録が必要なく、URLからスケジュール調整できるため、気軽に利用できるツールです。
（2）伝助
伝助は、飲み会やイベントを開催する際、メンバーの空き予定が一目でわかる日程調整ツールです。
伝助では、以下の手順で日程調整を行います。
- 伝助のページを開く
- 都合の良い日をカレンダーから選び、ページを作成する。
- メンバーにURLを送る
- メンバーは出欠ボタンを押す
- 出欠情報を確認して最適な日程を決定する
また、伝助はガラケーからも日程調整することが可能です。
（3）Doodle
Doodleとは、ウェブ上で簡単に日程調整ができるツールです。
Doodleでは、以下の手順で日程調整を行います。
- イベントのタイトル、開催場所、自分の名前、メールアドレスを入力する
- 候補日程を選ぶ
- 参加者のメールアドレスを入力し、案内メールを送る
- 案内メールから、名前と希望日時を登録する。
Doodleは英語表記ですが、イベントの詳細などの文字が入力できるところは日本語入力が可能です。
（4）以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーは、日程候補の文章を簡単に作成できるツールです。
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーは、以下の手順で文章を作成できます。
- 以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーを開く
- 候補日程を選ぶ
- コピーしてメールなどにペーストし文面を整える
例えば、会社の飲み会で、一人ひとりにメールを送るのは大変です。
日程候補の文章を書く時間を短縮できるため、メールの作成が飛躍的に効率化します。
定型文は自由にカスタマイズすることが可能で、文章を作成する手間や時間を削減できるのです。
自分に合った日程調整ツール！
今回、無料で使える日程調整ツールを4つ紹介しました。
日程調整に必要な作業を削減できれば、業務効率が飛躍的に向上します。
円滑な日程調整を進めるためにも、ツールの活用は必須です。
参加者が多数いるイベントや宴会の場合、個別対応で日程調整を行えば、膨大な時間と労力がかかります。
ツールを活用しながら日程調整を行えば、手間のかかる作業に時間を割く必要はありません。
ぜひこの機会に、日程調整ツールの導入を検討してはいかがでしょうか。
