「パソコン作業をもっと効率的に行いたい!」
パソコン作業を効率化して、業務を時短したいと考える人は多いです。
パソコン仕事にツールを導入すれば、作業効率が飛躍的に向上します。
本記事では、パソコン作業を効率化するツールを選ぶポイントや、おすすめの効率化ツール、ツールを活用すべき理由について、徹底解説します。
パソコン作業の効率化ツールを選ぶポイント4つ
パソコン作業の効率化ツールを選ぶポイントとして、以下の4つがあげられます。
ポイント(1)問題を解決できるか
自分が抱えている問題を解決できるツールであるのか、確認しましょう。
問題や悩みに沿ったツールを選ばなければ、満足な効果は得られません。
また、パソコン作業に使わない機能は、ツールの無駄遣いとなります。
適切なツールを選ぶためにも、まずはパソコン作業における問題点を抑えましょう。
普段行っているパソコン作業の流れを、具体的に細かく抽出しておくことがおすすめです。
業務内容や工数などを書き出し、作業の問題点が明確になれば、効果的なツールを選べるのです。
ポイント(2)操作性
操作性の高い効率化ツールを選びましょう。
パソコン作業を効率化するツールにおいて、使いやすさは非常に重要です。
パソコン作業で使いにくいデザインや、システムの難しいツールを導入すると、操作に手間や時間がかかります。
自分が使いこなせないツールの導入は、逆に作業効率が低下するのです。
効率化ツールには、無料プランやトライアル期間があります。
気になるツールがあれば、1度お試しするのがおすすめです。
ポイント(3)料金
効率化ツールを選ぶ際は、料金プランを確認しましょう。
パソコン作業を効率化できるツールには、無料プランや使う機能に合わせた料金プランが、設定されていることが多いです。
ツールにはパソコン作業を効率化するための、様々な機能がありますが、場合によっては使わない機能もあります。
せっかくツールを導入しても、作業に必要のない機能があれば、コストの無駄遣いとなるのです。
使用頻度や利用する機能を確認し、目的に合った効率化ツールを導入しましょう。
ポイント(4)セキュリティー
効率化ツールを選ぶ際は、セキュリティーが万全か確認しましょう。
社外秘や取引先の企業データなど、会社の外に漏らしてはいけない情報もあります。
ツールを運営会社のセキュリティ対策にトラブルが生じると、自社のセキュリティーが危険にさらされる恐れがあるのです。
パソコン作業の効率化ツールを導入する場合、ツールを運営する会社とサーバーの安全性の確認は、必要不可欠です。
パソコン作業の効率化におすすめのツール5つ
パソコン作業の効率化にお勧めのツールは、以下の5つがあげられます。
Evernote
Evernoteは、日常業務に必要な情報を1か所にまとめられる効率化ツールです。
Evernoteの特徴として、以下の点があげられます。
・簡単に情報を見つけられる検索機能
・人気アプリとの連携
・記事やページを保存できるWebクリッパー
・豊富なタスク管理機能
・様々なシーンに対応できるテンプレートの作成
・書類のスキャンによるペーパレス化
タスクやスケジュール、テンプレートなどを1か所にまとめることで、必要な情報を迅速に見つけ出せます。
日々の業務に必要な情報を集約すれば、パソコン作業の生産性を高められるのです。
参考:Evernote
FireShot
FireShotは、Google Chromeの拡張機能で、スクリーンショットに特化した効率化ツールです。
FireShotの特徴として、以下があげられます。
・数クリックでスクリーンショットできる
・ページ全体を選択できる
・トリミング機能がある
・簡単にインストールできる
FireShotは、操作が容易なことやページ全体をスクリーンショットできる点が魅力です。
ページ全体を選択できれば、何枚もスクリーンショットを取る作業は必要ありません
FireShotは、パソコン作業の工数を削減し効率化できるのです。
Canva
Canvaは、世界中のユーザーが自由にデザインを作成し公開する、オンラインのデザイン公開ツールです。
