「会議やアポの日程調整をスムーズに行いたい」「日程調整メールの書き方やマナーが知りたい」とお悩みの人もいるでしょう。
今回は今さら人に聞きにくい日程調整のコツやマナーを解説します！
日程調整メールに使えるフレーズや例文も紹介しているので、参考にして効率的で失礼のない日程調整を行いましょう。
そもそも日程調整とは？
日程調整とは、社内や社外の会議や打ち合わせ、面談やアポなどの日程を調整することを指します。
人数が増えるほど日程調整は難しくなり、手間や時間がかかります。
日程調整は若手が担うことが多い業務ですが、マネジメントスキルやコミュニケーションスキルが求められるため、難しい仕事の一つです。
日程調整が進まないと会議や商談の機会を逃してしまう可能性があるため、スピーディーかつ正確に日程を調整する必要があります。
日程調整を行うときのマナー
単純に参加者の候補日を確認するだけでは、なかなか日程調整が進みません。
日程調整のマナーな手順を覚えて、効率的に日程調整を進めましょう。
優先順位が高い人から候補日の確認を行う
まず日程調整を行う前に、参加者の優先順位を決めておきましょう。
というのも、Aさんは確実に参加する必要があり、Bさんが任意での参加を希望する場合、Bさんの日程確認から行うと非効率になってしまうからです。
また、日程が合わせにくい人の日程調整から行い、都合がつきやすい人の日程調整を後から行うのも一つの方法です。
何度も日程調整を行うのは労力も時間もかかるため、優先順位を決めてから日程調整を行いましょう。
アジェンダを準備しておく
アジェンダとは、日程調整のために必要な項目をリスト化したもので、日程調整メールを送る際に必要になります。
アジェンダを準備してから日程調整メールを送れば、どこで何がどのように行われるのかが明確になるため、相手も日程を調整しやすくなります。
日程調整のアジェンダは次のような内容にするのが、一般的です。
・日時
・場所
・タイトル
・参加者・担当者
・議題
・時間配分
・配布する資料
候補日は3つ以上提案する
日程調整メールを送る際、候補日は3つ以上提案するようにしましょう。
候補日を設定せずに日程調整メールを送ると、なかなか参加者のスケジュールが合わず、何度も調整することになりかねません。
また、ある程度日程を絞っておいた方が相手も選択しやすいというメリットもあります。
候補の数は多すぎても少なすぎてもいけません。
およそ3〜5日くらい候補日を提案し、できるだけ連続した日にちにならないよう、選択肢に変化を持たせるのがおすすめです。
回答の期日を記載する
候補日を複数提案したら、回答の期日を設定しましょう。
回答の期日を設定しておけば、回答率が上がるだけでなく、回答の催促がしやすくなるというメリットがあります。
また、期日を決めておけば、調整する側もスケジュールを組みやすくなります。
ただし、回答の期日は無理のない日程で設定しましょう。
会議や面談など、内容によって幅の持たせ方は変わりますが、短くても一週間くらいは期間を設けると相手を急かすことなく、回答をもらえます。
日程調整メールの書き方
日程調整メールの内容は次の順番で記載するのが一般的です。
・件名
・宛名
・挨拶文
・名前・役職
・要旨
・候補日の提案
・締めの挨拶
日程調整メールを作成するときに大切なのは、マナーを守りつつ分かりやすい内容になるよう心がけることです。
メール作成のポイントや例文をチェックして、失礼のない日程調整メールを作成しましょう。
日程調整メールを送る際のポイント
日程調整メールを送る際のポイントは4つあります。
ポイントを押さえるだけでグッと読みやすいメールになるので、手順を踏んでメールを作成してみましょう。
件名は要件が分かりやすいようにする
メールの件名は要件が一目で分かり、重要度が伝わるように記載しましょう。
メールの内容のタイトルを作成するイメージで件名を記載すると、簡潔で伝わりやすいです。
たとえば「会議のご相談について」ではなく、「【ご相談】〇〇会議開催の日程確認」の方が要件や重要度が伝わりやすくなります。
長々とした文章ではなく簡潔な内容にする
マナーを意識しすぎて文章が長くなりすぎると、かえって伝わりにくい可能性があります。
文頭の挨拶はできるだけ短くし、「どんな要件でメールを送ったのか」を記載しましょう。
ただし、件名に要件は記載してあるので、「表題の件でご連絡いたしました」と表現しても問題はありません。
簡潔に内容を説明したら、すぐに本題である日程調整の候補日を提案しましょう。
また、メール全体が長くなりすぎると本題が埋もれてしまう可能性があります。
相手の立場になってメールを読み返し、何をすべきか分かる内容かどうかを確認してください。
箇条書きなどを使って日程の候補を分かりやすく伝える
日程調整メールのなかでもっとも大切なのは、候補日の中から参加可能な日程を選択してもらうことです。
そのため、適度な改行や箇条書きを取り入れて候補日を目立たせましょう。
