「日常業務を効率化したい！」
働き方改革が推進される中、企業に勤める個人は業務を効率化し、生産性を高める必要があります。
一方、日常業務を効率化したいと考えても、何から着手すればいいのかわからないという人も多いです。
本記事では、個人が業務効率化を図るべき理由や業務効率化のアイデア、ツールについて解説します。
個人が業務を効率化すべき理由
個人が業務を効率化すべき理由として、以下の3つがあげられます。
（1）高い評価を受けやすくなる
企業に所属する個人が業務を効率化すれば、上司や会社から高い評価を受けやすくなります。
業務効率が良い人の特徴の1つは、時間のかかる作業の問題点を見つけ、自分なりのやり方で仕事をすることです。
与えられた仕事をマニュアル通りにこなすだけでなく、日常業務における問題点を自分で洗い出して工夫できるのです。
日常業務を短期間で終わらせることができれば、任される仕事も増加します。
また、個人が業務の無駄を見つけ仕事の効率化を図れば、現状の把握や問題を解決する力があると判断されるのです。
高い評価を受けることで、現状の役職からの昇進や昇格などに繋がります。
給料アップやさらなる成長を目指すためにも、個人は業務を効率化すべきなのです。
（2）プライベートの時間を作れる
個人が業務を効率化すれば、プライベートな時間が増えます。
日常業務を効率化し短時間で仕事を終わらせれば、残業をする必要はありません。
業務の無駄を省いて効率化した分、個人が自由に使える時間が増えます。
業務効率化により生まれたリソースで、家族と過ごしたり趣味に没頭する時間を確保できるのです。
働き方改革の推進により、社員のワークライフバランスの実現が重要視される中、個人の業務効率化は、企業や社会にとっても必要なのです。
（3）重要な業務に集中できる
日常業務を効率化することで、個人が抱える重要な仕事に集中できます。
重要度や緊急度の低い業務を行う際、作業に手間と時間がかかる可能性があります
無駄な作業に時間や労力を割けば、重要度の高い業務に注力できないのです。
日程調整の個別対応やデータを見つけるなどの日常業務を効率化すれば、時間に余裕が生まれます。
生まれたリソースで、より重要度の高い業務に集中して取り組むことで、仕事の生産性が高まるのです。
個人でできる業務効率化のアイデア8選
個人でできる業務効率化のアイデアとして、以下の8つがあげられます。
1日の業務をリスト化する
1日の業務をリスト化することで、個人における仕事を効率よく進められます。
仕事の全体像を把握し計画的に遂行するためにも、業務のリスト化は効果的です。
現在抱えている仕事をリスト化すれば、個人で客観的に業務を把握できます。
複数のタスクがあったとしても、焦らず効率的に取り組めるため、個人の業務が効率化するのです。
業務の優先順位をつける
業務の優先順位をつけることで、個人の仕事が効率化されます。
目の前にある業務を淡々とこなすのではなく、優先順位を明確にすることで場当たり的な仕事をなくし、余計な作業に時間を取られないのです。
一般的な優先順位のつけ方は、以下の通りです。
- 緊急度が高い・重要度が高い
- 緊急度が低い・重要度が高い
- 緊急度が高い・重要度が低い
- 緊急度が低い・重要度が低い
優先順位を決めておけば、複数の仕事を抱えていたとしても、効率よく業務を遂行できるでしょう。
業務ごとに期限を設定する
時間を区切って仕事を行えば、効率的に個人の業務を遂行できます。
自分の抱える業務をリスト化し優先順位を決定した後は、各業務にかける時間を設定しましょう。
業務ごとに期限を設定すれば、タスクの進捗状況を確認しやすくなります。
業務の時間は、納期より早めに設定することで作業の修正やトラブルが発生した場合でも、落ち着いて対応できるのでおすすめです。
適度な休憩をとる
適度な休憩をとることで、個人の業務効率が高まります。
長時間働き続けると、脳が疲労し集中力を保てなくなります。
集中力が続かなくなると、作業スピードが低下したりミスが多発して修正などに余計な手間時間が取られる可能性があるのです。
業務効率を高めるためにも、以下の点を意識しましょう。
- 休憩する時間を決める
- 休憩時間は仕事に一切かかわらない
- 集中力や思考力が必要な作業は午前中に行う
- 単純作業は午後に行う
個人で休憩する際のルールを決めておけば、業務のスピードを下げることなく、効率的に仕事を進められるのです。
デスク周り・PCのデータを整理する
デスク周りやPCのデータを整理すれば、個人の業務が効率化します。
自分の働く場所が散らかっていると、資料を紛失したりデータを探すのに時間がかかるなどの問題が発生します。
日常業務において必要な資料やデータを探す作業は、非常に無駄な時間なのです。
個人でデスク周りやデータを整理することで、無駄な作業の時間や手間を省き、業務を効率化できるのです。
メールなどを返信する時間はあらかじめ決めておく
メールなどを返信する時間をあらかじめ決めておくことで、個人の業務が効率化します。
自分の業務をこなしている最中に、メールの返信作業を行えば仕事がストップしてしまいます。
仕事を効率的に行うためにも、メールが届くたびに返信することは避けるべきです。
メールは出勤してから1時間以内に返信するなど、あらかじめルールを決めれば個人の業務効率が高まります。
テンプレート・署名・辞書登録を活用
テンプレートや署名、辞書登録を行うことで、個人の業務が効率化されます。
ビジネスにおいて、メールや資料などの文章を作成する機会は頻繁にあります。
よく使う文章や単語をテンプレートもしくは辞書に登録することで、個人の業務は飛躍的に向上するのです。
報連相の徹底
企業に所属する個人が報連相を徹底すれば、業務が効率化します。
報連相の目的は、会社の組織やチームで情報共有を行い生産性を高めることです。
報連相が上手く行われなければ、情報の伝達漏れやミスに繋がります。
業務を効率化するためにも、個人の報連相は徹底すべきなのです。
個人で使える業務効率化ツール
個人で使える業務効率化ツールとして、主に以下のサービスがあげられます。
- ナレッジ共有・蓄積
- コミュニケーション
- タスク・プロジェクト管理
- Web会議
- ファイル共有サービス
- 名刺管理
- 会計ソフト
- 労務管理
業務効率化ツールを駆使すれば、個人の業務におけるパフォーマンスが向上します。
個人のパフォーマンスが向上することで、会社全体の生産性が高まるのです。
業務における問題点を洗い出し、課題を解決できるツールを選定しましょう。
個人の業務を効率化して会社の生産性を高めよう！
個人が業務を効率化することで、会社から高い評価を受けるだけでなく、ワークライフバランスの実現や自分の成長にも繋がります。
企業が生産性を高めるためにも、個人の業務効率化は必要不可欠なのです。
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