「仕事を効率化したいけど上手くいかない」
あらゆる企業や個人が生産性を向上させるためには、仕事の効率化をする必要があります。
一方、効率化しようとしても上手くいかず、かえって仕事が増えてしまい困る人も多いです。
本記事では、そのような問題を解決するため、効率化で仕事が増えてしまう原因や、効率化が上手く進まない場合の対策について解説します。
そもそも仕事における効率化とは？
効率化とは、作業における無駄な工数を削減し、仕事のスピードを向上させることを言います。
仕事を効率化すべき理由として、主に以下の3つがあげられます。
・コスト削減
・生産性の向上
・社員のモチベーションアップ
「光熱費」や「人件費」などのランニングコストは、事業を展開する上で、避けて通れない費用です。
仕事の効率化により、ビジネス運営や事業拡大のために必要な経費を抑えれば、利益増大に繋がるのです。
また、仕事の効率化により生産性が向上すれば、最小限の事業投資で最大限の成果を生み出せます
生産効率が上がることで、割けるリソースが生まれるので、顧客に提供できる商品やサービスの数が今まで以上に多くなり、企業の利益増大に繋がるのです。
会社の利益が増大すれば、社員のモチベーションが向上します。
自分のスキルやこなした仕事が、会社の利確の拡大に貢献していることを実感しやすくなるのです。
無駄な作業を省ければ、本来の業務に割ける時間が増えるので、社員のパフォーマンス向上も期待できます。
上記の理由から、仕事の効率化は、社員や会社全体の生産性を向上させる秘訣と言えるのです。
仕事を効率化する正しい手順
仕事の効率化を行う場合は、以下の手順で進めましょう。
（1）仕事の現状や目的を把握する
仕事の効率化を図るためには、現状と目的の把握が必要です。
仕事の過程やゴールを理解しておけば、場当たり的な仕事がなくなり、余計な作業や手間に時間を取られません。
また、仕事の現状や目的を明確にすれば、適切な効率化の施策を設計できます。
仕事の生産効率を最大化するためにも、まずは現状と目的の把握を行いましょう。
（2）仕事のやり方を見直す
効率化を図る上で、仕事のやり方を見直す必要があります。
仕事の流れを入念に見直せば、どの作業が負担で、無駄なのかを見つけ出すことが可能です。
業務の工程を1つ1つ明確にすれば、より仕事の効率が向上する方法や不必要な作業に気づけるのです。
担当者や作業時間、必要なものなど、1度書き出してみるのがおすすめです。
（3）施策の効果を分析する
仕事を効率化する施策に効果があったのか、検証する必要があります。
どれだけ戦略を入念に練ったとしても、必ずしも全ての効果が発揮するとは限らないからです。
「施策を実施して終わり」となると、効率化の方法が合わなかったり、機能していない場合に気づけません。
かえって業務の質が低下するといった事態を防ぐためにも、仕事の効率化に関する検証は、必要不可欠なのです。
施策の精度やパフォーマンスの向上のためにも、効率化のフィードバックは必ず行いましょう。
効率化で仕事が増える原因3つ
効率化で仕事が増える原因は、以下の3つがあげられます。
（1）効率化のノウハウが共有されていない
社員に効率化のノウハウが共有されていないと、逆に仕事の効率が下がります。
用意した効率化の段取りを、社員がよくわかっていない状況で実施すると、作業の工数が増えたり、業務にミスが起こります。
かえって仕事が増えないためにも、事前に効率化の目的や戦略について詳しく説明しておく必要があるのです。
また、実際に業務を行っている社員にしかわからない問題もあります。
社員と意見を交換する場をセッティングすれば、より効果的な施策を設計できるでしょう。
（2）効率化のために導入したツールが使いこなせていない
効率化により導入したツールが使いこなせなければ、仕事が増える原因となります。
せっかく効率化ツールを導入しても、仕事と関係のない機能があれば、コストの無駄遣いとなります。
また、社員が使いにくいデザインやシステムであれば、ツールの操作に時間を割かれ、逆に効率が下がるのです。
会社の都合だけでなく、現場の社員に意見を聞くことが大切です。
困っていることや、あれば助かる機能などをしっかりヒアリングすることで、業務に最適なツールを選べます。
（3）仕事が早い人に仕事が集中してしまう
仕事が早い人に仕事が集中すれば、効率化は上手く進みません。
仕事の効率がよくても、マルチタスクには限界があります。
業務を処理しきれず、クオリティが下がったり期限に間に合わない可能性があるのです。
仕事を効率化するには、特定の社員に頼らず、業務を分担しましょう。
また、仕事の流れをマニュアル化すれば、社内にノウハウが蓄積されます。
社員が退職しても仕事のノウハウが残っていれば、スムーズな引き継ぎが可能です。
担当者以外の社員が代行しても、業務の質を維持できるでしょう。
仕事の効率化が上手く進まない時の対策3つ
仕事の効率化が上手く進まない時の対策として、以下の3つがあげられます。
（1）ノウハウの共有を徹底する
仕事の効率化が上手く行かない場合は、ノウハウの共有を徹底しましょう。
ノウハウを共有すべき理由は、主に以下があげられます。
・仕事の質が向上する
・ミスの防止につながる
・スムーズな引継ぎができる
・効率的に新人研修ができる
・効率化を最大化できる
ノウハウを共有すれば、個人のスキルが高まり、パフォーマンスが向上します。
効率化を実施する際は、ミスが起こりやすい場面を伝え、それを防ぐための対策を共有しましょう。
社員が仕事の質を向上させれば、会社全体の生産性が向上するのです。
また、ノウハウを会社内で共有すれば、担当者の変更があってもスムーズに引き継いだり、新入研修の時短が可能です。
最適な仕事の対応を理解すれば、社員の入れ替わりや不測の事態が起こっても、安心して対応できるのです。
仕事の効率化を行うためにも、ノウハウの共有は徹底すべきでしょう。
（2）管理職が適切に仕事を割り振る
管理職が社員へ適切に仕事を割り振れば、仕事の効率化が上手く進みます。
能力が同じような社員でも、仕事のやり方によって、早さに差が出る可能性があります。
仕事の早い社員は、業務量を多くし、仕事の遅い社員は、業務量を少なくしましょう。
仕事が早いからといって業務量を多くすれば、処理しきれなくなる恐れがあるので、注意が必要です。
また、仕事の早さには社員のポテンシャルや業務の得意不得意が関係している可能性があります。
適材適所を考慮した割り振りで、仕事を効率化しましょう。
（3）業務の区分を明確化する
仕事の効率化が上手く進まない場合は、担当業務の区分を明確にしましょう。
仕事の区分を明確にすれば、担当部署内で業務を完結させられます。
業務を分業することで、仕事の専門性向上やマルチタスクの回避に繋がるのです。
ただ、仕事の集中により、業務が属人化する恐れがあります。
仕事が属人化しない対策として、業務のマニュアルやフローチャートの作成を行いましょう。
業務のマニュアルがあれば、属人化の防止に繋がるので、仕事を効率化できるのです。
仕事の効率化で会社の生産性を高めよう！
効率化による仕事の増加を防ぐためにも、まずはその原因を知る必要があります。
仕事が増える原因を理解すれば、適切な対策を練れるのです。
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