ビジネス向けの日程調整ツール7選！メリットや選び方も紹介

「日程調整ツールを使ってスケジュール調整を効率化したい！」

社内会議や取引先との商談などのビジネスシーンにおいて、日程調整する機会は多いです。

一方、数多くある日程調整ツールの中から、どのツールを選べばいいのか分からないという方もいます。

本記事では、日程調整ツールのメリットや、ビジネス向けのツール、その選び方について、徹底解説します。

そもそもビジネスにおける日程調整ツールとは？

日程調整ツールとは、ビジネスシーンでみられるスケジュール調整を、効率化するツールのことを指します。

ビジネスでは、日程調整に限らず手間や時間のかかる作業を、効率化することは非常に重要です。

手動で行う日程調整は、コミュニケーションが二度手間になる個別対応などにより、非常に労力がかかります。

例えば、社内会議などの日程調整を手作業でする場合の手順は、一般的に以下の通りです。

メンバーに複数の候補日を提示する
メンバーからの返信を待つ
各メンバーの返信の中から、全員が参加できる日程を見つける
都合のいい日がなければ再度、候補を提示する
日程が決まれば、その旨を全メンバーに伝える
会議室を予約する
リマインドメールを送信する

ビジネスにおいて日程調整する機会は非常に多く、社内会議だけでなく取引先や顧客との打ち合わせも含まれます。

社外の人が関係する打ち合わせでは、先方に迷惑がかからないよう、迅速に日程調整を完了する必要があります。

そのため、日程調整の作業に時間を割かれ、本来の業務に注力できない可能性があるのです。

ツールを活用すれば、日程調整に必要な作業を自動化し、効率的に業務を遂行できます。

個人のパフォーマンスを向上させ、会社の生産性を高めるためにも、日程調整ツールの活用は必要不可欠なのです。

ビジネスで日程調整ツールを導入すべき理由3つ

ビジネスで日程調整ツールを導入すべき理由として、以下の3つがあげられます。

（1）作業を時短できる

日程調整にツールを活用する最大のメリットは、作業の時間短縮です。

ビジネスにおいて、日程調整の業務に、大幅な時間を割かれる事態は避けるべきです。

社員が自分の仕事に集中するためにも、可能な限り日程調整に必要な作業の工数や、時間を削減しなければなりません。

ツールを活用すれば、スケジュール調整に必要な作業を省くことが可能です。

例えば、ツールを利用する場合、以下の手順で日程調整が完了します。

ツールが候補日を自動抽出する
日程調整用のURLをメンバーに送信する
メンバーにとって都合のいい日程候補が決定する
カレンダーへの予定追加や会議室の予約、リマインドが自動で配信される

ツールには、日程候補の自動抽出やカレンダーツールなどの外部サービスとの連携など、便利な機能が豊富に備わっています。

日程調整でツールを駆使すれば、短時間で楽にスケジュール調整できるのです。

（2）個人・会社全体の生産性向上

ビジネスにおいて日程調整ツールの活用は、会社の生産性向上が期待できます。

手動で日程調整すると時間がかかり、重要度や緊急度の高い予定は早急にスケジュール調整を完了する必要があります。

ツールを活用すれば、日程調整を時短できるので、本来の業務に集中できるリソースが生まれます。

自分の仕事に注力できる時間が生まれることで、社員のパフォーマンスが向上するのです。

また、日程調整に費やしていた時間で、事業を拡大する戦略を練ったり、新しいビジネスに挑戦するチャンスもつかめます。

ツールの活用で、個人だけでなく会社全体の生産性を高められるのです。

（3）社員のモチベーションがアップする。

ツールで日程調整を効率化すれば、社員のモチベーションアップに繋がります。

上記でも述べたように、手作業で行う日程調整は、労力のかかる作業が多いです。

社員にとって手間と時間のかかる作業はストレスに感じ、モチベーションが低下するのです。

ツールの導入で日程調整の無駄な作業を削減できれば、社員の負担を軽減することが可能です。

日程調整をツールで自動化し、本来の業務に集中することで、社員のモチベーションがアップします。

社員が快適に働けるように負担を軽減できれば、会社への満足度や仕事に対する意識が高まるのです。

ビジネスシーンで役立つ日程調整ツールの選び方

ビジネスシーンで役立つ日程調整ツールの選び方として、以下の5つがあげられます。

連携カレンダー

ビジネスで活用できる日程調整ツールを選ぶ際は、連携できるカレンダーを確認しましょう。

ツールによって変わりますが、連携できるカレンダーは以下などがあげられます。

Google
Microsoft Outlook
Apple
Yahoo!

自分が普段使っているカレンダーと連携できなければ、ツールを導入しても十分な効果が得られません。

自動的な予定の読み込みや、日程決定後の追加などの機能を活用すれば、日程調整が効率化されます。

機能

ツールを選ぶ際は、日程調整に役立つ機能について確認しましょう。

日程調整ツールの機能として、以下があげられます。

日程候補の自動抽出
状況に合わせた日程調整方式
Web会議ツールとの連携
外部サービスとの連携
リマインドメールの自動配信
会社の会議室などの登録
URLからできるスケジュールの入力

自社のビジネスに合った機能が利用できる日程調整ツールを選べば、業務効率が飛躍的に向上するのです。

料金

日程調整ツールによって、業務内容に合わせた料金プランが設定されています。

ツールには、効率化のための便利な機能が複数備わっていますが、場合によっては使わないこともあります。

せっかくツールを導入しても、使わなかったり、効果を発揮できない機能があれば、コストの無駄遣いです。

ビジネスでの使用頻度や活用できる機能を確認し、用途にあった料金プランで、日程調整ツールを導入しましょう。

操作性

様々な日程調整ツールがありますが、その中でも自社の社員が使いこなせるサービスを導入しましょう。

ツールを導入しても社員が使いにくいデザインであれば、会社に浸透しにくく、ビジネスにおいて逆効果となります。

操作性が低い場合、かえって日程調整の作業に時間がかかり、社員へストレスを与える可能性があるのです。

社員の満足度を上げるためにも、操作性に優れた日程調整ツールを導入しましょう。

相手から見たデザイン性

ビジネスで日程調整ツールを導入する場合、相手からみたデザイン性も考慮しましょう。

ビジネスシーンで日程調整する機会は多く、その相手は顧客や重要な取引先です。

相手にとって操作が難しいツールでスケジュール調整した場合、先方の貴重な時間を割くことになります。

先方に迷惑をかけないためにも、相手が使いやすいデザイン性を持つ、日程調整ツールを導入しなければならないのです。