また、質問や確認事項が複数ある場合も箇条書きを使うと、相手にとって理解しやすく返信しやすいメールになります。
相手のスケジュールを配慮した一文を添える
候補日を複数提案しても、相手の都合がつかないケースもあります。
そのため、「都合が合わないようでしたら、お気軽にお申しつけください」「都合がつかないようでしたら、ご希望の日程を◯〜◯つご提案いただけると幸いです」などの一文を記載するようにしましょう。
あくまでも相手の都合に合わせるという姿勢を見せると、相手に負担をかけずに回答をもらえます。
例文・使えるフレーズ
例文や使えるフレーズを知っておけば、日程調整メールが作成しやすくなります。
また、自分なりのテンプレートを用意しておくことで、日程調整メールがスムーズに送信できます。
日程を提案するときに使えるフレーズ
日程を提案するときは、次のようなフレーズを使って3〜5つくらい提案しましょう。
・以下日程でご都合はいかがでしょうか？
・以下日程でご都合のよろしい日時をご連絡いただけると幸いです。
・以下の日程でご調整いただけると幸いです。
また、日程を提案するときは「10日」と月を省略せず、「月、日にち、曜日、時間」をあわせて記載すると誤解を生みません。
たとえば3日程を提案するときは、次のように記載します。
・2月10日（木）10:00～12:00
・2月15日（火）13:30～15:00
・2月21日（月）14:00～17:00
日程はややスケジュールに幅を持たせ、時間帯もズラすようにすると、相手も都合を合わせやすくなります。
相手に候補日を提案してもらうときに使えるフレーズ
相手に候補日を提案してもらうときは、次のようなフレーズで相手の都合を伺いましょう。
・〇〇様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけませんでしょうか？
・〇〇様のご都合のよろしい日時をご連絡いただけると幸いです。
・〇〇様のご都合の良い日程をいくつかご提案いただけると幸いです。
相手に候補を提案してもらうときは、ある程度の目安を提示しておくと日程調整がスムーズに進みます。
どの時間帯で、どのくらい時間を確保すればいいのかを明確にしておきましょう。
たとえば次のように記載します。
・平日13時以降で、商品のご説明に1時間ほど頂戴できる日程をいくつかご提案いただけると幸いです。
・直近で1時間ほどお時間をいただける日程をご連絡いただけると幸いです。
アポ取得の日程調整メールの例文
アポを取得する際の日程調整メールは次のように記載すると、相手に内容が伝わりやすいので、ぜひ参考にしてみてください。
件名：
【ご相談】〇〇（製品名）お打ち合わせ日程確認
本文：
□□株式会社
資材部
■■様
お世話になっております。
△△株式会社、営業部の▲▲と申します。
この度は〇〇についてお問い合わせいただき、ありがとうございます。
詳しくご説明する機会をいただきたく、打ち合わせ日程確認のご連絡をいたしました。
ご都合がよろしければ貴社に伺い、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
ご希望であればオンラインでのお打ち合わせも可能ですので、お申し付けください。
つきましては、以下日程にてご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
都合がつかないようでしたら、ご希望の日程を◯〜◯つご提案いただけると幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
日程調整をスムーズに進めるならツールがおすすめ！
日程調整は相手が忙しかったり、参加人数が増えたりするとスケジュール調整が難しくなります。
場合によってはダブルブッキングや確認ミスのトラブルが発生する可能性もあるので、日程調整は難しい業務の一つといえます。
「日程調整をスムーズに行いたい」「スケジュールを効率的に管理したい」という人は、累計利用者数1200万人以上を誇る調整支援ツール「調整さん」が提供する、日程調整を自動化するツール「TimeRex」がおすすめです。
商談やWeb会議の日程調整を自動化できるほか、カレンダーと連携して予定を自動登録できます。
毎日の業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ無料で導入してみてください。
正しい知識を身につけて失礼のない日程調整を！
日程調整は打ち合わせや商談を行うために欠かせない業務の一つです。
スムーズに行わないとなかなか日程が決まらず、参加者が不安を抱くケースもあります。
とくにクライアントとの日程調整を行う場合、マナーを守って対応しないと、会社のイメージダウンにつながりかねないので気をつけましょう。
日程調整を正確かつスムーズに行いたいなら、ツールを導入するのも一つの方法です。
日程調整の効率をアップして、業務の手間や時間を削減しましょう！