Canvaの特徴として、以下の点があげられます。
・豊富なサイズのテンプレート
・印刷物のデザインができる
・誰でもデザインを作成できる
・日本語のフォントが充実している
・スマホで作業できる
Canvaは、SNSやホームページ、ポスター、チラシ、招待状など様々なサイズに対応したテンプレートが利用できます。
パソコン作業で、Canvaのテンプレートを活用すれば、プレゼン資料の作成ができます。
デザイン性の高い資料を作りたい人に、おすすめの効率化ツールです。
参考:Canva
Clibor
Cliborはシンプルで高機能な、クリップボード履歴ソフトです。
Cliborの特徴として、以下の点があげられます。
・クリップボードの履歴を管理できる
・よく使うワードを定型文として登録できる
・デザインの変更ができる
・テキストを柔軟に整形できる
・テキストを連続でコピーし貼り付けできる
・豊富なカスタマイズ性
パソコン業務において、コピーと貼り付けは頻繁にする作業です。
コピーと貼り付けの履歴が残れば、連続で作業を行えるようになります。
Cliborを活用すれば、パソコンの文字入力が飛躍的に効率化されるのです。
参考:Clibor
Google 日本語入力
Googleの日本語入力を活用すれば、パソコン作業が効率化します。
Googleの日本語入力の特徴として、以下の点があげられます。
・思い通りに日本語入力できる
・よく使うフレーズの自動補完機能
・辞書の定期的な自動更新により最新の語彙を利用できる
・簡単に利用できる
パソコンで文字を変換する際、「思い通りに変換できない」といった体験をしている人は多いです。
Googleの日本語入力を活用すれば、思い通りに文字を変換できるようになります。
文章作成に利用すれば、パソコンの作業効率が向上するのです。
パソコン作業を効率化するツールを活用すべき理由3つ
パソコン作業を効率化するツールを活用すべき理由は、以下の3つがあげられます。
生産性が向上する
ツールを活用すれば、作業の生産性が向上します。
作業の効率化により生まれたリソースで、仕事の量や重要度の高いタスクに割ける時間が、今まで以上に増加します。
ツールの活用で作業を効率化すれば、最小限の労力で最大限の成果を生み出すことが可能です。
さらに、効率化によって余力が生まれれば、今までなかなか着手できなかった新規商品の開発や、新規事業を始められます。
生産性が向上すれば、企業の利益増大や、新規ビジネスに挑戦するチャンスとなり得るのです。
モチベーションアップに繋がる
ツールの活用により、作業効率が向上すれば、仕事に対するモチベーションがアップします。
手間や時間のかかる作業は、ストレスを感じるものです。
ツールの導入で無駄な作業を省ければ、ストレスを軽減して働けるようになります。
また、作業の効率化により、本来の業務に集中できる環境が構築されるため、仕事のパフォーマンス向上に繋がるのです。
ツールによる作業の効率化は、仕事のモチベーションを向上してくれるので、必要不可欠なのです。
働き方改革を進められる
ツールの導入による作業の効率化は、働き方改革の推進に繋がります。
日本は、少子高齢化による人口減少などの問題を抱えており、人手不足となる可能性が高く、優秀な人材を取り合う状況となります。
限られた労働力で最大限の成果を上げるには、仕事の作業を効率化し、労働環境を整える必要があるのです。
無駄な作業や、面倒な業務の効率化は、人材確保や社員の会社への定着率向上に繋がります。
ツールの活用により作業を効率化すれば、社員が働きやすい環境を構築できるのです。
ツールを駆使してパソコン作業を効率化しよう!
パソコン作業を効率化するため、日々様々なツールが開発されています。
あらゆる企業や個人が、生産性向上を目指す中、ツールの活用は必須と言えるのです。
TimeRexは、日程調整を効率化するツールを提供しています。
TimeRexを活用すれば、日程調整を効率化し、本来の業務に費やせる時間を生み出せます。
ぜひこの機会に、TimeRexの導入を検討してみてはいかがでしょうか。