「手間と時間のかかる事務作業を効率化したい！」
書類の作成や処理、ファイリング、データ入力などは単純作業で手間と時間がかかります。
自分のコア業務に集中できるリソースを生み出すためにも、事務作業の効率化は解決すべき課題です。
本記事では、事務作業を効率化すべき理由や効率化の手順、アイデアについて徹底解説します。
事務作業を効率化すべき理由
事務作業を効率化すべき理由として、主に以下の2つがあげられます。
ミスが減る
事務作業を効率化することで、業務におけるミスの減少が期待できます。
手間や時間のかかる作業は、社員にとってストレスに感じるものです。
ストレスのかかる事務作業を進めていると、すぐに集中力が切れて単純ミスが多くなります。
また、人の手で行う作業には限界があり、どれだけ気を付けていてもミスを完全に防止することはできません。
ミスが起こると社員にストレスがかかり、仕事に対するモチベーションも低下する可能性があります。
業務の品質を高めるためにも、効率化するアイデアの実践やツールなどのICT技術を活用して、事務作業を改善することが大切です。
事務作業の効率化でミスを減らせれば、社員のモチベーションアップや生産効率の向上が期待できるのです。
業務の長時間化を防げる
事務作業を効率化すべき理由として、業務の長時間化を防ぐことがあげられます。
現在日本では、少子高齢化による労働人口の減少が問題視されています。
労働人口が減少する中、少ない人数で今までと同等の業務品質を維持しようとすれば、社員へ負担がかかるのです。
事務作業などを効率化して働きやすい環境を構築しなければ、会社に対して不満が生まれ社員の定着率が低下する可能性があります。
社員にかかるストレスが少ない環境づくりやワークライフバランスの実現は、避けては通れぬ課題です。
優秀な人材ほど、労働環境が整っている企業に流れていくことも考えられます。
企業で活躍できる人材を確保するためにも、ワークライフバランスの実現を目指し、事務作業を効率化すべきなのです。
事務作業を効率化する手順
事務作業を効率化する手順は、以下の通りです。
- 手順1：業務の内容を把握する
- 手順2：課題点を見つける
- 手順3：改善策を立てる
- 手順4：改善策を実行し振り返る
まずは、事務作業の内容や目的を把握しましょう。
事務作業の全体像やゴールを理解しなければ、適切な改善策を練ることはできません。
事務作業のプロセスや業務にかかる時間、必要なものを細かくリストアップすれば、おのずと課題点が見つかります。
課題を解決する改善策は、実際に現場で働く社員との話し合いが重要です。
ツールを導入する場合などは、使いやすいかやあったら便利な機能などをしっかりヒアリングしましょう。
「改善策を実行して終わり」ではなく、本当に効果があったのか検証してください。
どれだけ入念に練った改善策でも、事務作業に効果が見られない可能性もあります。
改善策のフィードバックを欠かさず、より効率的に事務作業を進められる方法を考えましょう。
事務作業を効率化するアイデア
事務作業を効率化するアイデアとして、主に以下の5つがあげられます。
アイデア（1）時間を区切る
事務作業を効率化するアイデアとして、業務の時間を区切る手法があげられます。
適切な時間管理を行うことで、集中力を切らさず効率よく事務作業を進められます。
下記の手順で、事務作業の時間を区切りましょう。
- タスクをリスト化する
- タスクをこなす時間を決める
- 休憩する際のルールをつくる
- やらないことをリスト化する
それぞれのタスクに時間制限を設けて、時間内に作業が終わるように心がけましょう。
また、休憩する際には、仕事に関わることは一切しないなどのルールを決めておくと、効果的な切り替えが可能です。
SNSを見ることや、他の業務などやらないことをリスト化するのもおすすめです。
アイデア（2）業務の割り振りを見直す
業務の担当を変えることで、チームの生産性が高まる可能性があります。
社員と担当業務の相性が悪い場合、チーム全体の業務スピードは低下します。
担当者を変更することで社員のパフォーマンスが向上し、チームの業務効率が向上するケースもあるのです。
アイデア（3）業務のやり方を見直す
業務の進め方やルールの見直しは、事務作業の効率化に繫がります。
業務におけるムダな点を洗い出せば、より効率的で生産性のある施策を練ることが可能です。
業務を改善するためにも、まずは仕事における現状の問題点を把握することが大切なのです。
アイデア（4）ガントチャートを作成する
ガントチャートとは、タスク・プロジェクトを管理できる表のことを指します。
業務計画や段取りを視覚的にまとめることで、仕事の全体像をつかみやすくなります。
ガントチャートを活用すれば、事務作業を効率よく進められるのです。
アイデア（5）RPAを導入する
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、手作業で進める単純作業をロボットで自動化できるツールです
手間と時間のかかる業務をツールで自動化すれば、社員の労働時間短縮や人件費などのコストを削減できます。
また、RPAの導入で事務作業を改善すれば、手動で行う場合と比べてミスが少なくなりより多くの業務をこなせるという魅力があります。
アイデア（6）業務をアウトソーシングする
アウトソーシングを利用すれば、人数と時間をかける必要のある事務作業を省けます。
特に労働力が不足している企業にとって、重要度の低い業務に人数をかけるのは避けたいものです。
アウトソーシング化により人数や時間がかかる事務作業、企業が取り組むべき業務へ注力できるリソースが生まれるのです。
事務作業を効率化して生産性を高めよう！
事務作業を効率化すれば、手間と時間のかかる業務を削減し生産性向上や利益増大、ワークライフバランスの実現などに繋がります。
事務作業の効率化で、社員のモチベーションアップやコア業務へのパフォーマンス向上が期待できるのです。
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