複数の商談予定やプロジェクトの進行を管理することは大切な業務のうちですが手間もかかります。「日程調整が自動でできれば楽になるのに」そう思っている方におすすめなのが日程調整できるアプリです。
そこで当記事では日程調整アプリの選び方やおすすめ5選を解説します。
日程調整アプリとは？
日程調整アプリはスケジュール調整を簡略化できるアプリです。
例えば商談日を決定するには商談可能な日時をいくつか挙げ、顧客との都合をすり合わせする必要がありますが、手間がかかります。
日程調整アプリのタイプ
日程調整アプリには大きく分けて次の2タイプあります。
予約受付タイプ
空きのある日時から自分の都合がよい日を選べるタイプの日程調整アプリです。
例えば飲食店や美容室の予約サイトはこの予約受付タイプになります。
候補提案タイプ
自分が都合のよい日をカレンダーから選び出し、相手に選んでもらうタイプになります。
例えば候補提案タイプは、複数の相手に参加・出席ができる日にチェックをつけてもらい、最多人数の日を選ぶといった利用が可能です。
日程調整アプリを使用するメリットとは？
日程調整アプリを使用すると、以下のようなメリットがあります。
- 複数名のスケジュール調整を効率よく簡単に行なえる
- 予定の詳細を各人に連絡する手間がなくなる
- ダブルブッキングを回避することができる
- コミュニケーションに費やしていた時間を削減することができる
日程調整アプリは使用者のスケジュール管理の他、プロジェクトに関わるメンバーの日程も簡単に調整することができ、連絡もスムーズになります。
日程調整アプリを使用するデメリットとは？
一方で以下のようなデメリットもあります。
- 相手にスケジュールがわかってしまう
- 相手がアプリを使いこなせない場合もある
商談の候補日などを相手に選択してもらう際に、空いている時間が相手にわかってしまうため、必要以上に予定を入れられてしまう可能性もあります。
また、取引先などと日程調整を行なう場合、相手がアプリを使いこなせず、かえって時間がかかってしまうこともあります。
日程調整アプリを選ぶ際のポイント
利用目的を明確にする
日程調整アプリは自社の目的に合ったものを選びましょう。
アプリは数多くリリースされていますが、まず、どんなことをするためにアプリを利用するのかといった目的が明確になっていないと、使い勝手が悪くなってしまいます。
例えば社内のみで利用する場合と社外の人も共有する場合とでは利用目的も利用すべきアプリも異なります。
また、一元管理によって連絡やタスク管理を行ないたい場合は総合的なグループウェアが必要になるため、利用目的の明確化は重要になります。
利用頻度を想定しておく
日程調整アプリを選ぶ上では利用頻度も大切なポイントとなります。
利用頻度が少ない場合、わざわざ費用を支払ってまで導入する必要はなく、特に社内に限って利用するのであればGoogleカレンダーやYahoo!カレンダーなどの無料アプリでも十分です。
一方、利用頻度が多いと予想される場合、無料ツールでは日程調整しづらい可能性もあるため、業務の効率化を図るためにも有料アプリが必要になります。
使いやすさで選ぶ
日程調整アプリは使いやすさで選びましょう。
例えば参加予定者に予定内容を自動通知してくれるアプリがあります。
候補日時、内容を記載すれば指定の参加予定者にURLが届くため、予定内容をメールやLINEなどで各人に発信する手間が省略できます。
また、日時調整の補助ツールがあれば、日程調整もより簡単に行なえるようになります。
例えば希望日時を参加予定者が入力すると、最も多い希望日時を自動表示してくれるツールもあるので、日程調整アプリと合わせて導入するとより業務を効率的に行なえ、使いやすくなります。
使用シーンで選ぶ
日程調整アプリには様々な種類のものがリリースされています。
日程調整できる人数、方法、参加予定者の通知方法などアプリによっても異なるため、プライベートやカジュアルシーンに使用するものなのか、会議や商談などのビジネスシーンで使うものなのか、使用シーンで選ぶことが大切です。
対応できるデバイスが複数のものを選ぶ
日程調整ツールは複数のデバイスに対応できるものを選びましょう。大半のツールがwebとアプリに対応していますが、中にはスマホ対応していないものもあります。
