近年、生産年齢人口の減少などにより、仕事の生産性向上が重要視されています。
一方、仕事の生産性を上げようとしても、どんなポイントに注意すべきなのか、わからない人も多いです。
本記事では、仕事の生産性に関する疑問を解消するため、下記の点について徹底解説します。
・生産性とは
・生産性が低下する原因
・生産性を高めるポイント
そもそも仕事における生産性とは？
仕事における生産性とは、労働者数や労働時間に対して得られる成果の比率です。
この比率を、労働生産性と言います。
労働生産性の式は、下記となります。
・1人当たりの労働生産性
・1時間当たりの労働生産性
近年、日本では労働力不足が深刻化しています。
労働力不足が深刻化している大きな理由の1つが、少子高齢化による生産年齢人口の減少です。
求職者が、多くの選択肢から就職先を選べる一方で、各企業は貴重な人材を取り合っています。
企業は労働力を確保できない場合、人手不足となるため、仕事の生産性を向上させる必要があるのです。
また、労働生産性には、大きく分けて以下の2種類があります。
物的生産性
物的生産性とは、生産した商品の物量を単位とするものです。
物的生産性に使われる物量は、以下があげられます。
・大きさ
・重さ
・個数
仕事で生産した商品の価格は、技術の進歩や物価の変動により変動します。
生産現場において、商品の純粋な生産効率を測定する際は、上記などの物量から算出する、物的労働生産性が用いられるのです。
付加価値生産性
付加価値生産性とは、企業がビジネスによって得られる、金額的な付加価値を単位とするものです。
付加価値とは、売上から、原材料費や機械の導入など、売上を得るまでにかかった費用を差し引いたものです。
付加価値は、人件費や資本に分配され、どう分配するかも問題となります。
仕事における生産性を上げるために、把握すべき指標なのです。
仕事の生産性が低下する原因5つ
仕事の生産性が低下する原因は、以下の5つがあげられます。
（1）マルチタスク
マルチタスクを行うと、仕事の生産性が低下します。
複数のタスクを並行して進めると、各業務を並行して考える必要があり、混乱する可能性があります。
結果として、仕事を処理しきれず、生産性が悪くなるのです。
仕事の生産性を高めるためにも、優先度の高い業務から順に着手するのがおすすめです。
（2）長時間労働
長時間労働すると、集中力が続かず、仕事の生産性が低下します。
1日中仕事をしていると、脳が疲労し集中力を保てなくなるため、作業スピードやミスが多くなります。
仕事の生産性を低下させないため、長時間労働をする場合は、以下の対策を行いましょう。
・休憩する時間を決めておく
・仮眠をとる
・集中力や思考力が必要な作業は、午前中に行う
・単純作業は、午後に行う
自分の集中力に合わせた計画を立てれば、仕事の生産性低下を防げるのです。
（3）ツール利用や自動化をしていない
ツール利用や仕事を自動化しない場合、生産性が低下します。
データ収集や日程調整など、手間のかかる業務は、長時間の作業を必要とし、社員のモチベーション低下に繋がります。
ツールを活用すれば、無駄な作業を省いたり、効率化による業務のスピードアップが可能です。
ツールの導入は、社員の仕事のパフォーマンス向上だけでなく、会社全体の生産性アップが期待できるのです。
（4）ひとりで仕事を抱え込みすぎる
ひとりで仕事を抱え込みすぎると、仕事の生産性が低下します
多くの仕事を1人でこなそうとすれば、処理しきれず、業務の質が下がったり期限に間に合わない可能性があります。
仕事の生産性を低下させないためにも、チームのメンバーに頼りましょう。
1人で仕事を抱え込まず、仲間の状態を把握し、適切なメンバーに適切なタイミングで割り振ることが重要です。
（5）デスクトップやデスクの周りが散らかっている
デスクトップやデスクの周りが散らかっていると、以下の問題が発生します。
・データ探しに時間がかかる
・資料が紛失する可能性がある
・作業にミスが増える
・業務の質が下がる
仕事の生産性を高めるためにも、デスクトップ内のデータやデスクを整理しましょう
データや資料の場所とカテゴリを、整理して配置すれば、短時間で見つけられるだけでなく、会社全体で管理できます。
整理整頓は、日常業務のミスや資料の紛失を防ぎ、パフォーマンスの質も向上するので、仕事の生産性向上が期待できるのです。
仕事の生産性を高めるポイント5つ
仕事の生産性を高めるポイントとして、以下の5つがあげられます。
ポイント（1）個人のスキルアップ
個人のスキルが向上すれば、その人だけでなく会社全体の生産性が向上します。
個人がスキルアップすれば、効率よく仕事をさばけるようになります。
自分の評価も上がり、モチベーションアップに繋がるでしょう。
また、個人の能力が上がると、おのずと会社全体の生産性も向上します。
会社のサービスや商品の質が向上し、利益増大が期待できるのです。
ポイント（2）仕事の全体像を把握する
仕事の全体像を把握すれば、計画的に仕事を遂行できます。
仕事の過程やゴールを理解しておけば、場当たり的な仕事がなくなり、余計な作業や手間に時間を取られません。
抱えている仕事の全体像を把握すれば、適切な優先順位をつけられ、段取りよく仕事を遂行できます。
複数のタスクがあったとしても、焦らず効率的に取り組めるため、仕事の生産性が向上するのです。
ポイント（3）こだわりすぎない
仕事の生産性を向上させるには、こだわりすぎないことがポイントです。
完璧主義は、決して悪い性質ではありませんが、仕事の細部まで注力するため、重要度の低い作業に時間を取られます。
仕事の生産性を向上させるためにも、業務を一定の水準まで仕上げ、次のタスクに取り掛かりましょう。
1つの仕事に時間をかけすぎず、自分の中で妥協点を持つことは、生産性の向上に繋がるのです。
ポイント（4）集中できる環境づくり
集中できる環境づくりの構築は、仕事の生産性を向上させます。
職場が散らかっていたり、長時間働く場合、集中力が保てなくなります。
以下などの方法で環境を整えれば、仕事のパフォーマンス向上が期待できます。
・オフィスの整理整頓を行う
・集中ブースをつくる
・タスクごとに休憩時間を設ける
・リラックススペースを設置する
・スマホの電源を切る
集中力が切れた場合に、切り替えできる環境を作れば、仕事の生産性が向上するのです。
ポイント（5）ツールの導入
ツールを導入すれば、仕事の生産性が向上します。
ツールを活用すれば、無駄な作業を省くことができ、本来の仕事に注力できます。
また、手作業で行っていた仕事を、機械やソフトにより自動化すれば、生産性が飛躍的に向上するでしょう。
下記のように、様々な用途に応じたツールが、日々開発されています。
・コミュニケーションツール
・RPA
・名刺管理
・ペーパーレス化
・タスク管理
・日程調整
仕事の内容に適したツールを駆使すれば、会社全体の生産性が向上するのです。
ツールを活用して仕事の生産性アップ！
あらゆる企業や個人が、生産性向上の課題に取り組んでいます。
効率化ツールは、仕事の生産性向上を上げるためにも、必要不可欠です。
TimeRexでは、日程調整を効率化するツールを提供しています。
複数人での日程調整は、面倒な要素が多く、時間を取られてしまうのです。
TimeRexを導入すれば、日程調整の時間を短縮し、本来の仕事に注力できます。
ぜひこの機会に、TimeRexを使って、日程調整を効率化してみてはいかがでしょうか。