webとアプリに対応している場合、例えば参加予定者は空き時間にスマホアプリから希望日時を入力でき、管理者はwebの大きな画面で確認・管理できるため、使いやすくなります。
複数人の日程調整ができるアプリ5選
TimeRex
TimeRexはミクステンド株式会社がリリースしています。
Office365 Outlook予定表、Googleカレンダーとリアルタイムに連携できる点がポイントです。予定に要する時間や移動時間を記載して日程調整カレンダーを作ると、同期したカレンダーをもとに候補日時を自動で列挙してくれます。
その後参加予定者にURLを送り、希望日時をチェックしてもらうだけで日程調整ができます。
TimeRexは無料で利用できるフリープランがあるので、日程調整アプリの導入を検討している場合、まず簡単に利用することで使用感もわかります。
また、複数の日程調整カレンダーが作成可能で、参加者の都合も考慮した日程調整もできる有料のベーシックプラン、プレミアムプランもあります。
スケコン
スケコンは株式会社TIME MACHINEがリリースしています。
スケコンは100名以上のユーザーアンケートをベースに、日程調整アプリの利用初心者でもログインなしで簡単に使うことができるUI／UXデザインを採用しています。
スケコンは大手企業などで利用されているAWS（アマゾンウェブサービス）を使用していて、スケコン内のすべての情報や通信が暗号化されるため安全なセキュリティ対策が取られています。
また、参加者から回答された予定がリアルタイムで更新されるため、すでに予定済みの日程にダブルブッキングされてしまうことがありません。
さらにGoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携できるので、日頃利用しているカレンダーで日程調整が行なえるため便利です。
Tocaly
Tocalyは株式会社TimeTreeがリリースしています。
Tocalyは事前設定が不要でシンプルなカレンダーUIと利用しやすい操作性で、感覚的に日程調整できるアプリです。
ビジネスシーンでも多くの人に利用されているGoogleカレンダーや、オンラインミーティングサービスのZoomやGoogle Meetとの連携が可能なため、複数のツールを見ながらの日程調整の手間をなくしてくれます。
Tocalyは複数の調整ページで同じ候補日時を使って日程調整を同時に行なったとしても、すでに確定している予定と同じ候補日時は自動更新され、ダブルブッキングを防いでくれます。
eeasy
eeasyは株式会社E4がリリースしています。
eeasyは予約受付タイプの日程調整ツールです。Googleカレンダーなどと連動させることで商談などの日時を自動で抽出してくれます。
出席予定者にURLを送れば、出席予定者が希望日時を選ぶことができます。
また、候補日時は移動時間も考慮して決定してくれるため、移動が多い出席予定者も無理なく予定を入れることができます。
eeasyは個人ユーザーの場合、完全無料となっており、法人ユーザーも1か月間は無料になっています。
waaq Link
waaq Linkはwaaq株式会社がリリースしています。
waaq Linkは日程調整メールを指定メンバーに送ることができ、受信者はメールにある日付ボタンをクリックするだけで日時を決定することができます。また、日時はカレンダーに自動登録されるため、主催者、メンバーともに手間がかかりません。
また、waaq Linkでは投票形式の日程調整を行なうこともできるため、出席可能なメンバーだけを確定することが可能です。
さらにZoomやGoogle Meetなどのweb会議ツールとも連携でき、会議用URLが自動送信されるため大人数の日程調整も効率的に行なうことができます。
日程調整アプリの活用で業務効率アップを実現しましょう
日程調整アプリは日程候補を管理者が選択し、複数名にアンケート形式で送れるものから自動で日程候補を抽出してくれるものまで各種様々あります。
日程調整アプリはどんな日程調整を行なうか、予算をどのくらいに設定するか考慮した上で自社にとって最適なものを選びましょう。
日程調整アプリを活用すると、他の業務に回せる時間も増えるため、業務の効率化も期待できます。
